試析中學聲像檔案的保管和利用

盧旭

【摘要】檔案是學校教育教學活動、發(fā)展歷史、學?；靖艣r等信息的真實記錄，聲像檔案是中學檔案的重要組成部分，能夠更加生動、形象、直接、精確地再現(xiàn)學校教學、科研及各方面工作的成果。但由于聲像檔案本身的特殊性，導致其在管理過程中存在一系列問題，因此加強對聲像檔案的有效保管與利用迫在眉睫。本文分析了聲像檔案的特點和在中學檔案中的價值以及在管理中存在的問題，并根據(jù)問題針對性地提出了中學聲像檔案保管的有效方法，和有效利用的多種途徑，以期促進聲像檔案管理水平有效提升。

【關鍵詞】中學檔案;聲像檔案;保管利用

中學聲像檔案是中學重要的文化資源之一，能夠完整記錄學校的歷史活動，生動、形象、直接地再現(xiàn)學校的歷史面貌，完整地反映中學的發(fā)展成果，是人類社會寶貴的文化財富，具有很高的利用價值。隨著科學技術的發(fā)展，辦公越來越現(xiàn)代化，中學的聲像檔案也越來越多，但是當前的中學聲像檔案管理并不完善，所以對聲像檔案進行正確的保管和利用是當前檔案管理人員的重點工作。筆者結合多年的工作實踐經(jīng)驗，從以下幾個方面出發(fā)，探究如何實現(xiàn)中學聲像檔案的有效保管和利用。

一、聲像檔案在中學檔案中的價值和特點

聲像檔案以聲音、圖像和視頻為主要呈現(xiàn)方式，加上一定的文字說明，主要是以照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體。聲像檔案在中學檔案中具有極高的價值。聲像檔案真實記錄了事物的原貌或者事件的發(fā)生過程，是對文字檔案的補充，讓人能夠從聲像檔案中有更加全面的了解，這是聲像檔案所具有的基本價值，即歷史憑證價值。另一方面，聲像檔案能夠充分展示學校的發(fā)展歷程和發(fā)展軌跡，能夠讓師生從聲音和影像中了解學校發(fā)展和變遷，從直觀感受中產(chǎn)生對學校的情感，感受校園的蓬勃生機和獨特魅力，體現(xiàn)了聲像檔案的宣傳教育作用。聲像檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，具有以下幾個特點：

（一）客觀真實。聲像檔案是學校在辦學和發(fā)展建設過程中形成的原始記錄檔案，相較于主觀性強的紙質(zhì)檔案來說更加客觀和真實。

（二）材質(zhì)特殊。聲像檔案因其特殊的材質(zhì)，對存儲環(huán)境的要求很高，保管條件比紙質(zhì)檔案要求也更加嚴格，稍有不慎就會導致聲像制作材料受到破壞，照片褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損，導致畫面、音響失效、失真，從而失去其利用價值。

（三）視聽結合，聲像并茂。有些學校的事件和活動，單單通過文字表述很難表達清楚，但通過照片、錄音、錄像等就可以很清楚地將整個活動或者事件交代清楚。聲像檔案以畫面的可視形象，生動地展現(xiàn)在人們面前，而且配有音樂、語言，形象逼真，給人以活靈活現(xiàn)的感覺。

（四）時間和空間感強烈。聲像檔案依賴于先進的科學技術和快速的傳播手段，可以將經(jīng)典瞬間完整地記錄，并以生動直觀的方式進行完美的呈現(xiàn)，給人們帶來強烈的視覺沖擊感和時空穿梭感。

二、當前中學聲像檔案管理存在的問題

當前的中學聲像檔案管理存在以下幾個方面的問題：

（一）中學檔案管理人員聲像檔案意識薄弱。檔案管理人員的收集意識不強，對聲像檔案不夠重視。有些檔案管理人員并不清楚究竟什么是聲像檔案，將學校各種活動中形成的照片、影音帶視為資料而并沒有當作聲像檔案進行收集和歸檔。此外中學的檔案主管部門管理意識不強，并沒有將散落的聲像檔案進行收集、整理和歸檔，使得部分聲像檔案長期由部門或者個人保存，影響了聲像檔案的時效性。

（二）缺乏健全的聲像檔案管理制度。聲像檔案管理制度主要包括保管制度和培訓制度。首先，聲像檔案保管制度的缺失。中學當前的聲像檔案由部門各自保管或個人保管，從而導致檔案室收集難度大，容易造成聲像檔案的流失和破壞，影響其完整性和充分利用。其次，沒有統(tǒng)一規(guī)范的聲像檔案培訓制度。當前的檔案管理人員并沒有受到統(tǒng)一的培訓，所以并不具備較強的聲像檔案意識和技術水平，導致聲像檔案的錄制、保管和收集都出現(xiàn)了不同程度的問題。

（三）聲像檔案的安全性存在隱患。紙質(zhì)檔案通?？梢院芎玫貐^(qū)分原稿和復印稿，但是聲像檔案中的原版錄音帶、錄像帶和翻版錄音帶、翻版錄像帶和底片很難做區(qū)分。此外聲像檔案載體上的信息很容易被復制或者轉(zhuǎn)移到其他載體上，因此這種情況下聲像檔案的安全性存在著很大的隱患，容易被復制偽造或者篡改檔案中的數(shù)據(jù)。

（四）中學的聲像檔案保管條件差。聲像檔案的特殊性使得它的保管條件比紙質(zhì)檔案更加嚴格，但是目前階段中學對聲像檔案設備和管理投入的資金不足，并沒有設立專門的聲像檔案室或者聲像檔案專柜，只能將聲像檔案和其他普通檔案混存，放在一般的鐵皮柜子中，導致聲像檔案中的照片變黃褪色，錄音帶、錄像帶受損，使得聲像檔案的保管和有效利用受到影響。

三、中學聲像檔案保管的有效方法

聲像檔案都由磁性材料和感光材料構成，相較于紙質(zhì)檔案具有一定的特殊性，所以在對中學聲像檔案保管時要注意以下幾點：

（一）聲像檔案的保管要做到防磁避光。不能將聲像檔案的磁帶存放在靠近有磁場、有磁性的物體旁，以防止某些聲像檔案消磁，保存磁帶的外裝具，可采用金屬檔案柜或防磁檔案柜;聲像檔案不能長時間承受日光照射，在使用完畢后，應立即放回裝具，更要保證聲像檔案保管場所整體光線要暗沉，要注意防止光線的攝入，做好避光工作。

（二）要控制聲像檔案保管環(huán)境的溫度和濕度。聲像檔案存放環(huán)境的溫度應保持在18℃～24℃，相對濕度應保持在35%～45%。如果室內(nèi)溫濕度不適應，就會使聲像檔案發(fā)生變形、黏連、斷裂等。

（三）聲像檔案要注意防塵防磨損。檔案庫房的門窗縫隙要封閉嚴緊，室內(nèi)環(huán)境要保持清潔，切忌塵土飛揚，因為灰塵和污垢也會使聲像檔案受損，影響其壽命，所以對于裸露的柜架要配掛防塵簾。聲像檔案不能隨手亂放，使用后必須放入專用的檔案裝具內(nèi)。

（四）要注意聲像檔案保管場所的安全保護。因為聲像檔案都是易燃物質(zhì)，所以保管場所一定要禁煙火，防火設施要齊全。檔案管理人員要做到對保管場所的定期安全檢查，消除安全隱患。

四、中學聲像檔案的多途徑利用

（一）進行聲像檔案的科學專題分類?？茖W的專題分類是中學聲像檔案的保護和利用的基礎和條件。檔案管理人員在聲像檔案的收集整理和歸檔時要做好檔案的分類。按照聲像檔案本身的不同分為聲音資料、照片資料、視頻資料幾大類，然后根據(jù)年度進行再分類;在同一年的聲像檔案中進行細致的分類，可以按照載體、類別、保管期限分別編目、排放，也可以根據(jù)聲像檔案中所涉及的內(nèi)容進行分類?？傊?，只有進行科學的專題分類才能實現(xiàn)聲像檔案的有效利用。例如，檔案管理者在進行歸檔時，要嚴格按照檔案的內(nèi)容、形式進行專題分類，以確保檔案的完整性，如，學校在舉辦運動會時，檔案管理者要及時對運動會的過程及精彩部分進行拍照和錄像;又比如學校舉行大型晚會時，檔案管理者應提前做好準備，對晚會進行的表演實時記錄，以上兩種檔案記錄應歸類成活動類，這樣在提取檔案時就可以從活動類型中進行篩選。在學校組織大型論壇會時，檔案管理者要將會議的重點進行拍照和錄像，并將其整理好進行歸檔，將其分類成會議類型。聲像檔案的分類有很多，檔案管理者應按具體情況來分析，只有將檔案分類規(guī)范后，才能使聲像檔案發(fā)揮出靈活、具體的特點。

（二）實現(xiàn)聲像檔案的信息化管理。在科學技術和信息技術迅猛發(fā)展的今天，檔案管理也逐步進入了信息化時代，所以傳統(tǒng)的聲像檔案管理辦法已經(jīng)不適應新形勢的發(fā)展，實現(xiàn)聲像檔案的信息化管理迫在眉睫。檔案管理人員要將聲像檔案數(shù)字化，即將檔案中的聲音、文字、圖形、動畫、視頻等歷史記錄通過計算機進行數(shù)字化加工、處理、編輯，并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)字化聲像檔案的共享與利用，豐富本校的檔案資源，充分發(fā)揮聲像檔案的價值和作用。例如，聲像檔案的管理是現(xiàn)代校園檔案管理的重要手段，聲像檔案的優(yōu)點在于記錄的內(nèi)容具有形象性、直觀性，在保存方面要有靈活性，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅節(jié)省了大量的記錄檔案的時間，而且更節(jié)省了保存空間，如，在對學校的一次大型會議進行記錄后，筆者將錄制好的視頻存到優(yōu)盤內(nèi)，然后再將視頻資源轉(zhuǎn)移到學校檔案的系統(tǒng)內(nèi)，這樣，無論是在檔案的完整性還是檔案的及時整理上，都要快于傳統(tǒng)檔案管理。

（三）進行聲像檔案的利用培訓。當前無論是檔案管理人員、教職工還是學生，都對聲像檔案缺乏正確全面的認識，所以只有進行聲像檔案利用的全面宣傳和培訓，才能保證其價值的實現(xiàn)。學校要聘請專門的聲像檔案專門人員進行檔案管理人員的培訓，或者在校內(nèi)開展關于聲像檔案的專題講座，讓檔案人員、教職工和學生都能了解聲像檔案除了能夠提供借閱服務、復制服務之外，還可以運用到手機照片、舉辦展覽編輯出版照片畫冊、編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料等多個方面。例如，聲像檔案的出現(xiàn)使檔案的利用價值和利用率極大提升，雖然聲像檔案具有眾多優(yōu)點，但是部分檔案管理者在使用聲像檔案時容易出現(xiàn)錯誤，索性放棄聲像檔案回歸到原始檔案。所以，在聲像檔案的利用上，學校應對檔案管理者進行有效培訓，使檔案管理者能夠熟悉聲像檔案的利用，激發(fā)起檔案管理者對聲像檔案的熱愛，如，本人剛剛接觸聲像檔案時，就對聲像檔案產(chǎn)生了抵觸心理，認為檔案就應該保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行記錄，但是后來，參加市區(qū)檔案局的業(yè)務培訓，從專家的講解我發(fā)現(xiàn)，原來聲像檔案的利用能夠為我們節(jié)省大量時間以及精力，我們只需要將需要的檔案資源從學校檔案系統(tǒng)中找出，然后輕輕一敲鍵盤，一段完整的視頻資源就呈現(xiàn)在了我們眼前。所以，學校通過對檔案管理者進行聲像檔案的利用培訓，增強了檔案管理者的自身專業(yè)素質(zhì)，提高了聲像檔案利用率。

五、結語

總之，聲像檔案是中學檔案的重要組成部分，做好聲像檔案的有效保管和利用是做好宣傳教育、優(yōu)化學校建設管理的重要途徑。所以無論是學校還是檔案管理人員都要充分重視聲像檔案，增強聲像檔案的管理意識，做好聲像檔案的保管，并通過進行聲像檔案的科學專題分類，實現(xiàn)聲像檔案的信息化管理，以聲像檔案的利用培訓等多種途徑，實現(xiàn)聲像檔案的有效利用，從而更好地服務于學校的建設和發(fā)展。

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