淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作

石長富

摘要：在管理辦公室中的重要文件時，需要重點做好基本的整理工作，確保文件能夠被妥善保存，在有使用需求時，可快速找到，保障文件檔案材料的使用效率?，F(xiàn)代檔案管理工作中運用了更加先進(jìn)的方法與管理思想來支持日常的管理活動，在面對辦公室文件時，同樣可通過一些新型管理方法提升文件管理效率，確保在新的辦公模式下，有效落實文件檔案管理任務(wù)。

關(guān)鍵詞：辦公室文件;檔案管理;管理方法

辦公室在各個單位中具有重要作用，隨著辦公模式不斷更新，辦公方式也出現(xiàn)了改變，在管理辦公室中重要的文件檔案時，應(yīng)明確現(xiàn)有管理系統(tǒng)中的問題，調(diào)整管理措施，加大對文件管理負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)力度，使其能夠在這項較為基礎(chǔ)性的管理工作中有良好的表現(xiàn)。本文根據(jù)對管理辦公室文件這項工作的認(rèn)識，探討應(yīng)如何將其中的檔案管理工作做好，以此支持后續(xù)的檔案文件應(yīng)用。

1 檔案管理工作的現(xiàn)實意義

檔案管理工作重在收集、整理、保存各種資料。檔案管理工作真實的記載了本單位各重要事項的始末及辦理過程，對事件的辦理過程進(jìn)行了記載。為以后引用、查閱和借鑒資料發(fā)揮了重要的作用。檔案管理具有完整性、安全性、及時性和有序性的特點，以相關(guān)的文件，資料等為管理對象。以紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)為載體進(jìn)行記錄，分門別類的歸入檔案存檔。良好的檔案管理工作對于整個單位的有序進(jìn)行有著特別重要的作用，不僅可以協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的直接分管部門及時完成相關(guān)工作，還有助于檢查工作完成的效果，更有利于上下級部門的溝通協(xié)調(diào)?？偟膩碚f，辦公室檔案工作的質(zhì)量和效率直接影響著整個單位全局工作的順利進(jìn)行。應(yīng)該采取措施進(jìn)一步改進(jìn)辦公室檔案的管理工作。

2 檔案管理期間的主要問題

在辦公室中圍繞各類工作文件進(jìn)行檔案管理工作時，存在一些比較明顯的管理問題，僅僅運用常規(guī)的檔案管理方法，很難完成管理目標(biāo)，還會在文件管理過程中產(chǎn)生差錯，影響到最終的文件管理結(jié)果。辦公室中保存的檔案文書具有豐富繁多的類別，在進(jìn)行分檔管理時，對文件的歸類不精準(zhǔn)，會影響到后續(xù)其他環(huán)節(jié)的檔案管理任務(wù)。辦公室中的工作內(nèi)容復(fù)雜，除了整理與應(yīng)用檔案文件之外，還需要應(yīng)對一些其他的事務(wù)，包括接聽電話以及日常接待的任務(wù)，受到其他工作的影響，留給整理歸檔檔案的時間就比較少了，因此歸檔整理工作存在不及時的問題。配備辦公室工作人員，未按照實際工作情況進(jìn)行配備，最終導(dǎo)致一些檔案管理任務(wù)無人負(fù)責(zé)，這方面的工作也做得不夠精細(xì);一些辦公人員本身并非是檔案管理的專業(yè)人士，在工作中憑借自己的認(rèn)識與經(jīng)驗展開工作，導(dǎo)致管理檔案文件的工作存在極大的隨意性，缺少統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

3 調(diào)整檔案管理工作的可行舉措

各單位要結(jié)合本單位的實際情況，樹立正確的意識，利用先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，專業(yè)的人才，采取更方便、有效的措施，建立更加科學(xué)的檔案管理體系，更高效的做好辦公室的檔案管理工作。

3.1 配備專門的工作人員展開分管檔案的工作

辦公室工作內(nèi)容瑣碎而又復(fù)雜，很多辦公人員都需要同時處理多種事務(wù)，管理檔案文件的工作比較分散，常常會出現(xiàn)后期管理人員與前期管理人員不一致的情況，導(dǎo)致最終的管理難度被提升，文件檔案管理質(zhì)量也無法達(dá)到相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此首先需要解決人員配備的問題，指派專門的工作人員來管理文件檔案，負(fù)責(zé)全程的管理任務(wù)，包括接收文件檔案，為文件編設(shè)序號，提交領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，獲取處理意見，按照處理要求完成最終的文件檔案處理任務(wù)，保障檔案文件可以被及時處理，不會延誤最佳的處理時機。

3.2 打造先進(jìn)完整的檔案管理系統(tǒng)

首先要通過先進(jìn)科學(xué)化的信息技術(shù)手段來改進(jìn)辦公文件管理工作模式，大部分檔案管理單位都已經(jīng)啟用了新的信息化管理模式，確保同時兼顧電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種不同形式的檔案管理與應(yīng)用需求，但是辦公室中使用的仍舊是傳統(tǒng)化的管理模式，耗費時間多，整體效率水平低，最終形成管理效果也很差。因此辦公室也應(yīng)當(dāng)積極地面對信息化時代的新挑戰(zhàn)，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，以更加高效的方式來處理所有的檔案文件，做好技術(shù)上的改革。在初期建設(shè)全新的檔案管理系統(tǒng)時，可以對其他的優(yōu)秀檔案管理單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒管理檔案的經(jīng)驗，吸收先進(jìn)的管理思想，充分發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)與電子技術(shù)的作用。

在優(yōu)化檔案文件管理體系時，首先可優(yōu)化檢索功能，確保查找檔案材料的工作能夠以更加便捷的方式展開，在良好的網(wǎng)絡(luò)條件下，可對文件資料庫進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢與管理，為了保障檔案文件訪問安全，可設(shè)置訪問權(quán)限，避免所有人都能隨意地進(jìn)入到資料庫中，隨意查找與更改文件檔案，可采取分級管理的方式進(jìn)行檔案管理工作，不僅在既有的檔案管理工作基礎(chǔ)上，提升了管理文件的效率，同時也規(guī)避了安全風(fēng)險。

完善檔案管理系統(tǒng)，不能忽視對管理者的培養(yǎng)，考慮到辦公室中管理技術(shù)與信息化等綜合技術(shù)水平日益提升，人員必須能夠正確地應(yīng)用系統(tǒng)，發(fā)揮出系統(tǒng)的作用，避免在文件檔案相關(guān)的操作中出現(xiàn)過多的差錯，面對辦公人員管理檔案時，存在的專業(yè)化水平低的問題，可從基礎(chǔ)知識培訓(xùn)工作開始，幫助其補充專業(yè)領(lǐng)域中的理論知識，結(jié)合管理檔案文件的實踐工作，不斷提升業(yè)務(wù)能力，除了理論知識培訓(xùn)之外，還可組織前往其他的檔案管理單位中進(jìn)行參觀與學(xué)習(xí)，經(jīng)常性地進(jìn)行技術(shù)性交流工作，共同解決文件檔案管理中的問題，在文件檔案管理的工作領(lǐng)域中共同取得進(jìn)步。

3.3 加強檔案管理工作意識

工作意識與思想影響著檔案管理者的實際行動，因此為了徹底解決當(dāng)前存在的主要檔案管理問題，必須要從思想上改變領(lǐng)導(dǎo)人員與直接負(fù)責(zé)檔案管理工作的辦公人員，消除其對于檔案文件存在的落后思想，明確在大數(shù)據(jù)時代中，檔案文件中承載的信息資源的重要性，同時也要以動態(tài)的眼光看待檔案文件管理系統(tǒng)，不能長期地保持原地踏步的狀態(tài)，而是要積極地改進(jìn)。依照辦公室的具體工作情況，構(gòu)建文件檔案管理工作制度，確保制度要求是合理可行的，而后就應(yīng)當(dāng)按照制度要求實施檔案管理干工作，一方面要改進(jìn)管理方式，另一方面還要注重檔案的有效利用，在呈現(xiàn)出文件檔案材料的應(yīng)用價值時，需要面對檔案文件的需求者，應(yīng)當(dāng)擺正服務(wù)態(tài)度，增強服務(wù)意識，使保存在辦公室中的文件檔案也能夠展示出其信息應(yīng)用價值。進(jìn)一步調(diào)整責(zé)任分配系統(tǒng)，使每一位辦公人員都能夠明確其在檔案文件管理中的職責(zé)，以更加強烈的責(zé)任感面對日后的文件檔案管理工作。

4 結(jié)束語

檔案材料在現(xiàn)代辦公活動中處于極其關(guān)鍵的位置，各個單位需要結(jié)合自身的發(fā)展情況，來落實文件檔案管理方面的各項工作，重視文件中的檔案材料，既要對紙質(zhì)的文件檔案展開管理，同時也要管理存入計算機中的電子檔案，面對不同類型的檔案要運用差異化的管理措施，通過現(xiàn)代化技術(shù)來完善檔案管理系統(tǒng)，吸收專業(yè)人士強化檔案文件管理隊伍，建設(shè)先進(jìn)且科學(xué)的檔案管理體系，確保辦公室中的檔案管理工作能夠以更加高效的方式完成。

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