淺談檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用

張志江

摘 要：隨著我國步入信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化圖書館取代。由于我國傳統(tǒng)檔案封存受到人工操作等多個(gè)限制因素，使得檔案在封存記錄過程中無法保障極高的準(zhǔn)確性與傳遞性。本文以現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)為切入點(diǎn)進(jìn)行研究概述，系統(tǒng)地分析檔案數(shù)字化過程中的保障性、一體化、并存性三個(gè)維度數(shù)字化優(yōu)勢，進(jìn)一步驗(yàn)證我國檔案數(shù)字化建設(shè)的合理性與必要性，從而為我國企事業(yè)單位完善現(xiàn)代檔案管理作出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

近年來，隨著電信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，國內(nèi)外多家企業(yè)和事業(yè)單位率先基于4G網(wǎng)絡(luò)分別開展了企業(yè)和單位內(nèi)部文檔管理、信息記錄等檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案數(shù)字化已成為國內(nèi)企業(yè)核心競爭力的代表之一，同時(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)也使得同樣內(nèi)容的檔案將占用更少的庫存空間和服務(wù)成本，促進(jìn)各個(gè)單位的內(nèi)部建設(shè)和檔案管理。各單位采取檔案數(shù)字化建設(shè)，是各個(gè)部門在信息競爭領(lǐng)域發(fā)揮優(yōu)勢的有效手段。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 檔案信息安全保障原則

我國現(xiàn)今事業(yè)單位為了保證內(nèi)部檔案信息不被泄露大部分采用內(nèi)網(wǎng)形式進(jìn)行管理，內(nèi)網(wǎng)檔案系統(tǒng)的封閉性特質(zhì)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息安全帶來一定的保障，并擁有從早期開始便具有無線網(wǎng)卡物理地址過濾、服務(wù)區(qū)標(biāo)識符匹配與有限等效保密等優(yōu)點(diǎn)。隨著研究發(fā)展，現(xiàn)今的內(nèi)網(wǎng)安全性能得到提升，使得其在面對未經(jīng)授權(quán)用戶訪問、接入與攻擊等情況下，進(jìn)行先進(jìn)的身份認(rèn)證措施環(huán)節(jié)。

1.2 檔案文檔一體化原則

我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，大部分事業(yè)單位對于內(nèi)部控制的認(rèn)知是由一個(gè)完全的、整合的設(shè)計(jì)進(jìn)行統(tǒng)籌一體化，因此大部分內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)在思路上更加傾向于采用附加模式系統(tǒng)。由于事業(yè)單位主系統(tǒng)文檔數(shù)字化相對內(nèi)部檔案信息化建設(shè)更快更先進(jìn)，使得事業(yè)單位在研究附加模式系統(tǒng)的方向上受到了影響，也因此產(chǎn)生了檔案文檔一體化。

1.3 電子文檔與紙質(zhì)文檔并存原則

在傳統(tǒng)檔案交接工作中，無論何種單位的工作人員都是采用人工操作進(jìn)行檔案登記。隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，大部分傳統(tǒng)的行政工作人員舍棄了以往的手工檔案登記，轉(zhuǎn)而將其分類為數(shù)字化檔案的OA系統(tǒng)收發(fā)模式，單位為了把控紙質(zhì)文檔的原始性質(zhì)與電子文檔的便攜性，也因此在檔案數(shù)字化過程中確立了電子文檔與紙質(zhì)文檔的并存原則。

2 我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案研究成果

2.1 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享

信息化時(shí)代使得檔案工作的信息傳輸速度得到顯著的提升。通過檔案數(shù)字化建設(shè)成果的OA系統(tǒng)收發(fā)模式，事業(yè)單位可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理模式：采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對人員相關(guān)信息的變化實(shí)時(shí)追蹤記錄，事業(yè)單位相對地做出工作安排與業(yè)務(wù)調(diào)整，檔案相關(guān)人員接到通知后在線執(zhí)行檔案記錄。通過檔案數(shù)字化建設(shè)后的效率成果，我國事業(yè)單位在真正意義上實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部信息資源共享。

2.2 數(shù)字化檔案建庫標(biāo)準(zhǔn)

從數(shù)字化檔案的兼容性方面來說，事業(yè)單位系統(tǒng)信息化的建設(shè)不斷更新，使得事業(yè)單位檔案系統(tǒng)在更新信息化建設(shè)路程受到了一定的影響。現(xiàn)如今正好是我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵期，因此隨之而來的檔案數(shù)字化發(fā)展也面臨著新的挑戰(zhàn)，包括系統(tǒng)模板、后臺權(quán)限、建設(shè)總綱三個(gè)方面，因而有些事業(yè)單位如果想完善現(xiàn)今存在的數(shù)字化檔案兼容性問題，可以參考我國先進(jìn)單位針對性地將系統(tǒng)模板進(jìn)行升級，并控制后臺權(quán)限，建立事業(yè)單位信息化與實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案兼容性的同步規(guī)劃。同時(shí)，當(dāng)所在單位效仿先進(jìn)單位進(jìn)行數(shù)字化檔案兼容性的同步規(guī)劃時(shí)，必須考量自身所在單位數(shù)字化檔案的建庫標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范建庫時(shí)，必須保證其檔案數(shù)字化入庫時(shí)的真實(shí)性、有效性、完整性。

2.3 系統(tǒng)管理服務(wù)平臺

在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后，我國事業(yè)單位行政部門通過系統(tǒng)管理服務(wù)平臺使得工作執(zhí)行的效率與質(zhì)量明顯得到提升。檔案數(shù)字化將事業(yè)單位行政部門對內(nèi)部信息調(diào)查模式與整理歸納兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了成本縮減：采用無紙化管理模式，大幅度降低調(diào)查信息成本投入，同時(shí)通過電子檔案的交接傳輸不僅減少了印刷成本，還提高了事業(yè)單位人員調(diào)動的效率;而以往的人工操作進(jìn)行的整理歸納交由計(jì)算機(jī)完成，不僅降低人力資源成本，還大幅度提高了檔案信息反饋精確度與工作效率。

3 做好檔案信息資源的服務(wù)工作

變被動為主動，進(jìn)行擴(kuò)大服務(wù)，主動提供檔案信息，檔案信息資源能否發(fā)揮作用。過去我們檔案部門在這方面做了大量的工作，如接待閱覽、編印檔案史料、咨詢解答、開辦展覽等，但是都由于檔案編目索引工作做得不深不全，對館藏不清，對檔案的熟悉程度不同，開放與內(nèi)控的檔案沒有清楚分開，檢索工具不全，以及檔案的現(xiàn)代化管理水平較低，因而檔案信息的開發(fā)和利用工作還很不夠，所以在信息資源開發(fā)和利用上還有許多工作要做。要在傳統(tǒng)的利用工作基礎(chǔ)上，做到如下幾點(diǎn)：一是要改革傳統(tǒng)的檢索手段，加速檔案信息高速公路建設(shè)，以自動查索取代手工檢索。二是在征集、接收過程中應(yīng)逐步樹立珍品意識，系統(tǒng)、全面意識，面向大眾，服務(wù)層面應(yīng)更具開放性和廣泛性。三是改革重編輕研的價(jià)值取向，提高館藏開發(fā)研究能力，向社會提供直接利用、可讀性較強(qiáng)的精品加工產(chǎn)品，以二次、三次文獻(xiàn)替代文件匯編。四是大力開展咨詢服務(wù)、專題服務(wù)、跟蹤服務(wù)。五是大力開發(fā)專門檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)。祥云縣檔案局近幾年的接待利用者中，大部分是來查閱土地證及婚姻登記證的，手工檢索一是太慢，二是由于檔案紙張寬大，復(fù)印不方便。開發(fā)出祥云縣土地證存根管理查閱系統(tǒng)，解決了查閱土地證老大難問題，利用者只要說出村名和姓名，只需二分鐘就能找到所查土地證，并通過打印機(jī)打印出來。六是做好檔案利用工作信息反饋的收集和綜合分析工作，預(yù)測和掌握社會各方面對檔案需求動態(tài)，做到知己知彼，更好地開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)準(zhǔn)確、完整地提供利用，才能最大限度發(fā)揮作用。

4 結(jié)束語

隨著我國信息化時(shí)代的到來，我國企事業(yè)單位檔案事業(yè)想要實(shí)現(xiàn)國際化接軌環(huán)境下的穩(wěn)健發(fā)展，必須采用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對現(xiàn)有的文檔管理環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)工作，以適應(yīng)未來企事業(yè)單位發(fā)展的需求。信息化建設(shè)不僅為我國檔案數(shù)字化提供了基礎(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了存檔入檔的高效率與高質(zhì)量。根據(jù)目前檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，事業(yè)單位針對性地做出完善工作，以內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為主的系統(tǒng)管理服務(wù)平臺作為事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)備，使其實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代先進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略，從而維護(hù)社會穩(wěn)定、提高我國市場經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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