當前企業(yè)檔案庫房智能化管理的實踐研究

楊國典?李春臨

隨著國家社會的不斷發(fā)展，各個企事業(yè)單位對檔案的管理工作有了更高的要求，新時期的檔案管理工作要向便民化和智能化的方向發(fā)展，提升檔案管理的效率和服務水平。所以建立有關檔案管理智能化的管理體系離不開網絡技術，特別是關于物聯(lián)網技術的應用，能很大程度將原有檔案工作服務水平和智能化進行提高。但是在實現(xiàn)智能化管理的過程中，也會有相關的信息安全風險出現(xiàn)，所以在如何將檔案管理智能化的同時，建立高效、安全的檔案管理是我們推進智能化檔案管理的重要研究方向。

這些年隨著社會的發(fā)展進步，各種計算機技術飛速發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下已經無法快速滿足需求的狀況下，智能化檔案管理應勢而生，這種管理模式在實際的應用和管理中有著以往無法比擬的效率，也因此得到了廣泛的應用和推廣。在近幾年，檔案管理工作者要自如的工作，需要提高自身的相關理論知識，還要強化實踐能力，包括對計算機的實際操作，學會對各種資料的查詢，熟練使用各種操作軟件，只有這樣，才能將智能化的檔案管理進行大眾化的推廣和應用。

一、新時代的檔案庫房智能化管理

信息時代的計算機技術運用到庫房的管理是一項重要舉措，讓傳統(tǒng)的檔案庫房管理向智能化發(fā)展的趨勢。從這方面的發(fā)展來看，隨著檔案管理的信息化進行，檔案的數量和類型在不斷的增加，形式種類變的更多，電子檔案、照片檔案、數字檔案等。而且隨著時間的積累，檔案的數量大幅增加，傳統(tǒng)的記錄方式漸漸跟不上時代的需求，所以必須要使數據進行大量的存儲，信息化的檔案管理可以對此進行有力的支持，這也為檔案電子數據庫的建立提供有效原因。

而且推行檔案庫房的智能化管理還能避免檔案老化的問題，甚至以往許多的檔案以往保護不當造成了人為損壞，而采用檔案的智能化管理，可以讓檔案的原件得到有效的保護，使檔案的保存時間被無限延長，同時可以利用檔案的電子信息化和智能化管理降低檔案丟失或污損等風險，而且可以使數據可以進行云盤保存的方式，防止因為網絡安全等問題導致的檔案丟失等。

二、智能化檔案管理的必要性

近些年，隨著不斷的發(fā)展，我國的檔案管理工作變得愈發(fā)重要，傳統(tǒng)的檔案管理在工作中的各種問題逐漸暴露，漸漸有了無法緊跟發(fā)展的趨勢，而且在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常都是紙質檔案，工作涉及繁多，內容繁瑣，各種檔案的分類、排序和整理裝訂，最后再由檔案管理人員進行檔案的標注和備案，整個檔案存放歸納的所有過程都需要人工進行。雖然現(xiàn)在的檔案室也都配備了電腦，但是大多用于檔案地點的存放記錄，更多的作用是為了便于查詢，而且即使是查詢到的信息的錄入工作也是由人工錄入的，這個過程極其繁瑣，占用了檔案管理人員的大量工作時間，而大多數的檔案管理部門人員有限，甚至有的地方查詢功能都不具備，只能進行簡單的記錄，更多的查詢通常還要用紙質記錄進行，這樣的檔案管理與快速發(fā)展的社會是無法相匹配的，對于檔案管理的智能化進行十分不利。而在物聯(lián)網技術介入的情況下，結合技術特點，就可以實現(xiàn)檔案信息和互聯(lián)網的連接，讓人們可以通過網絡直接查詢檔案。

網絡技術檔案信息化、管理智能化的相互結合，讓檔案管理的線上服務功能得到加強，讓用戶的使用體驗不斷提高，可以讓用戶的使用滿意度大幅度提升，讓用戶可以根據自身需求選擇合適的查詢方法進行操作。同時，檔案管理的智能化讓檔案管理從紙質轉向了電子信息，這樣將檔案管理從線下的紙質模式，轉變?yōu)榫€上的電子信息模式，提高了檔案的傳遞效率和查詢效率。

三、智能化檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）智能化的信息存儲方式

傳統(tǒng)的檔案管理一般就是對檔案用文字記錄再輔以相關圖片，和現(xiàn)代化的智能檔案管理相比這種方法顯得效率極低，收錄內容比較簡單匱乏。智能儲存檔案可以說改變了傳統(tǒng)存儲方式，不僅可以依靠智能系統(tǒng)運行智能存儲來管理，還能收納多種類型的文件，可以實現(xiàn)存儲虛擬化，不占用實體地點?？梢哉f與傳統(tǒng)的方式相比智能化的檔案管理最重要的就是智能化，在檔案庫房的管理中，可以依靠智能系統(tǒng)的存儲管理等相關功能，支持文件的存儲、查找等，實現(xiàn)了檔案數據的虛擬化進程。而且智能化的信息儲存可以容納的數量是十分巨大的，用數字化的方式縮小了信息空間，將信息進行壓縮處理，也可以說提升了信息儲存的空間。而且，在傳統(tǒng)的存儲中可能會有保管不利會損壞信息的情況，但是智能化的存儲完美避過了這一不利條件，也讓信息的安全得到了有效的保障，可以實現(xiàn)檔案信息最大化利用。

（二）智能化搜索

隨著社會的發(fā)展，各種文獻的檢索智能化變得越來越重要，尤其是在當代檔案管理，檢索需要的答案種類越來越多，如文字、圖像、視頻、聲像等，有的是本地文件有的是異地文件，而在獲取相關信息的過程中，靠傳統(tǒng)的紙張查詢是無法做到的。智能化的檢索過程中，可以以文獻的相關詞進行聯(lián)想搜索，對搜索文獻進行整理，讓用戶能在最快的速度找到想要的文獻，提升了服務效率。

四、智能化檔案的優(yōu)化措施

（一）加強平臺功能，提供優(yōu)質服務

在智能化的方案管理中，除了讓檔案的查詢速度得到提高，還讓用戶的體驗得到了加強。在平臺的建設中，注重平臺的多功能實現(xiàn)，讓檔案的查詢能根據不同的用戶需求，提供個性化服務，利用大數據和云計算等技術，對不同用戶提供針對性服務?？梢蕴峁┒嘀氐臋z索服務，并且在讓用戶可以自由選擇發(fā)送郵箱或手機、pad等移動終端。最后還要對用戶信息進行管理，便于用戶的自助服務。

（二）線下服務的提高優(yōu)化

即使是建立了完善的線上服務平臺，線下也不能完全拋棄，建立線上服務平臺是為了提供更好的服務，但還有許多用戶對線下的使用情有獨鐘，所以線下的服務與升級也同樣不能落下。線下服務的升級意味著要加大創(chuàng)新，增加自主服務區(qū)，讓相關的配套設施能更完善的建立。比如讓檔案的借閱卡，擴大借閱卡的使用范圍，可以查詢、借閱、充值、消費和門禁等。讓自助服務更廣泛的使用，減少人工操作可能發(fā)生的失誤。

（三）提升業(yè)務水平，保障網絡安全

檔案管理的智能化對相關人員的專業(yè)素質有了更高的要求，檔案部門要加強相關人員的專業(yè)知識和服務意識的培訓，尤其是對網絡安全知識的培訓，加強工作人員的應變能力，一旦出現(xiàn)威脅網絡安全的情況發(fā)生，相關工作人員要做出相應的針對方案。另外在平時的工作中，要做好預防網絡攻擊的防火墻，確保用戶的個人信息安全，提前做出預防方案。還需要對用戶的個人信息做出備案，避免出現(xiàn)網絡攻擊導致用戶信息的丟失。

五、結語

面對網絡大環(huán)境的大趨勢，運用互聯(lián)網技術智能化管理檔案成為了不可或缺的技術手段，在這個時代產物應運而生的時刻，需要面對的問題也隨之而來，其中平臺網絡安全是重中之重。所以在這個管理研究的過程中需要嚴格注意網絡安全問題，需要從根本上提升安全意識，輔助以相應的科學技術水平以及服務于客戶的專業(yè)態(tài)度，在可控范圍內最大程度的保證用戶的使用感受和信息安全。在保證安全的前提下，以最好的服務態(tài)度和專業(yè)的手段。（作者單位：中國石油慶陽石化公司）