新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考

黃美玲

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院所有歷史和文化的載體，對醫(yī)院制定未來發(fā)展規(guī)劃、提高醫(yī)院運(yùn)作水平具有不可或缺的意義。在新醫(yī)改時(shí)期，醫(yī)院對其檔案管理提出了更為嚴(yán)格的要求，如何更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)是每個(gè)檔案管理人員需要思考的問題，本文基于新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考展開論述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;做好;醫(yī)院綜合檔案管理工作;思考

綜合性醫(yī)院改革發(fā)展步伐持續(xù)加快，醫(yī)院檔案管理重要性日益凸顯，探索檔案管理現(xiàn)狀，制定提升和改善對策，充分發(fā)揮綜合性醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院整體發(fā)展的推動(dòng)作用，有利于綜合性醫(yī)院在新形勢下科學(xué)決策謀劃發(fā)展，在激烈的市場競爭中搶占先機(jī)，助推綜合性醫(yī)院由高速發(fā)展向高質(zhì)量發(fā)展的積極轉(zhuǎn)變。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作的要求

在新時(shí)代，醫(yī)院需要更加重視醫(yī)院檔案的價(jià)值，重新審視及挖掘檔案信息價(jià)值，使其能夠?yàn)獒t(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供指導(dǎo)，文書檔案的任務(wù)在于認(rèn)真記錄事件，詳細(xì)認(rèn)真的記錄醫(yī)院中的重要事件，為確保其全面性，需合理的收集與保護(hù)一些對于時(shí)間的證明，如復(fù)印件、請示、文件等，若不能進(jìn)行全面收集則必然會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量。關(guān)于文書的收集通常會(huì)受到各種因素的影響，檔案的完整性、成套性與否都會(huì)對后期查閱造成不小的影響。然而，這項(xiàng)工作受檔案管理部門文件材料的齊全完整程度、各部門檔案實(shí)際分散情況的影響。基于此，關(guān)于資料的收集，文書檔案管理部門非常有必要嚴(yán)格根據(jù)文書檔案收集制度，為確保這項(xiàng)工作的有效性，必須嚴(yán)格按照完整性的原則收集。為防止收集不完整，就必須制定健全的收集制度，各項(xiàng)操作的開展必須根據(jù)收集要求，安排專人操作。若因收集不完整而影響到后續(xù)查閱，則需要及時(shí)找到責(zé)任人，及時(shí)開展合理的處理工作。

2 醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的推進(jìn)作用

1）管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)院的深層次進(jìn)步。處于當(dāng)今的信息化時(shí)代中，科技在日趨更新，而醫(yī)院的發(fā)展離不開創(chuàng)新科技。將科技在臨床中進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，而結(jié)合臨床實(shí)踐又可以創(chuàng)造出新的成果，這個(gè)過程可以說是一個(gè)良性循環(huán)并且會(huì)在檔案中進(jìn)行記錄。而就這些科技檔案而言，其中蘊(yùn)含的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)也將成為新科技被推廣的依據(jù)，為醫(yī)院的科技深層次進(jìn)步提供技術(shù)支持以及保障。

2）管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。在管理醫(yī)院檔案的過程中，病歷檔案可謂最為復(fù)雜的一項(xiàng)內(nèi)容，其在醫(yī)院檔案管理中也是重要組成。病歷檔案有著自身特色，和人們?nèi)罕姷睦嫦⑾⑾嚓P(guān)，緊密聯(lián)系于人們的健康和疾病的防控工作。病歷檔案有著相對較強(qiáng)的實(shí)效性、較好的實(shí)用性和相對較高的利用率。因而，在第一時(shí)間整理歸檔好病歷檔案十分重要，而及時(shí)收集和群眾息息相關(guān)的健康信息并且做好相應(yīng)的分類和分析，將有用的醫(yī)療信息提取出來，利于醫(yī)院決策和醫(yī)療水平更好提升，可以為推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供相應(yīng)的

助力。

3 相關(guān)措施

1）優(yōu)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。綜合性醫(yī)院的檔案管理工作對于醫(yī)院的日常管理和長遠(yuǎn)經(jīng)營具有十分重要的作用。所有日常診療過程中以及技術(shù)研究交流的過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息文件或數(shù)據(jù)，這些信息資料都是綜合性醫(yī)院檔案的重要組成部分。在綜合醫(yī)院的檔案管理過程中，必須首先對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善。一方面，加快修正和完善檔案管理的制度，對于每一個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化的事項(xiàng)和內(nèi)容制定，明確各個(gè)部門以及每一位人員的具體職責(zé)，統(tǒng)一管理的流程和管理的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在管理內(nèi)容方面實(shí)現(xiàn)精細(xì)化明確化的分類，使檔案管理工作人員能夠有具體的參考，避免重復(fù)性歸檔工作，減少工作出錯(cuò)率。

2）建立健全檔案管理機(jī)制。通過建立覆蓋全院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)完善組織建設(shè)，檔案工作專門設(shè)置相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，院長任組長并親自監(jiān)管，醫(yī)院職能部門相關(guān)負(fù)責(zé)人任小組成員，負(fù)責(zé)主要檔案工作的決策，同時(shí)制定檔案工作的制度與流程，并對發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行研究制定并組織實(shí)施，對檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查。

3）協(xié)調(diào)關(guān)系，良性發(fā)展。醫(yī)療服務(wù)在醫(yī)院日常運(yùn)營領(lǐng)域當(dāng)中占據(jù)的地位較為重要，因此醫(yī)療服務(wù)材料的收集和整理工作在檔案管理領(lǐng)域中顯得較為重要。醫(yī)院本身和檔案管理部門以及醫(yī)療部門相互之間應(yīng)當(dāng)密切溝通，以便于可以較為及時(shí)地對醫(yī)療部門的實(shí)際情況形成全面的了解，并較為準(zhǔn)確地將醫(yī)院各個(gè)科室的實(shí)際醫(yī)療服務(wù)情況記錄在案。針對在新醫(yī)改背景之下形成的醫(yī)院醫(yī)藥衛(wèi)生管理機(jī)制以及衛(wèi)生監(jiān)督管理機(jī)制等改革成果，應(yīng)當(dāng)考慮到的問題是醫(yī)院的實(shí)際改革情況及發(fā)展情況，以便于可以使得醫(yī)院施行的檔案管理措施得到及時(shí)的優(yōu)化調(diào)整，與此同時(shí)在醫(yī)院檔案管理措施實(shí)際施行的過程中應(yīng)當(dāng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的全院共享，向各科室提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)行檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用

效率。

4）探索檔案管理新路徑。對于超出保管期限但仍具有保存價(jià)值的檔案醫(yī)院繼續(xù)妥善保存，而已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案則按照相關(guān)流程進(jìn)行鑒定，獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后并銷毀。而對于保存年限已經(jīng)超過三年，但利用率不高的檔案則通過信息安全流程后統(tǒng)一交由專業(yè)公司集中管理，這樣不僅能夠緩解檔案用房壓力，也使檔案得到較好的長時(shí)間保存。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用，融入到檔案管理的日常工作中，使檔案管理工作能夠不受時(shí)間和空間的限制，準(zhǔn)確快速地完成信息傳遞，有效地提升工作效率。傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案的管理模式，即人與紙的結(jié)合使得查閱檔案的效率還是方式方面都十分的落后，而通過計(jì)算機(jī)的技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內(nèi)容進(jìn)行信息化數(shù)學(xué)化的整合，形成數(shù)字化管理平臺，同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)信息共享。

5）改善檔案管理模式，提升檔案管理信息化水平。走現(xiàn)代化檔案管理之路，規(guī)避傳統(tǒng)模式弊端，修訂檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，提升系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理水平。合理制定檔案管理發(fā)展的目標(biāo)，并根據(jù)檔案管理發(fā)展現(xiàn)況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，保證檔案管理導(dǎo)向式發(fā)展。充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢作用，利用信息化引領(lǐng)綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，對醫(yī)院內(nèi)檔案進(jìn)行有效管理，打破以往科室各自為政式檔案管理的壁壘，扭轉(zhuǎn)以往過度重視紙質(zhì)化資料的局面，增強(qiáng)電子化管理水平，減輕檔案管理人員工作強(qiáng)度，全面優(yōu)化檔案管理的準(zhǔn)確率和完整性。采用集中和分散相結(jié)合的檔案管理模式，避免不必要的人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的重要價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院檔案資源的共享和利用的便捷化。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中作用不可忽視，而醫(yī)院文化建設(shè)的水平直接決定著醫(yī)院的核心競爭力和綜合實(shí)力，完善且優(yōu)質(zhì)的檔案管理能夠促進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)，也能體現(xiàn)出現(xiàn)代管理理念，因此，必須要建立并完善相關(guān)制度，提高醫(yī)院工作人員的綜合素質(zhì)，健全檔案管理信息化的建設(shè)水平，利用典型成功案例引導(dǎo)醫(yī)院工作人員提升醫(yī)院檔案管理水平，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)。

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