基于信息時代如何做好檔案管理工作研究

劉志龍

摘 要：伴隨著時代和社會的發(fā)展，信息技術(shù)也取得了長足的進(jìn)步，在信息技術(shù)時代背景下，國家對我們的檔案管理工作也提出了越來越高的要求。檔案管理作為一項政策性以及保密性都較高的工作，對于基礎(chǔ)建設(shè)以及相關(guān)活動都有著不容忽視的重要作用。本文將對信息時代檔案管理保密性進(jìn)行研究，并對存在著的問題進(jìn)行分析，期望能夠?qū)υ擃I(lǐng)域提供一些有效的幫助。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;保密性研究

檔案管理是一項重要的工作，無論是對于實際工作情況進(jìn)行調(diào)查分析，或是對單位或個人進(jìn)行相應(yīng)的評估，檔案管理都發(fā)揮著不可忽視的作用。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理在各行各業(yè)當(dāng)中都進(jìn)行了有效的應(yīng)用，在開展檔案管理工作的過程中，傳統(tǒng)的信息收集、儲存以及管理方式也發(fā)生了一定的變革，利用信息技術(shù)開展檔案管理工作的流程以及技術(shù)也變得越發(fā)成熟，但是在為我們帶來多方面優(yōu)勢的同時，對檔案管理的保密性也提出了一定的挑戰(zhàn)，這需要我們找出合適的方法，將存在著的實際問題進(jìn)行有效解決，本文根據(jù)九年來的實際工作經(jīng)驗，對此提出自己的分析和建議。

1 信息時代檔案管理工作中存在的問題

1.1 信息檔案管理意識淡薄

檔案管理保密意識淡薄是阻礙著我們進(jìn)行工作的主要因素，在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，部分單位或人員往往對工作內(nèi)容的認(rèn)識不到位。相關(guān)的管理人員對檔案管理工作的重要性及影響還不夠清楚，只要他們在檔案管理的過程中，能夠?qū)n案進(jìn)行儲存，并且保障檔案不丟失不損壞即可，沒有相關(guān)的專業(yè)與保密意識。在檔案管理過程中，相關(guān)工作人員對檔案信息的收集、儲存和管理并沒有足夠的專業(yè)知識，大多數(shù)檔案管理工作人員并沒有接受過專業(yè)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，甚至有些檔案管理人員是其他部門臨時抽調(diào)來擔(dān)任，自身的工作能力和水平也就會有一定的缺失。

1.2 檔案系統(tǒng)不完善

在整體檔案管理過程中，相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)也不是很完善，單位或部門對于相關(guān)的工作內(nèi)容沒有給予足夠的重視。在進(jìn)行信息檔案錄入的過程中，系統(tǒng)的相關(guān)功能并不是很完善，這對我們的工作質(zhì)量和效率都有一定的不良影響。不同單位所使用的檔案管理形式以及系統(tǒng)都有所差別，甚至同一單位的不同部門之間也有著一定的差異性，導(dǎo)致在工作過程中，相關(guān)的檔案信息無法做到共享和聯(lián)通，對于信息技術(shù)的應(yīng)用也有著一定的制約。

1.3 檔案錄入問題

在當(dāng)前的檔案管理工作過程當(dāng)中，有很多的單位對信息技術(shù)的應(yīng)用還并不是很到位，很大一部分檔案信息的記錄還是以紙質(zhì)文件為主，這為我們的信息檔案錄入工作造成了很大的困擾。在實際錄入的過程中，需要人工進(jìn)行操作，將紙質(zhì)檔案上的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，在這個過程當(dāng)中，由于工作量十分的巨大，就無可避免的會出現(xiàn)一些細(xì)節(jié)上的差錯。在一些相關(guān)的單位當(dāng)中，會采用掃描的形式，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，但是這需要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行實際操作，在操作的過程中，任何一點細(xì)微的懈怠都會造成無法挽回的后果。

2 信息時代檔案管理的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，我們所采取的技術(shù)往往具有一定的風(fēng)險，相關(guān)的資料內(nèi)容也更加的容易老化、破損。而在信息時代背景下，為檔案管理工作帶來了一定的優(yōu)勢。在實際的應(yīng)用過程中，信息檔案是以計算機技術(shù)為載體，將相關(guān)的檔案、資料進(jìn)行收集、儲存和管理，并且可通過分類設(shè)置密碼來提升保密性。相關(guān)的工作人員可以借助計算機技術(shù)帶來的巨大優(yōu)勢，來減輕我們的實際工作量，使得工作的效率能夠大大提升。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程當(dāng)中，相關(guān)的資料往往會出現(xiàn)缺失以及出錯等相關(guān)的問題，在使用的過程中查找也較為困難，利用計算機技術(shù)，我們能夠提升信息檔案的精確程度，并且通過目錄的制作來更好的找出相應(yīng)信息檔案內(nèi)容，發(fā)揮出時效價值。檔案管理在基礎(chǔ)建設(shè)以及相關(guān)活動的過程中都占據(jù)著十分重要的地位，利用信息時代為我們帶來的巨大優(yōu)勢，能夠使我們的工作效率大大的提升，對于信息檔案的保密性也能夠有所提升，保障相關(guān)工作與活動能夠有序進(jìn)行下去。

3 信息時代檔案管理保密性的具體特征

在信息時代的背景下，我們的檔案管理工作方式以及內(nèi)容都需要進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。在基礎(chǔ)建設(shè)以及相關(guān)活動中，檔案管理都發(fā)揮著十分重要的作用，作為信息的主要來源，也是需要著重保密的特殊機構(gòu)，在工作進(jìn)行中應(yīng)當(dāng)保持著高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求，對于檔案管理工作要做到嚴(yán)格的保密，來提供更加可靠的信息內(nèi)容，助推檔案管理工作有序進(jìn)行。在實際的檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)注重發(fā)揮出信息技術(shù)的重要作用，具體具有以下幾個部分的具體特征。首先，伴隨著時代和社會的發(fā)展，社會形勢也變得更加復(fù)雜，任何微小的失誤都會造成無法挽回的后果（比如：希拉里郵件門），所以在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，我們需要做好保密工作，防止單位、個人的背景資料或核心資料出現(xiàn)泄漏，取得一定的競爭優(yōu)勢。其次，在信息技術(shù)的時代背景下，檔案管理方式也由原來的手工操作形式進(jìn)行了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，我們在實際工作的過程中，應(yīng)當(dāng)注重將核心資料以及相關(guān)檔案進(jìn)行合理轉(zhuǎn)移，并且做好存檔和保管工作，提升檔案管理的保密性。

4 信息時代檔案管理的具體措施

4.1 規(guī)范檔案管理制度

完善的檔案管理制度是我們能夠高效開展工作的基礎(chǔ)，在進(jìn)行實際的檔案管理工作過程中，我們應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)的原則，結(jié)合單位實際的工作情況，建構(gòu)一個完善的檔案管理制度體系。在進(jìn)行實際工作的過程中，要將電子檔案的管理細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，相關(guān)工作人員都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵守，管理細(xì)則一切工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際規(guī)則來進(jìn)行展開。工作人員在實際的工作過程中應(yīng)當(dāng)提升自身的工作意識和專業(yè)能力，對檔案管理承擔(dān)起一定的責(zé)任，對相關(guān)的電子檔案分類進(jìn)行集中的管理和儲存，并且嚴(yán)格按照實際情況進(jìn)行保密，防止信息檔案的外泄，為今后更好的利用保駕護(hù)航。

4.2 加強檔案管理人員意識能力

檔案工作人員是檔案管理工作過程中的執(zhí)行者，是決定著單位檔案管理質(zhì)量的重要因素，我們在實際的工作過程中，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)工作人員的意識和能力有一定的要求。在工作當(dāng)中單位或部門要注重提升檔案員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，并且秉持著一定的工作操守和原則，對檔案管理的各個工作步驟進(jìn)行了解，并且嚴(yán)格的進(jìn)行相關(guān)操作，掌握更加先進(jìn)的信息檔案管理方法，學(xué)習(xí)一些相關(guān)的工作經(jīng)驗，以此來提升個人的工作質(zhì)量和效率，按照實際要求來進(jìn)行相關(guān)的工作。在檔案管理工作當(dāng)中，選擇熱愛保密工作并具有較強責(zé)任人的人員來操作，幫助單位維持穩(wěn)定的工作發(fā)展。

4.3 加強檔案管理人員保密意識和技術(shù)

保密是在進(jìn)行信息檔案管理過程中的主要內(nèi)容，相關(guān)的單位要對相關(guān)的工作人員進(jìn)行專業(yè)的保密培訓(xùn)，提升他們的保密意識以及相關(guān)技術(shù)能力，在檔案管理過程中，對于相關(guān)信息檔案要積極的進(jìn)行檢查和儲存，并且對信息檔案設(shè)定一定的密碼，及時的做好殺毒工作，防止信息檔案出現(xiàn)泄漏。對于檔案管理中出現(xiàn)的一些相關(guān)問題，我們應(yīng)當(dāng)積極選擇合適的方法，將這些問題進(jìn)行解決，提升信息檔案的保密性。

5 結(jié)語

檔案管理工作在社會活動過程中有著不可忽視的重要意義，在當(dāng)前的檔案管理工作過程中，還存在著信息檔案管理意識淡薄、檔案系統(tǒng)不完善以及檔案錄入等方面問題，這需要我們發(fā)揮出信息時代帶來的優(yōu)勢，通過規(guī)范檔案管理制度、加強檔案管理人員意識能力以及保密意識和技術(shù)的方式，來發(fā)揮出檔案管理的重要作用，為相關(guān)的建設(shè)和活動提供支撐。

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