事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

高麗

【摘要】科技發(fā)展的突飛猛進(jìn)使得信息技術(shù)在各領(lǐng)域得到普及和應(yīng)用。事業(yè)單位的檔案管理工作因涉及重要的檔案資料，對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是十分重要的。因此，檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)融入大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和事業(yè)單位的改革機(jī)制中，依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，有效提高檔案管理工作效率，以促進(jìn)檔案管理的健康、可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;策略

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段各行各業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)，并日益改變著人們的生活。因此，作為站在國(guó)家行政管理體制改革風(fēng)口浪尖上的事業(yè)單位，要意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)行的工作需求，必須要順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)進(jìn)行改革。事業(yè)單位的檔案管理工作必須要與信息化接軌，這樣既可以保證檔案資料可以得到永久的保存，方便快速地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，又極大提高了工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案涵蓋了事業(yè)單位內(nèi)部包括員工信息、合同審批、工作流程、重大會(huì)議決定等大量的信息，是事業(yè)單位的寶貴資源。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代潮流，向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變，這樣才可以更好地確保事業(yè)單位檔案管理工作的真實(shí)、高效、安全，同時(shí)也可以方便事業(yè)單位內(nèi)部人員進(jìn)行檔案的調(diào)閱和整理，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的原因

事業(yè)單位的檔案記錄了單位從成立之初到現(xiàn)在發(fā)展的歷史，對(duì)事業(yè)單位而言具有不可或缺的價(jià)值。目前事業(yè)單位的檔案管理工作形式仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的人工操作，盡管很多單位嘗試了檔案管理信息化管理，但是在實(shí)際中由于各種原因，使檔案管理信息化發(fā)展的道路受到阻礙。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度有待提高。目前，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)把工作重點(diǎn)放在日常業(yè)務(wù)的管理上，沒(méi)有充分理解和意識(shí)到檔案管理工作的重要性，片面認(rèn)為檔案管理工作僅是對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，是一項(xiàng)最簡(jiǎn)單、最平常的工作。導(dǎo)致對(duì)待檔案管理工作不夠重視，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入的精力和資金不夠充足，使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作設(shè)施不完善，阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，同時(shí)也在一定程度上影響了事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行。

（二）早期事業(yè)單位的檔案管理工作存在弊端。部分事業(yè)單位的檔案整理仍采用紙質(zhì)錄入的方式，這種方式給日后資料的整理和查找?guī)?lái)困難，不利于資料的長(zhǎng)時(shí)間保存。另外，事業(yè)單位早期的很多資料大多都是紙質(zhì)書(shū)寫(xiě)，由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，且在保管過(guò)程中出現(xiàn)保管不利的情況，導(dǎo)致很多資料都有丟失、老化、不完整的現(xiàn)象發(fā)生。給檔案管理信息化及后續(xù)的整理和利用帶來(lái)了難題。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的人才缺乏，工作能力不足。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作相對(duì)不夠重視，因而從事檔案管理工作的人員大多并非專業(yè)人士，且很多都是兼職檔案員，人員流動(dòng)快，整體素質(zhì)有待提高。由于在工作中達(dá)不到專業(yè)的檔案管理要求，在工作中容易產(chǎn)生失誤，因此無(wú)法保證檔案接收檢查、登記造冊(cè)、保存保管、借閱使用等工作內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理工作崗位相對(duì)邊緣化、工資待遇不高，導(dǎo)致許多有能力的人才不愿意投身到檔案管理工作中來(lái)，不利于檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，現(xiàn)有的檔案管理人員大多年齡偏大，受傳統(tǒng)工作方式的影響頗深，對(duì)新技術(shù)的接受能力弱，甚至出現(xiàn)排斥的現(xiàn)象。這些都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)舉步維艱，給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)帶了不小的挑戰(zhàn)。

（四）事業(yè)單位檔案工作欠缺安全意識(shí)及安全措施。事業(yè)單位是國(guó)家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)。由于其獨(dú)特的性質(zhì)，使得事業(yè)單位在工作中常常會(huì)有國(guó)家機(jī)密類資料，尤其是科研單位，某些項(xiàng)目資料十分重要，對(duì)保密工作有很高的要求。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作必須要注意安全性。但是目前的檔案管理工作中對(duì)安全性的考慮尚不完善，同時(shí)對(duì)資料的審核過(guò)程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，加上缺乏相應(yīng)的安全措施，使重要資料的安全性無(wú)法得到有效保障。

（五）欠缺資金投入，信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不足。事業(yè)單位信息化建設(shè)必須在保證基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的前提下進(jìn)行，但是目前某些事業(yè)單位沒(méi)有足夠的資金投入作為基礎(chǔ)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。

（六）沒(méi)有統(tǒng)一的信息化管理數(shù)據(jù)平臺(tái)。目前，事業(yè)單位之間沒(méi)有建立和制定統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，一些事業(yè)單位僅僅根據(jù)本單位或本部門的需求，制定了自己的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，但是在各類事業(yè)單位之間或部門之間由于沒(méi)有整體統(tǒng)一的信息化管理制度數(shù)據(jù)平臺(tái)，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的共享，無(wú)法真正發(fā)揮數(shù)據(jù)信息化方便、快捷、高效的優(yōu)勢(shì)。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加大資金投入，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)，盡可能地加大資金的投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的后盾。加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，建立信息化管理平臺(tái)，對(duì)各類檔案文件進(jìn)行電子掃描歸檔，建立全方位的信息化管理系統(tǒng)。

（二）現(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員要轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立信息化觀念。在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立先進(jìn)的信息化意識(shí)，在工作中運(yùn)用信息化的視角和觀念進(jìn)行工作。同時(shí)，事業(yè)單位要定期宣傳最新的信息化成果，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有從業(yè)人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流，使他們可以學(xué)習(xí)和掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的各項(xiàng)工作、提高工作效率。

（三）提高檔案管理人員工資待遇，配備檔案管理人才。檔案管理工作具有嚴(yán)謹(jǐn)性和專業(yè)性，因此要聘請(qǐng)專業(yè)人才才能勝任，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，提高檔案管理工作的崗位工資待遇，為專業(yè)人才的職稱評(píng)定工作提供便利，以吸引更多的專業(yè)人才投身到檔案管理工作中去，帶動(dòng)和提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（四）保證事業(yè)單位檔案管理信息化的安全性。檔案管理的信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享，同時(shí)也給檔案資源的安全性帶來(lái)的挑戰(zhàn)，因此，必須要保證檔案資料的安全性。檔案管理人員要對(duì)檔案資料根據(jù)分類和密級(jí)程度做好加密設(shè)置、訪問(wèn)權(quán)限、身份識(shí)別等安全措施。同時(shí)，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，及時(shí)更新殺毒軟件，以便更好地起到預(yù)防保護(hù)作用。對(duì)于涉密單位，應(yīng)按照涉密管理規(guī)定，對(duì)各類密級(jí)文件進(jìn)行專業(yè)整理及歸檔。此外，要配備專門的檔案室，并且配有檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等基礎(chǔ)設(shè)施，最大限度地保證檔案資料的安全性。

（五）建立完善統(tǒng)一的檔案管理制度和平臺(tái)。事業(yè)單位要建立完善的檔案管理信息化制度，對(duì)檔案管理人員的日常工作進(jìn)行考核，秉著公平公正的原則做到獎(jiǎng)罰分明，以提升檔案管理人員的工作熱情，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，各事業(yè)單位之間要建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，加強(qiáng)各事業(yè)單位間、部門間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提升工作效率。

（六）建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位要建立自己的檔案網(wǎng)站，方便網(wǎng)上咨詢、查找，以及電子文件的實(shí)時(shí)歸檔和使用。網(wǎng)站應(yīng)具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。要保證軟件硬件設(shè)備的穩(wěn)定，及時(shí)更新?lián)Q代，保證網(wǎng)站的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息化儼然成為社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)。事業(yè)單位作為國(guó)家的重要分支，更要順應(yīng)時(shí)代的潮流加強(qiáng)信息化建設(shè)。我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的不足之處，采取有效的措施予以解決，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)積極引進(jìn)人才，構(gòu)建完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，以保證檔案管理工作的保密性和安全性，促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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