數(shù)字管理，雙重保障

摘 要：圖書館的紙質(zhì)檔案管理工作在新時期面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型成為未來發(fā)展趨勢。對圖書館的紙質(zhì)檔案的管理而言，普遍存在保護難、查找難和共享難的問題，明確數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型價值，提高圖書館檔案資源的利用率顯得至關(guān)重要。通過管理制度、人員素質(zhì)、信息系統(tǒng)以及服務(wù)強化等多途徑，讓圖書館的數(shù)字化管理工作更具體、更全面，達到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的雙重檔案保護目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：圖書館;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理;轉(zhuǎn)型思考

1 引言

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館的檔案管理工作面臨轉(zhuǎn)型，數(shù)字化管理成為主流趨勢。縱觀圖書館紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史，紙質(zhì)檔案發(fā)揮了其自身價值，為社會文明的進步貢獻了重要力量。在今天，為了更好地達到資源的利用目標(biāo)和檔案的存儲要求，數(shù)字化管理顯然成為一項必要選擇，作為一種全新的檔案管理模式，要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相呼應(yīng)，讓檔案的價值進一步的呈現(xiàn)。為此，本次想要通過數(shù)字化管理的方式，帶動圖書館紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，達到雙重保障目標(biāo)。

2 圖書館紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實困境

目前，圖書館的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正如火如荼的進行中，轉(zhuǎn)型的根本一方面是檔案管理工作的創(chuàng)新需求，現(xiàn)代技術(shù)能夠支撐檔案的數(shù)字化管理;另一方面，則是紙質(zhì)檔案自身存在問題。具體表現(xiàn)為保護難、查找難和共享難的情況。紙質(zhì)檔案的存儲和檔案的管理形式，在開展查閱活動和使用的過程中，極容易造成紙質(zhì)檔案的磨損問題，檔案缺頁、損壞的情況時有發(fā)生，導(dǎo)致檔案本身的安全性受到威脅[1]。且在檔案的查找過程中，文獻資料獲取的方式不夠快捷，資源的查找和使用周期長。最為關(guān)鍵的問題是，隨著新時期信息使用需求的提升，圖書館的紙質(zhì)檔案通常面臨著高頻率的使用情況，資源的提供與使用之間存在矛盾，紙質(zhì)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級顯得至關(guān)重要。

3 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型價值

現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的管理已然面臨發(fā)展困境，數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)型成為必然方向。目前，圖書館的數(shù)字化管理在不斷嘗試和探索，各類圖書館都在踐行與落實。結(jié)合現(xiàn)有的研究和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功經(jīng)驗出發(fā)，對其數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的價值具體明確，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1）提高檔案資源利用與開發(fā)效率。圖書館的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在查閱和使用的過程中，需要嚴(yán)格按照序列號進行搜索，查找，閱讀并歸還，整個使用過程所需要的流程較多，耗費大量不必要時間[2]。在這種情況下，檔案管理的時效性不高，檔案資源的使用存在不及時等問題，阻礙了檔案價值的利用與開發(fā)。為了減少問題的出現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理顯得至關(guān)重要。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，數(shù)字化檔案依托的是數(shù)字化信息系統(tǒng)，其中集成了檔案的查找、閱讀等基本功能，對檔案資源利用率的提升有重要意義，檔案資源的開發(fā)效率明顯提升。檔案資源的使用周期被縮短，紙質(zhì)檔案的使用效率全面提升與強化。且在圖書館檔案信息的使用過程中，不受時間、空間和地點上的限制，開放性的圖書館檔案資料的使用，效率更高[3]。

2）實現(xiàn)檔案的保存與歸檔。紙質(zhì)檔案是圖書館信息體系的主要組成部分，紙質(zhì)檔案本身有其自身鮮明的特色與價值，對社會文明的進步有重要意義。對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的保護與歸檔處理，最大限度上的實現(xiàn)了對檔案信息的雙重保護，讓圖書館的館藏能力全面提升。數(shù)字化的管理模式的嘗試，紙質(zhì)檔案的保存與歸檔，都是對傳統(tǒng)檔案的有效保護舉措。從當(dāng)前的圖書館的數(shù)字化管理實踐中，檔案資源的保護，由紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的雙重保障，最大限度上提高了檔案保存的有效性，展現(xiàn)出良好的應(yīng)用效果[4]。

4 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型策略

現(xiàn)代圖書館的長遠發(fā)展，要以新的姿態(tài)應(yīng)對新的管理模式，數(shù)字化管理作為必然選擇，值得探索與嘗試。目前數(shù)字化管理工作已經(jīng)被應(yīng)用到圖書館的檔案管理工作中，取得了良好的應(yīng)用成效，望本次的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型能夠?qū)ΜF(xiàn)代圖書館提供參考與借鑒。

1）建立健全管理制度。圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，建立完善的管理制度顯得至關(guān)重要。圖書館在堅持原有的管理基本框架的基礎(chǔ)之上，也要針對數(shù)字化的管理要求，制定符合數(shù)字化管理要求的管理制度。以管理制度的建立來規(guī)避初期階段因為管理經(jīng)驗不足而容易出現(xiàn)的檔案管理問題。一是針對電子檔案管理的信息形成和存儲介質(zhì)的特殊性，要適當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理方法和管理流程，圍繞數(shù)字化的探索展開管理工作;二是由于紙質(zhì)檔案的長期管理已經(jīng)形成完整的管理框架，需要針對數(shù)字化管理下的電子檔案形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，嚴(yán)格約束電子檔案使用的基本流程規(guī)范，讓數(shù)字化管理的價值得以充分展現(xiàn)[5]。

2）提升管理人員素質(zhì)。受到圖書館傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，檔案管理工作人員依舊是以紙質(zhì)檔案的管理為核心，積累了豐富的工作經(jīng)驗。想要讓這一群體逐步的適應(yīng)數(shù)字化管理方向的轉(zhuǎn)型，還需要做好圖書館內(nèi)部管理工作人員的培養(yǎng)。一方面，從圖書館內(nèi)著手。圖書館本身要發(fā)揮出自身的主體性，為檔案管理工作者提供統(tǒng)一參與培訓(xùn)的機會，讓這一群體熟練地掌握數(shù)字化管理模式，并對電子檔案的錄入、存儲和使用等各環(huán)節(jié)的操作有明確、充分的認識，熟練的使用檔案信息管理系統(tǒng)。思想理念和專項技能的全面轉(zhuǎn)變，才能夠確保圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理發(fā)揮自身價值;另一方面，從圖書館外著手。圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，則是通過向電子檔案的轉(zhuǎn)型提高檔案的使用效率。圖書館要積極從外部引進優(yōu)質(zhì)人才，用以來幫助圖書館的數(shù)字化管理工作得以推進。內(nèi)部強化，外部引進，全面提升圖書館檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)[6]。

3）科學(xué)運用數(shù)字化信息系統(tǒng)。隨著圖書館數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型實踐，數(shù)字化信息系統(tǒng)備受關(guān)注，各圖書館都在結(jié)合自身的實際情況，引進檔案管理系統(tǒng)。具體包括接收、采集系統(tǒng)，用于完成各部門檔案工作的整理和錄入工作，同時兼具紙質(zhì)檔案的電子檔案錄入功能，對于這些信息，都需要通過存儲系統(tǒng)完成保存，形成動態(tài)的電子檔案，方便提取與具體使用。最后通過前端平臺，借助系統(tǒng)完成對檔案相關(guān)資源的開發(fā)和利用?？茖W(xué)的使用數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，是數(shù)字化管理工作開展的基礎(chǔ)構(gòu)成部分，也是達成數(shù)字化管理目標(biāo)的前提條件。數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)要符合圖書館的實際情況，助力現(xiàn)代圖書館的長遠發(fā)展。

4）加強資源共享與個性化服務(wù)。圖書館中檔案資源的使用，在現(xiàn)代圖書館的數(shù)字化管理中要突出共享與個性化的服務(wù)。為此，各圖書館要形成一個圍繞數(shù)字化資源共享與開發(fā)的新格局，打破傳統(tǒng)的封閉局面，形成一體化的管理模式，以共享的方式讓管理過程能夠展現(xiàn)其自身價值，滿足不同查閱者的使用需求，從根本上挖掘圖書館檔案資源的深刻價值。資源共享與個性化服務(wù)的打造，是未來圖書館長遠發(fā)展的根本支撐。

參考文獻

[1]陳靜寧.淺談數(shù)字化技術(shù)在圖書館管理中的應(yīng)用[J].中外企業(yè)家，2020（06）：149.

[2]郭世華.新時代圖書館古籍檔案保護管理研究[J].檔案管理，2020（01）：38-39.

[3]胡紅平.數(shù)字化時代圖書館管理與服務(wù)問題研究[J].現(xiàn)代交際，2019（18）：118-119.

[4]聶峰.現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新思路分析[J].才智，2019（15）：239.

[5]黃建軍.論城市圖書館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2019，41（S1）：32-34.

[6]范金怡.分析圖書館檔案管理及其數(shù)字化建設(shè)[J].科技資訊，2016，14（04）：99+101.

作者簡介

葉小英（1983-），女，漢族，廣西北海，大學(xué)本科，中學(xué)二級，玉林師范學(xué)院，研究方向：圖書情報與檔案管理。