信息化背景下高?；n案的有效管理及探索

沈素華 丁翔

關(guān)鍵詞：高校 ?基建檔案 ?信息化管理 ?探索

一、 ?引言

某職業(yè)技術(shù)學(xué)院是全國首批、安徽首所國家示范性高等職業(yè)院校和國家高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估優(yōu)秀院校，2019年入選中國特色高水平高職學(xué)校建設(shè)單位，由于學(xué)院的快速發(fā)展，給基建檔案管理提出了更高的要求。

?表1（單位：萬元）

從表1可以看到，學(xué)院基建項目數(shù)量和基建項目投資金額呈逐年增加態(tài)勢，而且隨著高校信息化建設(shè)步伐的加快，基建檔案管理水平的提高和管理方法的改革創(chuàng)新勢在必行。

二、目前所面臨的主要問題

（1）學(xué)院的快速發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的低效率形成矛盾?；üぷ鲿r間緊、任務(wù)繁重，事務(wù)、流程既具體又繁雜、環(huán)環(huán)相扣。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理費力、費時、滯后。

學(xué)院基建工程管理中各工作內(nèi)容的流程，涵蓋前期工作、建設(shè)實施、竣工驗收3個階段，共計立項審批、勘察設(shè)計、項目報建、工程招標、合同管理、質(zhì)量控制、安全管理、工期控制、變更控制、資金管理、竣工驗收、決算審計、資產(chǎn)交付13項資料歸檔是學(xué)院當前迫切需要解決的問題。某職業(yè)技術(shù)學(xué)院項目管理流程圖如表2：

表2

基建檔案資料主要在項目管理過程中產(chǎn)生，在上述的項目管理流程中，每個工作環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生基建檔案資料，項目建設(shè)期少至幾個月，長至幾年，這期間海量的紙質(zhì)信息，需要人員及時去收集、整理和歸檔，加上這期間如果有檔案人員的崗位流動，很容易造成責(zé)任不清和紙質(zhì)資料的不齊全甚至遺失。

（2）由于受到人員編制等條件限制，基建檔案管理人員是兼職的，再加上基建工作人員隊伍流動性大，收集、整理和歸檔稍不及時，就會造成紙質(zhì)資料的不完整、不規(guī)范，甚至遺失。

（3）與新時代的發(fā)展要求不適應(yīng)。中國特色社會主義進入了新時代，傳統(tǒng)的、陳舊的觀念與新時代的要求、學(xué)院的快速發(fā)展的要求越來越不相適應(yīng)?；窘ㄔO(shè)工作，從業(yè)務(wù)事項的性質(zhì)和涉及金額來看屬于“三重一大”業(yè)務(wù)事項，屬于重點監(jiān)控對象，對基本建設(shè)工作的各種檢查接連不斷，紙質(zhì)基建檔案管理效率低、工作量大，無法快速整合業(yè)務(wù)信息并共享。

三、針對以上的問題，對應(yīng)的措施如下

（一）完善學(xué)院基建檔案管理制度

依據(jù)國家法律、法規(guī)及學(xué)院基建工程實際，建立有效的基建檔案管理機制，約束學(xué)院基建工作人員和施工方的行為，保障基建檔案管理工作的有效落實，確定各參建單位履行基建檔案移交的責(zé)任。

（二）學(xué)院加大基建檔案信息化的資金投入

（1）在硬件上增加了打印機、掃描儀、復(fù)印件等設(shè)備，達到人手一臺計算機的配置。

（2）增加軟件投入18萬元。基建信息化管理要求對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。學(xué)院2019年通過某市公共資源交易中心公開招標采購了基建信息化軟件，對基建項目管理的全過程包括項目立項、前期管理、設(shè)計管理、招標管理、合同管理、施工管理、變更簽證管理、付款申請等，基建信息化平臺是以項目管理流程為主干，日常辦公電子化為輔，創(chuàng)建信息化平臺總體框架，便于工程項目全過程監(jiān)管，它具備工程管理全過程每個階段的操作界面，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過工程項目各參建單位共同參與，實現(xiàn)所有業(yè)務(wù)信息共享，利用計算機軟件對電子圖象進行分類存儲、上傳，基建檔案信息自動檢索、自動推送、數(shù)據(jù)統(tǒng)計。為基建檔案的收集、保管、利用提供了操作上的方便。

（三）加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，掌握設(shè)備操作維護技能，學(xué)院內(nèi)培訓(xùn)與學(xué)院外培訓(xùn)相結(jié)合，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，全過程跟蹤管理

開發(fā)了基建信息化管理軟件后，建立起與歸檔單位（設(shè)計、施工、監(jiān)理單位等）之間的信息化溝通，在基建信息化軟件上對施工和監(jiān)理檔案管理人員開放端口（給予他們適當?shù)臋?quán)限），實現(xiàn)對建設(shè)項目立項、規(guī)劃設(shè)計、報建、預(yù)算、招標、施工管理、竣工交付以及竣工結(jié)算等全方面的信息化管理，并能夠?qū)ㄔO(shè)項目所有過程進行統(tǒng)計分析，記錄已完成建設(shè)項目的所有信息數(shù)據(jù)為往后類似建設(shè)項目的決策提供依據(jù)，并將此工作納入常規(guī)檢查中，對基建項目檔案進行全過程跟蹤，進而使得項目檔案管理程序化、科學(xué)化和規(guī)范化。

四、結(jié)束語

某職業(yè)技術(shù)學(xué)院在實踐中不斷探索，以基建項目的建設(shè)流程為主線，合同、付款為核心，銳意改革，明確提出應(yīng)對措施，基建檔案管理信息化進一步強化基建工程規(guī)范管理，提升工程管理隊伍治理能力和水平，是學(xué)院長遠發(fā)展和快速發(fā)展的必要保證，對于提升學(xué)院整體辦學(xué)水平和綜合實力意義重大。

參考文獻

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