以知識管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建思考

龔嵐 于金玲

摘要：知識管理的理念已經(jīng)應(yīng)用到多個領(lǐng)域，知識管理和檔案管理之間有著密切的關(guān)系，這對醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響?；谥R管理理念，完善新時期的醫(yī)院檔案管理體系，具有非常積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)狀況出發(fā)，分析其醫(yī)院檔案管理體系中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在提高以知識管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)水平更加成熟和完善，加快我國的醫(yī)療建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：知識管理;醫(yī)院檔案管理;管理體系構(gòu)建

引言

檔案是各種信息的科學(xué)規(guī)范管理系統(tǒng)，能夠切實(shí)體現(xiàn)企事業(yè)單位績效和實(shí)際管理水平，而醫(yī)院檔案更是醫(yī)院在日常運(yùn)轉(zhuǎn)中對其財(cái)務(wù)、醫(yī)療設(shè)備以及患者病歷記錄等各種重要記錄，這其中所設(shè)計(jì)的記錄內(nèi)容十分廣闊且豐富，能夠記錄好醫(yī)院的多個方面，同時也是醫(yī)院歷史發(fā)展軌跡以及規(guī)律的核心參考，而醫(yī)院檔案是一項(xiàng)非常重要的資源，是醫(yī)院醫(yī)療、科研等多種活動的重要依據(jù)，推動醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。

1當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1管理機(jī)制殘缺

現(xiàn)階段我國醫(yī)院對于檔案管理工作的重視程度較低，并未形成有效的管理機(jī)制，使得檔案管理工作的高效開展被制約。輕視檔案的管理使得醫(yī)院管理都存在著同一個現(xiàn)象便是部分人員對于檔案管理工作的認(rèn)識水平不夠，導(dǎo)致檔案管理對醫(yī)院的整體建設(shè)力度不夠，在醫(yī)院中出現(xiàn)檔案使用率低的問題。這時，正是因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)的科室繁多，需要增加檔案的管理工作，使得醫(yī)院的整體管理制度缺乏，沒有形成責(zé)任人對檔案管理進(jìn)行負(fù)責(zé)。

1.2檔案管理和錄入工作不成熟

當(dāng)前由于醫(yī)院對檔案管理工作的認(rèn)識程度較低，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作和錄入工作的重要性，因此一些檔案管理人員存在自身素質(zhì)水平不高、專業(yè)程度不夠的問題，管理人員作為檔案管理系統(tǒng)的核心部分，對檔案管理工作造成的影響較大。在醫(yī)院中有部分檔案工作人員并不是專業(yè)做這個的，都是身兼數(shù)職，兼顧著其他一些工作，使得檔案管理工作無法得到規(guī)范、科學(xué)的管理。而管理人員自身素質(zhì)不高使得醫(yī)院檔案管理工作缺少科學(xué)化的管理機(jī)制，因此檔案管理水平還停留在低級階段，與其他國家的醫(yī)院檔案管理工作相比仍然存在著較大的差距。在檔案管理庫中無法迅速、清晰的查詢到想要查閱到的內(nèi)容，無法快速且高效的找出需要的檔案內(nèi)容，對工作效率產(chǎn)生直接影響。除此之外，在基層檔案錄入方面因?yàn)橄嚓P(guān)人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作水平較低對檔案信息錄入造成影響，這也是較為突出的影響之一，有部分基層錄入階段部分錄入人員使用的方法十分陳舊，工作速度緩慢，對醫(yī)療工作的速度造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

2以知識管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建途徑

2.1調(diào)整檔案實(shí)體管理流程

醫(yī)院檔案管理者會受到檔案管理思維的影響，將檔案管理看作是單純的“歷史記錄”，反而沒有重視檔案作為一種知識載體，未能將知識載體看作是重要的戰(zhàn)略資源。在這樣的定性思維影響下，相關(guān)工作人員經(jīng)常會將工作中心放在實(shí)體檔案的收集、整理和保管工作中，反而忽視了進(jìn)一步開發(fā)和加強(qiáng)利用檔案的實(shí)體價值。在檔案實(shí)體管理流程中有利于落實(shí)檔案信息的進(jìn)一步開發(fā)和利用工作?，F(xiàn)代信息技術(shù)是知識管理技術(shù)產(chǎn)生的基礎(chǔ)所在，在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時代中，借助知識管理技術(shù)輔助落實(shí)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，由此可見，能夠在檔案實(shí)體管理流程進(jìn)一步完善的進(jìn)程中，知識管理的重要便顯現(xiàn)出來。

2.2加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新步伐

醫(yī)院需要按照國家法律法規(guī)進(jìn)一步改變傳統(tǒng)的檔案管理的固有理念和陳舊管理模式，進(jìn)一步認(rèn)識到醫(yī)院自身的獨(dú)特優(yōu)勢，并完善醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)。醫(yī)院需要應(yīng)對檔案的收集、歸檔、梳理和保存利全都利用起來建立相應(yīng)制度，并對醫(yī)院檔案的機(jī)密程度和相應(yīng)的文件類型進(jìn)行準(zhǔn)確的梳理和劃分，并禁止檔案管理人員和其他工作人員把醫(yī)院檔案隨意擺放，不允許工作人員未經(jīng)允許沒有登記就把檔案資料拿出檔案管理室，還要設(shè)立相應(yīng)的考核和獎懲機(jī)制，表揚(yáng)有良好表現(xiàn)的工作人員，提高相應(yīng)的福利待遇水平，以此激勵其他工作人員在工作中有更優(yōu)質(zhì)的表現(xiàn)，提高整體工作水平。同時，對于表現(xiàn)不理想、犯錯誤的檔案管理體系工作人員采取相應(yīng)的懲罰措施，依據(jù)自身所犯錯誤的嚴(yán)重性采取相應(yīng)的措施。同時，正是因?yàn)獒t(yī)院檔案的管理會牽扯到許多部門，這些部門都與檔案管理相關(guān)聯(lián)并產(chǎn)生隔閡與影響。檔案管理工作內(nèi)容本就繁雜多樣且分散，帶有較強(qiáng)的專業(yè)性，這意味著需要進(jìn)一步建立健全檔案管理體系建設(shè)，以成熟和完善的體系標(biāo)準(zhǔn)展開工作，對檔案展開集中且統(tǒng)一的有規(guī)劃管理，從而加強(qiáng)檔案管理部門與其他多個部門間的聯(lián)系，將醫(yī)院檔案的效用淋漓盡致的發(fā)揮出來。

2.3強(qiáng)調(diào)管理人才的引進(jìn)

醫(yī)院需要高度重視對檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，管理人員對檔案管理工作的影響是直觀的、直接的，并會產(chǎn)生深刻影響，在規(guī)范的管理制度上是不可缺少的，必須要使用專業(yè)的檔案管理人才來進(jìn)行管理，才能建立起完善的管理制度，并在檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)之下開展管理工作，完成對醫(yī)院原有管理制度的調(diào)整和改進(jìn)，因此醫(yī)院需要強(qiáng)調(diào)檔案管理人才的尋找，并在檔案管理人才的考核上必須要達(dá)到專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，找出真正專業(yè)的管理人才。醫(yī)院也要按照實(shí)際狀況，并建立在醫(yī)院已有的檔案管理人員標(biāo)準(zhǔn)上培訓(xùn)相關(guān)管理人員，讓已有的檔案管理人員不斷提升自身管理技術(shù)水平。

結(jié)語

檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，基于知識管理視角，通過構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理體系，可以不斷提高醫(yī)院檔案管理資源效率，從而促進(jìn)檔案整理、編碼及開發(fā)利用等一系列工作的順利進(jìn)行，進(jìn)一步將知識管理滲透到檔案管理體系構(gòu)建的各個方面。

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