新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)探析(1)

畢麗娟

摘 要：當(dāng)前經(jīng)濟(jì)、科技的發(fā)展步伐日益加快，公路檔案管理創(chuàng)新尤為關(guān)鍵。在信息化背景下，需進(jìn)一步加快我國(guó)公路檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高公路檔案管理的質(zhì)量和效率?；诖耍疚闹饕獙?duì)新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)行了綜合的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：公路檔案;信息化;建設(shè)

隨著我國(guó)公路建設(shè)規(guī)模的持續(xù)增大，完善公路檔案管體系對(duì)公路建設(shè)和提高管理的質(zhì)量尤為重要。而加強(qiáng)檔案信息化管控具有重要的意義。

1 公路檔案工作信息化建設(shè)重要性

1）強(qiáng)化管理流程體系的規(guī)范性。在以往檔案管理工作中，會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，且因?yàn)槿藶橐蛩厮斐傻臋n案管理問(wèn)題也時(shí)有出現(xiàn)，給檔案管理工作提升帶來(lái)了阻礙。而通過(guò)電子信息化管理，可以有效簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，促進(jìn)管理效率提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效規(guī)范，降低了人為因素的影響。

2）為決策者提供可靠信息。通過(guò)分析檔案能夠更好地掌握企業(yè)或者單位在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展以及人力資源配置情況。通過(guò)電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質(zhì)量得到進(jìn)一步保證，確保檔案資料的全面和真實(shí)，這樣就可以在企業(yè)制定決策或者預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)時(shí)有所依據(jù)和有所參考，為企業(yè)正確決策提供有力支持。

3）實(shí)現(xiàn)人與溝通交流。公路建設(shè)中新技術(shù)、新工藝的推廣應(yīng)用以及技術(shù)的更新?lián)Q代等都需要圍繞建設(shè)施工技術(shù)進(jìn)行交流、溝通，適當(dāng)?shù)目茖W(xué)交流，能總結(jié)和吸收先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在公路建設(shè)的各個(gè)方面進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)一步提高公路建設(shè)水平。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境中，只有進(jìn)行不斷的交流、溝通，才能充分發(fā)揮檔案文件的應(yīng)用價(jià)值，將靜態(tài)文件轉(zhuǎn)化為公路建設(shè)資源，為科研技術(shù)的應(yīng)用和改進(jìn)提供檔案支撐。

2 公路檔案工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化已是大勢(shì)所趨，是發(fā)展的必然。但很多高速公路部門(mén)在這方面做得還很不夠。由于投入不夠，缺乏必要的信息化設(shè)施設(shè)備，一部分檔案室配置的是一間房子、一臺(tái)電腦、幾個(gè)柜子，還采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化建設(shè)根本無(wú)法開(kāi)展。也有部分單位即使開(kāi)展了檔案管理信息化建設(shè)，但是僅僅局限于買(mǎi)了幾件先進(jìn)設(shè)備，并沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，這勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)的效率和水平。在信息化大潮面前，任何人任何工作都不能置身事外，只能順應(yīng)大勢(shì)，順勢(shì)而為，大力推進(jìn)信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的要求，高速公路部門(mén)要積極采用先進(jìn)技術(shù)，開(kāi)展好檔案管理信息化建設(shè)。一方面以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，建立高速公路檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使利用者對(duì)室藏檔案有一個(gè)更為全面的了解，另一方面借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)高速公路檔案信息資源共享，不斷擴(kuò)大共享范圍，使更多的利用者能夠查到所需的檔案。

3 新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)

1）建立信息化、數(shù)字化管理平臺(tái)。要想快速、高效地發(fā)展公路檔案管理事業(yè)，就必須依托現(xiàn)有的科技水平，構(gòu)建信息化數(shù)字檔案管理平臺(tái)。在數(shù)字化平臺(tái)上，可以實(shí)現(xiàn)公路信息的信息互補(bǔ)，還能利用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)程操作和實(shí)時(shí)監(jiān)控，這樣將有效加強(qiáng)我國(guó)公路檔案管理信息的安全性以及大大提高公路檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2）加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。電子檔案的使用和管理建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)快速發(fā)展基礎(chǔ)之上，因此其也存在著黑客入侵、代碼漏洞等一系列的計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)。因此公路科研人員要想做好安全的防范措施，就必須要在計(jì)算機(jī)技術(shù)手段和制度管理方面下工夫，做好系統(tǒng)的檢查與維護(hù)，及時(shí)規(guī)避會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的風(fēng)險(xiǎn)。最后，公路科研管理人員應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)的公開(kāi)范圍，嚴(yán)格控制其他操作人員的管理權(quán)限，在對(duì)關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行保密的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)墓_(kāi)一些可見(jiàn)內(nèi)容，防止重要的人事信息數(shù)據(jù)被盜取現(xiàn)象的出現(xiàn)。在這個(gè)過(guò)程之中，對(duì)于一些較為特殊的，例如人事調(diào)查、舉報(bào)材料等，應(yīng)該設(shè)定更嚴(yán)格的訪問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)，從而保障相關(guān)人員的個(gè)人隱私。對(duì)于人事檔案而言，檢索方式智能化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，能夠幫助管理人員搭建一個(gè)安全便捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起一個(gè)規(guī)范化、共享化、標(biāo)準(zhǔn)化的人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的檔案處理方式，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)公路辦公系統(tǒng)與人事信息之間的數(shù)據(jù)交換，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享功能。

3）加強(qiáng)電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)。電子文件受自身載體性質(zhì)的影響，容易出現(xiàn)損壞問(wèn)題。將電子文件輸入計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)前，都會(huì)按照相應(yīng)的要求轉(zhuǎn)換文件，保證格式的統(tǒng)一性，這就給數(shù)字的利用和保存提供了便利。然后對(duì)那些沒(méi)有被要求輸入計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中的電子文件，需要從中選擇有價(jià)值的電子文檔，并對(duì)其進(jìn)行整理和編輯目錄，然后借助網(wǎng)絡(luò)將其傳輸給檔案管理部門(mén)，并在信息管理網(wǎng)中設(shè)置專(zhuān)門(mén)用于歸檔的網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)線，以此來(lái)構(gòu)建用于歸檔的專(zhuān)用系統(tǒng)。所有電子文件都可以借助該系統(tǒng)進(jìn)行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門(mén)的工作。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要與其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一歸檔文件的格式和要求，制定相應(yīng)的規(guī)范和要求，在歸檔過(guò)程中，為了更好地保證數(shù)據(jù)真實(shí)有效，相關(guān)文件必須由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行傳輸，檔案部門(mén)不能自行下載。此外，檔案部門(mén)在完成電子文件的接收后，必須存入光盤(pán)或者其他穩(wěn)定儲(chǔ)存載體中。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門(mén)的責(zé)任，同時(shí)與其他相關(guān)部門(mén)都有密切的聯(lián)系，所以在當(dāng)下需要協(xié)調(diào)好檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)管理部門(mén)和文件提供部門(mén)之間的關(guān)系，保證三者的有效協(xié)作。

4）建立健全公路檔案管理信息化建設(shè)體系。建立完善、科學(xué)的管理制度和管理體系，不僅能夠確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，還直接關(guān)系到檔案管理工作能否順利進(jìn)行。建立完善的管理制度和管理體系有助于管理工作開(kāi)展得更加精確和嚴(yán)謹(jǐn)。但隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能適用于當(dāng)今社會(huì)的需求，因此建立健全公路檔案管理信息化建設(shè)體系，有助于公路檔案管理工作在實(shí)際中得到更好地發(fā)展。包括檔案收集和立卷歸檔、安全保管、信息化、利用等相關(guān)的規(guī)章制度，明確提出各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的具體要求，實(shí)行嚴(yán)格的制度約束機(jī)制，以便為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供遵循，使具體工作有規(guī)可循、有制度可依，確保工作落到實(shí)處、取得實(shí)效。公路檔案的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)融入到公路工程的信息化管理中，結(jié)合公路建設(shè)中的各項(xiàng)工藝特點(diǎn)，建立專(zhuān)門(mén)的公路檔案存儲(chǔ)平臺(tái)或集成化檔案數(shù)據(jù)處理中心，確保公路建設(shè)中的專(zhuān)業(yè)性、安全性和可控性，將設(shè)計(jì)方、施工方、檢驗(yàn)方等相關(guān)人員所掌握和負(fù)責(zé)的數(shù)據(jù)信息都融匯到一個(gè)數(shù)據(jù)處理中心中，構(gòu)成成套的、成體系的公路檔案，減少檔案編制時(shí)間，提高各組織的溝通交流效率?？傊?，公路建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，其檔案管理難度較大，因此加強(qiáng)信息管理能夠更好的提升公路檔案管理整體質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代下的公路檔案管理工作中要不斷強(qiáng)化自身的管理能力和提高信息化建設(shè)水平，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作達(dá)到提升資源利用率的目的。同時(shí)，依托現(xiàn)有的基礎(chǔ)力量打造全新的公路檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，有效地實(shí)現(xiàn)公路檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與資源共享。完善現(xiàn)有的法規(guī)制度，提升公路檔案管理本身的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，推動(dòng)我國(guó)公路檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為公路檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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