城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略研究

方虹錦

摘 要：信息化時代背景下，城建檔案工作發(fā)生翻天覆地的變化，尤其是在電子檔案管理模式下，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的查詢不便、信息更新不及時等問題，但是在真實性、可靠性方面，紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢更加突出。為進(jìn)一步提高城建檔案管理效率和質(zhì)量，就需要采用有效措施推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，使之更好服務(wù)于各項城建工作開展?；诖?，對城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理措施進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：城建檔案;紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理;策略;研究

隨著城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)工作不斷推進(jìn)，城建檔案管理也要緊跟時代發(fā)展步伐，對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以應(yīng)用，使電子檔案成為紙質(zhì)檔案的重要補(bǔ)充，在充分發(fā)揮各自優(yōu)勢的同時，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案更深層次融合，并推彼此完善和發(fā)展，使之成為一個有機(jī)的整體，并為城市規(guī)劃和建設(shè)提供重要數(shù)據(jù)支撐[1]。本文聯(lián)系城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理必要性，分別闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢，并提出幾點極具針對性的并行管理策略，以供參考。

1 城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理必要性

信息技術(shù)不斷發(fā)展下，城建檔案管理工作出現(xiàn)新的變化，在進(jìn)行資料收集、整理和管理時，主要依靠電子檔案實現(xiàn)，不僅提高了檔案管理工作效率，還推進(jìn)了檔案管理信息化、規(guī)范化進(jìn)程。與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢更加突出，但是通過紙質(zhì)檔案可以真實反應(yīng)實際歷史情況，并且對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行深入分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者之間存在十分緊密聯(lián)系，若是將兩者有效結(jié)合起來，對其實施并行管理，不僅可以有效滿足城建檔案管理現(xiàn)實需要，還能夠?qū)崿F(xiàn)不同檔案管理模式優(yōu)劣勢互補(bǔ)，并為實際城建工作更好服務(wù)[2]。但是從實際情況來看，有著一些工程檔案資料工作人員，沒有充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案、電子檔案管理優(yōu)勢特征，在開展并行管理時也沒有聯(lián)系實際，采取科學(xué)有效措施，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案深度融合，還需要從樹立并行管理思想意識、提高檔案人員專業(yè)業(yè)務(wù)技能、建立健全檔案管理制度等方面著手，以提高城建檔案并行管理水平。

2 城建紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢分析

2.1 紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案在城建檔案管理工作中應(yīng)用時間最為長久，該種管理模式應(yīng)用優(yōu)勢主要表現(xiàn)為：1）資料原始和真實，采用紙質(zhì)檔案對城建信息資料進(jìn)行記錄和保管，一旦形成完整記錄后期進(jìn)行修改比較困難，可以保證原始數(shù)據(jù)內(nèi)容真實性，若是使用電子檔案進(jìn)行資料保管，可以直接通過計算機(jī)對原始信息進(jìn)行變更，在檔案信息資料完整性和安全性方面也無法進(jìn)行可靠保障;2）表現(xiàn)更加直觀，針對不確定的內(nèi)容資料，不會在紙質(zhì)檔案中體現(xiàn)，并且紙質(zhì)檔案信息表達(dá)也更加直觀，閱讀和使用也更加方便;3）更具有權(quán)威性，在開展城建檔案管理工作時，針對紙質(zhì)檔案記錄內(nèi)容需要進(jìn)行承認(rèn)和鑒定，并且在詳細(xì)檢查和驗證以后需要進(jìn)行簽字和蓋章，以保障檔案權(quán)威性，并指導(dǎo)各項城市規(guī)劃和建設(shè)工作順利開展[3]。

2.2 電子檔案

在信息技術(shù)不斷發(fā)展背景下，電子檔案在城建檔案管理工作中得到十分廣泛應(yīng)用，并體現(xiàn)出以下特征：1）檔案載體多樣，城建電子檔案在載體上可以根據(jù)自身需求和實際狀況，對光盤、磁帶等形式進(jìn)行選擇和應(yīng)用，一方面打破了紙質(zhì)檔案單一載體形式，實現(xiàn)了電子檔案載體多樣化;另一方面電子檔案容量比較大，并且檔案體積比較小，進(jìn)行儲存和保管所占用的空間較小，可以妥善解決紙質(zhì)檔案管理空間嚴(yán)重不足問題;2）處理更高效，使用電子檔案對城建資料進(jìn)行保管，在處理上可以通過計算機(jī)快速實現(xiàn)，并且進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，不需要在對檔案進(jìn)行分類和存檔，使城建檔案管理更加科學(xué)和有效，實際工作中需要使用檔案資料，只需要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫搜索就能夠獲得;3）不易被損壞，相較于紙質(zhì)檔案管理易受到溫度、濕度等因素影響，而出現(xiàn)檔案資料被破壞情況，電子檔案可以更好保證資料完整性[3-4]。

3 城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理策略研究

3.1 樹立嶄新檔案管理理念

由于紙質(zhì)檔案管理模式在城建檔案工作中已經(jīng)應(yīng)用十分成熟，相應(yīng)工作人員也已經(jīng)充分掌握紙質(zhì)檔案管理工作內(nèi)容及要求，并能夠結(jié)合實際快速完成檔案資料收集、整理、歸檔等工作。但是對于電子檔案管理模式，受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理影響，對檔案管理工作內(nèi)容及方式掌握不夠牢靠，還需要樹立嶄新的檔案管理理念，并充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢，并在實際工作中掌握正確操作技巧，促使城建檔案管理水平提高。

3.2 健全檔案管理制度

通過對城建檔案管理制度加以完善。可以使管理人員開展工作更加有序和規(guī)范，尤其是電子檔案和紙質(zhì)檔案管理方式具有各自應(yīng)用優(yōu)勢，在實際應(yīng)用時為避免出現(xiàn)沖突情況，就要仰賴較為完善的管理制度，促進(jìn)各管理環(huán)節(jié)進(jìn)行有效調(diào)節(jié)及優(yōu)化，在充分發(fā)揮不同檔案管理模式價值的同時，使兩者獲得融合統(tǒng)一發(fā)展。與此同時，在紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理過程中，計算機(jī)管理作為核心內(nèi)容，在管理機(jī)制上也要有所側(cè)重，而不是沿襲傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，需要緊跟城建檔案管理發(fā)展趨勢，對檔案管理體系進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，通過對基礎(chǔ)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)庫管理、信息存儲等標(biāo)準(zhǔn)制定以后，可以保證城建檔案真實性和完整性，相應(yīng)管理水平也會得到極大提高[4]。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

新時期開展城建檔案管理工作，需要積極汲取以往檔案管理工作經(jīng)驗，并在此基礎(chǔ)上對紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，并結(jié)合實際工作需要，對檔案管理模式及方法進(jìn)行延伸和拓展，使一些管理環(huán)節(jié)可以得到簡化，如：針對檔案整理、歸檔環(huán)節(jié)，可以充分發(fā)揮計算機(jī)、系統(tǒng)軟件等作用，快速實現(xiàn)分檔和文件轉(zhuǎn)移，整個工作效率也會得到提高。與此同時，在檔案管理內(nèi)容方面，雖然電子檔案管理規(guī)律更加突出，但是在并行管理時也要適當(dāng)融合紙質(zhì)檔案，以達(dá)到彌補(bǔ)不足目的，而針對相同內(nèi)容的檔案需要同步進(jìn)行歸檔，既能夠?qū)n案資料進(jìn)行完整保存，還能夠保證檔案資料真實性。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

城建檔案事業(yè)的發(fā)展，需要仰仗在各工程建設(shè)中，所有檔案資料管理人員的默默奉獻(xiàn)，并且管理人員綜合素質(zhì)高低直接決定了并行管理水平。為此，在對城建檔案實施紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理時，也要結(jié)合實際組織管理人員參加教育和培訓(xùn)，一方面可以通過學(xué)習(xí)掌握新的檔案管理理念和方法，并在實際工作中采用現(xiàn)代化手段展開，既滿足了實際檔案管理工作需要，還提高了檔案管理質(zhì)量;另一方面在積極參與培訓(xùn)中掌握更多紙質(zhì)檔案和電子檔案工作技能，并嚴(yán)格遵照管理制度和標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、提供利用等，推進(jìn)城建檔案管理工作有序、高效和高質(zhì)量完成[5]。

4 結(jié)語

本文是基于對城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理策略的研究，新時期下城建檔案管理工作出現(xiàn)新的變化，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有效結(jié)合起來，起到相互彌補(bǔ)和相互促進(jìn)的作用。為達(dá)到這一效果，就需要檔案資料工作人員更新檔案管理意識，并聯(lián)系實際建立檔案管理制度、完善檔案管理模式創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)，提高工作質(zhì)量，使紙質(zhì)檔案和電子檔案和諧統(tǒng)一發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]尹輝.城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理探究[J].青年時代，2019，（26）：251-252.

[2]劉東風(fēng).城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的探索[J].神州，2018，（13）：266.

[3]高珊.城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理初探[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017，（23）：213.

[4]高微，李曉靜.如何加強(qiáng)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理[J].城建檔案，2018，（4）：48-49.

[5]鄭麗娟.基于知識管理背景下構(gòu)建檔案雙軌制管理體系的研究[J].城建檔案，2019，（12）：53-54.