建筑施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)內部控制分析

王克霞

關鍵詞：建筑施工 材料采購 內部控制

隨著市場經濟體制的逐漸完善、建筑施工過程中招投標體制的逐漸系統(tǒng)，建筑施工企業(yè)作為一類專門生產建筑材料以及建筑施工用品的企業(yè)門類，在市場競爭過程中越來與激烈，由于一些建筑施工企業(yè)不能夠合理的利用內部控制對材料成本進行管控，在競爭中又為了獲取項目工程的供貨權，不斷降低企業(yè)產品的競標價格，導致企業(yè)產品價格處于市場較低水準，最終使得企業(yè)的盈利降低，由此基于材料采購環(huán)節(jié)的內部控制才提上日程，企業(yè)逐漸重視內部控制。

一、建筑施工企業(yè)材料采購特點與風險

一般情況下各個項目之間的建筑材料因為需求原因具有較大的差別，項目之間的建筑材料不能夠混用，由于建筑項目之間存在著時間、空間上的差距，一般會按照單一建筑項目進行原材料采購，避免材料積壓、運費增加、材料過期的風險。

由以上采購特點導致了目前建筑施工企業(yè)材料采購存在以下風險：材料預算失誤，導致采購材料不足，不能夠在規(guī)定時間內完成材料生產，導致工期延誤，影響建筑施工完成進度;采購材料過剩，造成原材料積壓，占用廠房存儲區(qū)，影響企業(yè)資金鏈流動;原材料采購過程中沒有進行合理的市場調查，導致采購材料質量低于市場平均水平，嚴重影響建筑施工質量，采購原材料成本過高，導致建筑施工企業(yè)資金周轉出現(xiàn)問題;原材料采購廠家以及地區(qū)過于分散，原材料質量參差不齊，源頭難以定位;采購人員、原材料生產商、市場管理人員相互勾結，營私利，最終導致材料質量出現(xiàn)問題，企業(yè)虧損大量流動資金。

二、建筑施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)內部控制措施

（一）構建供應商檔案管理體系，合理選擇材料供應商

為了確保采購材料的來源有跡可循，建筑施工企業(yè)應當構建合理的供應商檔案管理體系，由采購環(huán)節(jié)中主要的財務、采購、技術等主要的三個部門對供應商條件進行審查，考察供應商經營合法性，考察公司的規(guī)模形式，考察供應商的供貨歷史以及供貨企業(yè)與供貨項目，考察供應商的產品售后服務問題，對比相同類型供貨商的價格。在審查結束后，與企業(yè)曾經的供應商進行比較最終確定供貨商，并建立檔案。在此基礎上，企業(yè)應該建立材料采購風險評估機制，通過成立專門的風險評估小組，降低材料采購的相關隱患。同時企業(yè)還可以根據(jù)自身情況，聘請資深專家協(xié)助企業(yè)進行風險預測。特別是要針對企業(yè)實際運行和發(fā)展情況，制定科學、合理的風險預測水平指標，有效避免重大經濟損失。

例如：建筑施工企業(yè)在采購螺紋鋼的過程中，首先應當檢查供應商的經營合法性，對于供應商提供的螺紋鋼進行檢驗，檢驗硬度、碳含量、查看生產加工工藝，在一系列考察結束并最終確定其為供貨單位后，將相關信息借助數(shù)字媒體技術錄入電子檔案，進行長期保存，將簽訂合同以掃描件的形式進行存儲。

（二）制定采購計劃建立申購制度

采購計劃的制定主要由工程預算人員進行，首先工程預算人員根據(jù)建筑施工圖紙中的建筑需求以及設計要求，計算出具體的材料需求并以電子數(shù)據(jù)的形式上傳項目材料需求列表中，財務部以及采購部根據(jù)材料需求列表進行粗略的價格預算，針對不同的建筑材料以及建筑需求制定合理的采購計劃，采購計劃需要進行相關負責人的審批。同時企業(yè)可以成立相關的采購小組，集體協(xié)商選擇口碑好、質量高的供應商，確保采購活動的透明度和公開性。企業(yè)要建立健全材料采購定價機制，盡量減少人為因素對購買價格的影響。由此有效降低采購價格的含水量，避免出現(xiàn)貪污腐化行為。此外，企業(yè)還需要加強物資采購后的驗收，通過技術員和庫管員的嚴格驗收，統(tǒng)一驗收入庫，仔細做好物料登記，為后續(xù)材料的使用與檢查做好準備。而且企業(yè)在采購材料時，應該保證物資采購信息的暢通，及時掌握企業(yè)現(xiàn)階段的實際經營情況和業(yè)務發(fā)展中存在的各種問題。企業(yè)要注意收集材料采購信息，包括材料市場的實際供應情況、材料價格波動情況等，發(fā)現(xiàn)材料的采購信息在傳遞過程中存在問題，避免出現(xiàn)不良后果。此外企業(yè)也要定期組織召開相關集體會議，加強材料采購信息溝通，加強材料采購內部控制確保信息傳遞的有效性和有序性，避免出現(xiàn)建筑材料缺乏或者浪費問題。

（三）完善監(jiān)管機制

建筑施工企業(yè)的采購過程涉及材料較多，步驟復雜，因此在進行采購前首先制定較為完整的采購體系，明確分工，做好采購過程中各個階段的監(jiān)督管理，使得采購過程中的各個部門能夠分工明確相互協(xié)作，將責任具體到部門、負責人，實現(xiàn)責任承擔制度，具體步驟可以分為：決策、執(zhí)行、驗收、結算等。對于每個步驟以及涉及部門安排監(jiān)管人員進行監(jiān)管，保證采購流程的順暢與規(guī)范。企業(yè)要保證內部審計部門能夠對企業(yè)的經營等方面進行監(jiān)督，進而建立健全材料采購監(jiān)管體系。一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)經營管理中的問題，相關人員要跟管理層和上級進行匯報，確保匯報渠道暢通，使企業(yè)高層真正了解基層實際情況。同時企業(yè)要建立一支高素質的監(jiān)管隊伍，加大培訓力度。其中的檢查監(jiān)督人員不僅要有書面表達能力，但也有相關的法律和財務知識。企業(yè)可以定期邀請相關專家進入企業(yè)進行專題講座 使全體工作人員形成自學習慣，使企業(yè)內部工作人員了解企業(yè)的實際經營和發(fā)展情況，提高企業(yè)材料采購的內部控制水平。例如企業(yè)可以將職工工資收入與項目效益貢獻掛鉤，讓職工自覺參與成本控制，解決企業(yè)過程中的出現(xiàn)的采購問題。特別是要對實現(xiàn)成本控制目標的職工給予獎勵，這樣從多方面保證材料采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化。

例如：在居民樓建筑材料采購過程中，采購人員要嚴格按照采購計劃中的材料以及供應商進行采購，對于涉及到的大宗原材料，采用招投標的方式進行或依照簽署的合同進行采購，對于小額材料，采用零購的方式進行，在零購期間監(jiān)管人員要嚴格進行監(jiān)管，防止出現(xiàn)營私舞弊的想象，對于違規(guī)采購的人員要進行嚴格的追責。此外企業(yè)還應該加強文化精神建設，提高員工的道德修養(yǎng)和法治意識。企業(yè)要始終把加強企業(yè)文化建設放在戰(zhàn)略位置，樹立良好的團隊精神進而確保內部監(jiān)督體系的有效實施，優(yōu)化企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)。

三、結束語

建筑施工企業(yè)在進行采購過程中要著重強調內部控制的重要性，通過制定合理的計劃與方案，避免出現(xiàn)采購失誤的現(xiàn)象，充分利用市場經濟環(huán)境下的各種資源進行招投標，在保證材料質量的基礎上提升企業(yè)收入，提高企業(yè)效率，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)步持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

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