大數(shù)據(jù)背景下行政單位電子檔案信息化管理探討

摘 要：隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展，人們邁入了信息時代，信息化水平得到了空前的提升，大數(shù)據(jù)在信息時代則扮演十分重要的角色，它能夠?qū)κ挛镞M行信息統(tǒng)計，更重要的是以電子版的形式對信息資料可以進行長期的儲存，所以也被廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)中。本文通過探討行政單位電子檔案信息化，結(jié)合時代背景分析其中存在的問題，其出相應(yīng)的對策，為檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案;信息化;管理

大數(shù)據(jù)時代的到來，可以使人們更加輕易地獲取信息，降低了信息獲取費用，與此同時，電子檔案的安全管理也顯得十分重要。本人于2000年開始從事檔案管理工作，從事行政管理工作至今見證了大數(shù)據(jù)在電子檔案上一步步的發(fā)展，在2012年時，紙質(zhì)檔案和電子檔案進行同步歸檔，到如今的檔案數(shù)字化、信息化時代，在工作中出現(xiàn)不少問題，比如大家對電子檔案管理意識都比較薄弱，管理上比較繁雜，針對這些問題進行分析，總結(jié)出解決方案，進一步完善行政單位檔案管理信息化建設(shè)。

1 大數(shù)據(jù)下行政單位實施電子檔案信息化管理的背景

本單位作為國家和政府的行政機構(gòu)，在行政過程中，會有大量的文件資料產(chǎn)生，做好檔案規(guī)劃有著很大的意義。為了更好的管理單位各類檔案，大數(shù)據(jù)能夠有效地對接和支撐電子檔案信息化建設(shè)，迎合了需求，為早日實現(xiàn)信息化管理確定基礎(chǔ)。電子檔案資料涵蓋諸多方面，以許多形式進行檔案存儲，比如有文件資料照片，實物，聲像，這些都可作為信息化資料檔案，需要移交給局綜合檔案室統(tǒng)一實行檔案整理歸檔。形式的多樣化也使得行政單位在整理檔案過程中有著許多的問題，整合速度相對而言比較緩慢，也對行政單位的硬件和軟件系統(tǒng)提出了挑戰(zhàn)。雖然在發(fā)展過程中受限于多種因素，但檔案信息化管理仍是主要發(fā)展方向，采用該種模式，對其進行優(yōu)化后能夠大大提高檔案綜合管理能力、檔案整理歸檔質(zhì)量和更為便利地提供借閱查閱服務(wù)。

2 電子檔案信息化管理中存在的問題

2.1 相關(guān)人員對于檔案管理工作意識薄弱

檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容，由于隨著時間的推進，需要對單位不斷的進行檔案規(guī)劃，所以是一項長期且需要持續(xù)投入的工作，而許多管理層人員并不重視這一工作，對檔案管理的認識不足，所以覺得檔案管理工作毫無技術(shù)，不值得花人力和大量的時間去進行投入。檔案管理工作意識薄弱也體現(xiàn)在單位對檔案管理人員沒有培訓(xùn)，要求降低。檔案管理者在日常管理時也沒有主動的意識，導(dǎo)致大量的檔案資料進行了累積，回頭再進行規(guī)劃就發(fā)現(xiàn)工作量巨大，而且資料的時效性也受到了現(xiàn)實因素的影響，大數(shù)據(jù)時代，使得電子檔案信息化十分便捷，但是也要科學(xué)地進行統(tǒng)籌和持續(xù)的投入，這就需要相關(guān)人員加強檔案管理工作管理意識。

2.2 宏觀上沒有對電子檔案管理進行指導(dǎo)和規(guī)劃

行政單位作為國企單位在體制內(nèi)一般很少出現(xiàn)下崗和失業(yè)問題，所以受到的競爭壓力并不是很大，這也就造成了行政單位獎懲制度不完善，行政單位人員思想松散，在電子檔案信息化管理時，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃能力，管理人員沒有業(yè)績壓力從而不用心投入工作，管理層的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識也比較差，他們對于大數(shù)據(jù)帶來的新理念，并不愿意及時學(xué)習(xí)，對檔案管理工作又比較輕視，因此，在選聘人才時，也沒有根據(jù)相關(guān)專業(yè)對人才進行選拔，缺乏指導(dǎo)和規(guī)劃的電子檔案管理工作，許多領(lǐng)導(dǎo)由于對電子檔案管理工作不重視，在上級需要原儲備資料時，由于沒有科學(xué)規(guī)劃的電子檔案，導(dǎo)致查找起來比較困難，這樣不僅效率上比較低，電子檔案的質(zhì)量也不能夠得到有效的保障。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

高素質(zhì)的管理人才的引入，才能夠為電子檔案信息化管理工作更好的服務(wù)，信息化管理系統(tǒng)的良好運行，需要管理人員具備較扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，還要有大量豐富的實踐經(jīng)驗，但是從現(xiàn)階段調(diào)查的人員比例來看，從事檔案管理工作人員多是即將退休的人員，年齡結(jié)構(gòu)上偏向老齡化，對于計算機的使用仍然不夠熟悉，對于檔案信息的錄入，也只能進行簡單的分類保存，并不能夠完全勝任檔案管理工作崗位，在現(xiàn)如今信息化迅速發(fā)展，對人員綜合能力也就要求越來越高，電子檔案管理工作需要具備較好的計算機技術(shù)，各方面管理能力要求也就更加高，所以要加強答案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.4 檔案收集困難導(dǎo)致信息庫不完整

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化需要收集各類資料，然而，單位內(nèi)其他人員如果對資料保存意識比較薄弱的，就會因為保存不得當(dāng)或者未保存有很多的資料發(fā)生遺失，使檔案信息庫變得不完整。隨著時代的進步，對于檔案管理工作也提出了更高的要求，對于檔案信息庫不僅在錄入上要嚴格抓起，還要對檔案后期的管理工作進一步重視。由于人為操作，對電子檔案錯誤錄入，丟失錄入，檔案前期后期管理工作上的疏忽的情況都會導(dǎo)致檔案信息庫不完整。

3 促進行政單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 開展檔案管理工作用文化知識科學(xué)的進行布置

為進一步提高行政單位的檔案管理水平，需要綜合運用多種知識對檔案進行管理，由于大數(shù)據(jù)在不斷的更新發(fā)展，新的知識也就隨之產(chǎn)生，為了確保檔案的完整性，行政單位需要對檔案管理人員進行不斷的培訓(xùn)，要求他們學(xué)習(xí)關(guān)于大數(shù)據(jù)的科學(xué)文化知識，檔案管理工作才能夠科學(xué)有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。運用文化知識建設(shè)電子檔案是一條有效的途徑，也需要進一步健全完善體系和制度，吸收和借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的工作經(jīng)驗和典型例子，進一步有效優(yōu)化電子檔案信息化建設(shè)體系。

3.2 建設(shè)培養(yǎng)一批優(yōu)秀的人才隊伍

為了能夠讓電子檔案信息化得到新鮮的血液，就要對檔案管理人員的結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，不能總是任用即將退休的老干部，也要利用自身優(yōu)勢吸納到更多的年輕人來從事這項工作。其次，還要對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行培訓(xùn)，由于大數(shù)據(jù)需要管理人員具備一定的計算機技術(shù)，對互聯(lián)網(wǎng)一有一定的認識，為防止數(shù)據(jù)泄露造成檔案信息管理安全收到威脅，如果這就需要管理檔案的人員，有良好的信息安全意識，為了能夠更好的適應(yīng)檔案管理工作崗位，行政單位也要加強檔案管理工作方面知識的宣傳。只有加速人才的培養(yǎng)和引進，才能夠使檔案管理工作正常的開展和進行，一批優(yōu)秀的人才隊伍也是檔案管理工作的重要保障。

3.3 強化檔案管理者的信息化意識

行政單位電子檔案管理過程中時常會因為人為因素導(dǎo)致工作不能有效推進，所以需要強調(diào)人對于檔案工作管理的重視，要求行政單位的人員對文件進行保存，如果發(fā)生了丟失，應(yīng)當(dāng)問責(zé)，這樣才會確保檔案信息由保真性，全面性。檔案信息在大數(shù)據(jù)背景下，內(nèi)容十分的繁雜，檔案管理者需要有信息化意識，更要有信息化手段對其進行處理，通過對檔案進行不同的分類，在查找時也會比較容易查找，也能夠有效節(jié)省資源浪費，使管理效率大大提升，所以要進一步強化行政單位人員的信息化意識。

4 結(jié)束語

通過上文，我們可以看到檔案管理信息化建設(shè)過程中存在著的問題，有人為導(dǎo)致的，也有行政單位自身的管理紕漏，體系不健全的問題，雖然存在著許多弊端，但是在大數(shù)據(jù)時代的背景下，通過電子檔案信息化管理仍然是行政單位的首選，因為以電子化的形式，可以對文件更流暢的流轉(zhuǎn)，能夠有效的解決一系列問題，本文提出的有關(guān)建議，希望能夠為行政單位進一步發(fā)展提供幫助。

參考文獻

[1]劉明陽.大數(shù)據(jù)時代背景下行政單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[2]呂焱.大數(shù)據(jù)背景下行政單位電子檔案信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：49.

[3]李霞.大數(shù)據(jù)背景下行政單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.

作者簡介

羅小玲（1981-），女，漢族，廣東東莞，本科，東莞市厚街中學(xué)，研究方向：行政管理專業(yè)。