長文檔編輯在大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)中的應(yīng)用

摘要：針對我國高校大學(xué)生本科期間普遍缺乏長文檔編輯技能的現(xiàn)狀，提出了在大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程增加長文檔編輯教學(xué)的建議。長文檔編輯要遵循規(guī)范的程序，必須使用樣式和編號來保證格式和次序的統(tǒng)一，必須使用節(jié)來實現(xiàn)編輯單元的獨立和聯(lián)系，必須使用引用來實現(xiàn)圖、表、公式、腳注、尾注、目錄的插入，這樣才能高效率地制作出長文檔。通過在不同本科專業(yè)的實踐發(fā)現(xiàn)，大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程增加長文檔編輯教學(xué)內(nèi)容，不但可以提高大學(xué)生長文檔編輯的技能，而且提高了學(xué)習(xí)大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)的興趣。

關(guān)鍵詞：樣式;節(jié);目錄;題注;腳注

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0102-02

大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程是我國高等學(xué)校非計算機(jī)專業(yè)高等教育的一門公共必修課，一般開設(shè)在大一學(xué)年，其中Word字處理軟件是常用辦公軟件章節(jié)中的重要內(nèi)容，也是同學(xué)們大學(xué)期間進(jìn)行文檔編輯的主要工具，它的掌握水平直接關(guān)系到同學(xué)們文檔編輯的能力和效率。但由于大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程教學(xué)課時的限制，分配給Word軟件的課時一般只有4-6課時，在這有限時間內(nèi).很多教師都是將字處理概述、Word文檔的輸入、編輯、排版、表格制作、圖文混排等Word字處理軟件眾多常規(guī)內(nèi)容一一介紹，由于知識點很多很碎，老師很辛苦，課時很緊張，同學(xué)們也很累[1]。經(jīng)過學(xué)習(xí)，雖然同學(xué)掌握了基本的Word軟件操作技能，也能在實驗課上完成簡單的短文檔編輯。但到了大二、大三學(xué)年的課程設(shè)計、大四學(xué)年的畢業(yè)論文等教學(xué)環(huán)節(jié)時，同學(xué)們在編輯課程設(shè)計文檔或畢業(yè)論文文檔時發(fā)現(xiàn)，原來在大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課上學(xué)的Word軟件知識和技能不再好用，因為這些文檔和在大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課上操作的文檔有很大不同，它們不再是幾頁的短文檔，而是幾十頁、上百頁的長文檔，這些長文檔有概述、附錄，還有許多章節(jié)，這些長文檔要求有不同的頁眉，不同的頁碼，充斥著大量的圖、表、公式、腳注、尾注，最后還有提取長文檔的各種目錄。這些長文檔在編輯時如果采用大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課上教師講授的短文檔編輯方法，往往效率低下，顧此失彼，很難達(dá)到預(yù)期的編輯效果[2]。而且長文檔的編輯不但在大學(xué)期間經(jīng)常用到，而且在以后工作崗位上還要經(jīng)常進(jìn)行長文檔的編輯。事實上大部分同學(xué)在中學(xué)已經(jīng)在信息技術(shù)課程中學(xué)習(xí)了Word的常規(guī)知識和技能，即使個別偏遠(yuǎn)落后地區(qū)的學(xué)生Word的常規(guī)知識和技能掌握較差，也可以通過自學(xué)掌握，因此，教師在Word軟件教學(xué)的有限課時內(nèi)，可以快速將Word的常規(guī)知識和技能簡單介紹，然后留出大部分時間，加入長文檔編輯的內(nèi)容，彌補(bǔ)同學(xué)們在長文檔編輯上的不足，為將來的課程設(shè)計、畢業(yè)論文及以后工作中遭遇的長文檔編輯打下良好的基礎(chǔ)。

1 長文檔編輯的特殊性

所謂長文檔，是指那些幾十頁、幾百頁甚至上千頁的Word文檔[3]。它們一般有很多的章節(jié)，各章節(jié)在編號上是連續(xù)的，如第1章、第2章……第16章;各章節(jié)對應(yīng)的部分遵循統(tǒng)一的格式，如章名稱的格式是一致的，正文的格式是一模一樣的，甚至圖注的格式都要一模一樣;正文部分還要有連續(xù)的頁碼，從第1章第1頁到最后一章最后一頁，但概述、目錄及附錄部分應(yīng)該有各自的頁碼;長文檔中一般有多個圖、表、公式等，一般也要連續(xù)地編號;長文檔中各章還要有不同于其他章的頁眉，一般都以章名稱作為頁眉;長文檔還要有連續(xù)編號的尾注，用于標(biāo)明參考文獻(xiàn)，有的頁面還需要連續(xù)的腳注，用于對文本內(nèi)容分注釋;最后，長文檔在編輯完成后還要自動提取各類目錄，如章節(jié)目錄、表目錄、圖目錄、公式目錄等。

長文檔的這些特點注定長文檔的編輯不能采用短文檔的編輯方法，不然嚴(yán)重影響文檔編輯的效率。比如，長文檔的正文段落可能高達(dá)幾千個，如果對每個段落我們都單獨地去編輯，對字符間距、字體、字號、顏色、下劃線的進(jìn)行修飾，對段落的間距、對齊、縮進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置，即使使用格式刷，也是一個天文的工作量;再如，如果我們采用短文檔的編輯方法給文檔中134個附圖進(jìn)行編號，但編輯完成后發(fā)現(xiàn)圖2是多余的，刪除圖2后，則圖2后續(xù)的132個圖序號都是錯了，必須手動更改132個圖的編號，這將是一個耗時極大的重復(fù)工作;長文檔在初始編輯完成后一般都要進(jìn)行修改，刪除部分內(nèi)容和添加部分內(nèi)容是最常見的操作，如果采用短文檔的編輯方法，則動一處影響整個文檔的操作時刻都會發(fā)生，因此，長文檔的編輯必須要遵循規(guī)范的程序，這樣才能長文檔編輯高效實用。

2 必須使用樣式和編號來保證長文檔格式和次序的統(tǒng)一

長文檔編輯中，編號是提綱挈領(lǐng)的工作，不但要對各章的名稱連續(xù)編號，如第1章、第2章……、第16章，還要對同章的二級節(jié)進(jìn)行連續(xù)編號，如1.1、1.2、1.3 -、1.6，在每個二級節(jié)中，還要對各個三級小節(jié)進(jìn)行連續(xù)編號，如1.1.1、1.1.2、1.1.3-、1.1.5，依此類推，擴(kuò)展到多級小節(jié)中，而每個編號的標(biāo)題又應(yīng)該具有相同的格式。如何實現(xiàn)這一點，最好的方法是采用Word樣式。樣式是一連串格式指令連續(xù)執(zhí)行的集合，我們可以用它來定義標(biāo)題和正文在文檔中的格式，讓整個文檔結(jié)構(gòu)相同的部分擁有整齊劃一的外觀。具體操作的方法很多。比如，對于最高的章的標(biāo)題，可以在段落功能框中選擇多級列表，設(shè)置編號并選擇標(biāo)題1，然后在樣式功能框中選中標(biāo)題1，單擊右鍵，選擇修改命令，出現(xiàn)修改樣式對話框，在修改樣式對話框中，對標(biāo)題1也即是章名稱的屬性、格式進(jìn)行修改，尤其是格式中的字體、字號、段落等可按照預(yù)先設(shè)想的整個文檔的設(shè)計風(fēng)格進(jìn)行修改;不要單擊格式按鈕選擇編號命令進(jìn)行設(shè)置，那樣只能設(shè)置一級編號，在早期的Word版本中可以設(shè)置多級編號，但新版本都不支持這個功能了。標(biāo)題1的樣式用于章名稱，可以連續(xù)準(zhǔn)確地設(shè)置章名稱的格式和編號。設(shè)置二級節(jié)名稱時，可以在段落功能框中選擇多級列表，設(shè)置編號并選擇標(biāo)題2，然后在樣式功能框中選中標(biāo)題2，單擊右鍵，選擇修改命令，對標(biāo)題2的屬性、格式進(jìn)行修改。其他的三級節(jié)以及更低級的節(jié)的設(shè)置類似。最后是對正文的樣式修改，正文不要編號，所以直接在樣式功能框中選中正文，進(jìn)行修改。因此，只有準(zhǔn)確地使用樣式和編號，才能保證長文檔格式和次序的統(tǒng)一

3 必須使用節(jié)來實現(xiàn)長文檔編輯單元的獨立和聯(lián)系

節(jié)是Word文檔中的一個編輯單位，是僅次于整篇文檔的編輯單位，在一個節(jié)中，可以設(shè)置獨立的頁碼、頁眉、紙張方向等。首次創(chuàng)建Word文檔時，如果不做任何設(shè)置的話，則默認(rèn)將整個文檔視為一節(jié)，這非常不適合長文檔編輯。長文檔一般都有概述，概述編輯完成后，定位光標(biāo)到文檔末尾，單擊頁面布局，選擇分隔符一分節(jié)符一下一頁，將文檔分為兩個節(jié)，其中概述是一個獨立的節(jié)。緊接著概述的是目錄，但文檔編輯初始還沒有目錄，可以預(yù)留目錄所在的節(jié)，也即在第2節(jié)中末尾，選擇分隔符一分節(jié)符一下一頁，將文檔分為三個節(jié)。從第3節(jié)開始輸入每一章，每一章結(jié)束，都插入一個獨立的分節(jié)符一下一頁。文檔的末尾一節(jié)剛好留給附錄。這樣對整個長文檔來說，雖然內(nèi)容可能高達(dá)數(shù)百頁，但每一章、附錄、概述、目錄都處在一個獨立的節(jié)中，可以在每一節(jié)中自由地設(shè)置該節(jié)所需的頁眉、頁碼、紙張方向等，大大增加了長文檔編輯的靈活性。比如，我們要在不同的文檔內(nèi)容中設(shè)置不同的頁眉，由于不同的文檔內(nèi)容是分節(jié)的，我們只要單擊鏈接到前一節(jié)按鈕，就可以斷開本節(jié)和前節(jié)的聯(lián)系，自由地設(shè)置本節(jié)的頁眉，而不影響其他節(jié)的頁眉。

4 必須使用引用來插入長文檔中的圖、表、公式、腳注、尾注、目錄

長文檔有大量的圖、表、公式，它們應(yīng)該有連續(xù)的編號，因此，每個圖、表、公式的插入都不能是手動的，而應(yīng)該通過主菜單上的引用，選擇不同的功能框予以實現(xiàn)。比如插入第一個新圖，將光標(biāo)定位于圖的下方，點擊引用一插入題注，打開題注對話框，單擊新建標(biāo)簽按鈕，新建一個標(biāo)簽圖，確定后，則圖注文本框中出現(xiàn)“圖1”題注，確定后自動為新圖添加了一個圖l的題注;如果再插入新圖，則步驟依舊，圖注自動編號圖2、圖3等。對于插入的第一個新表，將光標(biāo)定位于表的上方，點擊引用一插入題注，打開題注對話框，單擊新建標(biāo)簽按鈕，新建一個標(biāo)簽表，確定后，則圖注文本框中出現(xiàn)“表l”題注，確定后自動為新表添加了一個表1的題注;對于新公式，則方法和圖、表類似，再結(jié)合合理的方法將位置設(shè)置在公式的后方。

腳注是長文檔編輯里經(jīng)常使用的編輯，如在章節(jié)的第一頁標(biāo)明資助項目名稱、選自的圖文集等，插入腳注非常合適，在對文檔某些字詞進(jìn)行注釋，如文言文注解也非常方便。腳注的位置一般選擇頁面底端，插入腳注的方法為，點擊引用，打開腳注功能框，在腳注和尾注對話框中進(jìn)行腳注位置、格式、應(yīng)用更改的設(shè)置;尾注一般用于對參考文獻(xiàn)的標(biāo)注，其位置一般設(shè)為文檔結(jié)尾，插入的方法和腳注類似。

長文檔中還有一個重要的編輯就是整篇文檔編輯完成后，需要提取文檔的目錄、圖目錄、表目錄、公式目錄等。這個功能的實現(xiàn)的基礎(chǔ)是整篇文檔使用了樣式、使用了自動編號、使用了引用中的插入題注、使用了節(jié)等操作，不然就無法自動提取這一系列的目錄。所以長文檔的編輯是一項很規(guī)范的工作，不允許在開始時沒有按照長文檔編輯的規(guī)范程序做，不然后續(xù)的提取目錄功能就無法完成。整篇文檔目錄的提取一般放在最前面，把光標(biāo)插入到目錄頁的起始位置，點擊引用，選擇目錄功能框，我們就可以根據(jù)需要提取出需要的各種動態(tài)目錄。所有目錄最好做在一個單獨的節(jié)中，該節(jié)可在文檔創(chuàng)建時創(chuàng)建，也可以文檔完成后后補(bǔ)，這樣我們好在目錄中設(shè)置單獨的頁眉和頁碼。

5 結(jié)束語

近幾年，我們一直在我校多個專業(yè)進(jìn)行大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程增加長文檔編輯的實踐，效果是喜人的，同學(xué)們經(jīng)過長文檔編輯的學(xué)習(xí)，不但顯著提高了長文檔編輯的技能，而且提高了學(xué)習(xí)大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)的興趣。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊小艷，姚曉峰.大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)課程教學(xué)質(zhì)量提升研究[Jl-教育進(jìn)展，2019，9（4）：398-402.

[2]冉茂秋，淺談信息技術(shù)教學(xué)中word的使用技巧教學(xué)[J].數(shù)碼設(shè)計（下），2019（8）：64.

[3]李榮錦，基于Word的畢業(yè)論文排版技巧[J].電腦知識與技術(shù)，2019，15（15）：240-241，247.

【通聯(lián)編輯：王力】

收稿日期：2019-11-03

基金項目：2016年安徽省大學(xué)生創(chuàng)客實驗室建設(shè)計劃（2016ckjh186）;淮南師范學(xué)院2017年智慧課堂試點項目（2017hszhkt01）;安徽省自然科學(xué)基金項目（1508085MF124）

作者簡介：馮康（1968-），男，安徽淮南人，教授，工學(xué)碩士，主要研究方向為計算機(jī)控制。