醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理制度的構(gòu)建與完善

張怡翡 趙嘉琦

摘要：針對現(xiàn)代化醫(yī)院資產(chǎn)數(shù)量多，盤點周期長、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移隨意，導(dǎo)致資產(chǎn)賬實不符等問題，首先健全了醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理制度，實行崗位責(zé)任制;建立了由賬戶管理、資產(chǎn)條碼管理、資產(chǎn)盤點管理模塊組成的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，并將條形碼技術(shù)引入到資產(chǎn)管理中，全面地盤點醫(yī)院內(nèi)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)，建成精確的數(shù)據(jù)庫。通過實地運行，使用該系統(tǒng)可大幅度提高固定資產(chǎn)的盤點速度和準(zhǔn)確率，促進(jìn)醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化水平的提升。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)信息化管理;條形碼技術(shù);固定資產(chǎn)盤點管理

醫(yī)院所擁有的固定資產(chǎn)是反映現(xiàn)代醫(yī)院規(guī)模大小與醫(yī)療水平高低的重要指標(biāo)，也是醫(yī)院開展醫(yī)療、科研及教學(xué)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[1-2]。近十多年來，隨著國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，國內(nèi)大中型醫(yī)院也進(jìn)入快速的建設(shè)階段，醫(yī)院擁有的醫(yī)療設(shè)備也不斷增加，固定資產(chǎn)的數(shù)量及總值成倍增長。如何有效的管理與利用這些固定資產(chǎn)也成為醫(yī)院管理的新課題。醫(yī)院過去那種人工管理模式只能粗略完成現(xiàn)有固定資產(chǎn)的部分管理工作，卻無法將固定資產(chǎn)的相關(guān)部門有效地結(jié)合起來。因此，利用條形碼技術(shù)實現(xiàn)對醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理，加強固定資產(chǎn)的管理和控制，優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，對確保醫(yī)院固定資產(chǎn)發(fā)揮最大的效能有著非常重要的意義。

一、醫(yī)院以往管理模式及存在的問題

以西安市中醫(yī)醫(yī)院為例，西安市中醫(yī)醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、養(yǎng)生、保健、康復(fù)為一體的三級甲等醫(yī)院。該院的固定資產(chǎn)實行分級歸口管理、逐級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的管理體制。主要由資產(chǎn)歸口管理、財務(wù)管理、使用與保管等三個部門構(gòu)成。資產(chǎn)管理歸口部門（設(shè)備科、信息科、總務(wù)科等）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的購置更新、驗收入庫、出庫、內(nèi)部調(diào)撥、維護(hù)保管等日常管理工作;財務(wù)部門負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)進(jìn)行查對、結(jié)算與折舊等。資產(chǎn)核查時，由財務(wù)部門牽頭，資產(chǎn)管理歸口部門與使用部門共同完成。在以往管理模式下，該院存在以下幾個問題：

（一）資產(chǎn)管理制度不健全，責(zé)任分工不明確

固定資產(chǎn)的采購、增加、使用和轉(zhuǎn)移、維護(hù)修理、處置和報廢等操作管理制度不健全、管理流程不規(guī)范、部門分工不明確。由于資產(chǎn)管理涉及多個部門多個崗位，雖然醫(yī)院建立了專門管理固定資產(chǎn)的部門和崗位，但是在實際工作中，各部門之間缺乏必要的溝通交流，在一定程度上財務(wù)管理和資產(chǎn)管理沒有有效的結(jié)合，缺乏統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。

（二）醫(yī)院對固定資產(chǎn)的盤點方式落后

醫(yī)院固定資產(chǎn)數(shù)量多，種類多、價值高、分布范圍廣、盤點工作周期長，耗時耗力，難度較大。由于固定資產(chǎn)實物過去都是采用手工統(tǒng)計記錄，對于一些同一批購置的類似資產(chǎn)（如盤點同一型號的便攜式心電監(jiān)護(hù)儀、計算機(jī)、打印機(jī)等電子醫(yī)療設(shè)備與電子辦公設(shè)備），只能盤點數(shù)量，不能確定設(shè)備的金額、使用部門、購置日期等詳細(xì)信息，固定資產(chǎn)實物與卡片無法一一對應(yīng)，導(dǎo)致漏盤、重盤、多盤的情況經(jīng)常發(fā)生。很多使用部門將設(shè)備外借給其他部門，各使用部門存在資產(chǎn)隨意轉(zhuǎn)移問題，并且不向資產(chǎn)歸口管理部門提交資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，導(dǎo)致資產(chǎn)會計未及時調(diào)賬，資產(chǎn)盤點數(shù)量、價值與賬務(wù)不符，造成資產(chǎn)的流失。很多資產(chǎn)實行報廢程序時有滯后性，即資產(chǎn)歸口管理部門在盤點或其他情況下發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)已經(jīng)報廢再進(jìn)行賬目處理，實際報廢與財務(wù)報廢不能同步。

（三）資產(chǎn)管理意識薄弱，人員素質(zhì)不高

大多數(shù)人都有“重購置、輕管理”的思想，醫(yī)院雖然建立了分級歸口管理、逐級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的管理體制，但對資產(chǎn)管理人員設(shè)置上沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，大多為兼職人員，加上實行人員輪崗制，使得管理人員經(jīng)常變動，資產(chǎn)交接手續(xù)模糊，對自己部門的資產(chǎn)狀況不了解，這些問題導(dǎo)致資產(chǎn)投入的極大浪費和資產(chǎn)使用率不高。

二、醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理制度的構(gòu)建與完善

醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理是指運用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助現(xiàn)代管理理念構(gòu)建醫(yī)院固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)，對醫(yī)院固定資產(chǎn)從申請采購、資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)調(diào)配、資產(chǎn)維護(hù)、資產(chǎn)折舊及資產(chǎn)報廢等整個過程實行的“全壽命”管理[3]。醫(yī)院固定資產(chǎn)的信息化管理是在信息化背景下產(chǎn)生的，它結(jié)合信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)實現(xiàn)對醫(yī)院固定資產(chǎn)的各項管理工作，是時代發(fā)展的必然要求。

（一）健全醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理制度，實行崗位責(zé)任制

醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理制度是固定資產(chǎn)信息化管理的基礎(chǔ)與保障。以西安市中醫(yī)醫(yī)院為例，該院首先建成了財務(wù)部門、資產(chǎn)歸口管理部門以及資產(chǎn)使用部門之間的“分級歸口管理、逐級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理體系。對固定資產(chǎn)采購、增加、使用和轉(zhuǎn)移、維護(hù)修理、處置和報廢等各個環(huán)節(jié)，建立合理的核算、管理流程，從制度上保證固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化。為加強固定資產(chǎn)管理，醫(yī)院結(jié)合自身實際情況制定了《固定資產(chǎn)管理制度》，規(guī)范了資產(chǎn)的采購、增加、使用和轉(zhuǎn)移、維護(hù)修理、處置和報廢等各個環(huán)節(jié)的流程，使得所有固定資產(chǎn)從采購到報廢每個過程都能找到相關(guān)責(zé)任人?！豆潭ㄙY產(chǎn)管理制度》將資產(chǎn)管理劃分為三級部門管理，第一級設(shè)立資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)醫(yī)院資產(chǎn)管理制度、實施方案的審定，對資產(chǎn)管理進(jìn)行督查、指導(dǎo)和建議，對重大固定資產(chǎn)問題進(jìn)行決策。第二級設(shè)立固定資產(chǎn)歸口管理部門，由設(shè)備科、信息科、總務(wù)科、房產(chǎn)科四個部門構(gòu)成，主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的購置更新、驗收入庫、出庫、內(nèi)部調(diào)撥、維護(hù)保管等日常管理工作。第三級設(shè)立資產(chǎn)使用部門，按照“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，對其占有、使用的固定資產(chǎn)實施日常管理。

（二）固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)

根據(jù)固定資產(chǎn)信息化管理的定義，結(jié)合醫(yī)院《固定資產(chǎn)管理制度》，把固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)主要分成三個模塊，分別如下：

第一個是“賬戶管理模塊”，實施對醫(yī)院各部門賬戶的管理，包括各部門賬戶的用戶名、登陸密碼以及該用戶的使用權(quán)限。醫(yī)院系統(tǒng)賬戶設(shè)置為兩個，一個是資產(chǎn)歸口管理部門（設(shè)備科、總務(wù)科、信息科），負(fù)責(zé)對資產(chǎn)以及條碼的日常管理;另一個是財務(wù)部門，負(fù)責(zé)對資產(chǎn)盤點結(jié)果的對比和審批工作。

第二個是“資產(chǎn)條碼管理模塊”，該模塊使用條形碼技術(shù)，對固定資產(chǎn)進(jìn)行“標(biāo)簽”式管理。利用條形碼技術(shù)賦予每件固定資產(chǎn)一個條碼標(biāo)簽，使醫(yī)院的財務(wù)部門、固定資產(chǎn)歸口管理部門通過這個模塊都能對這個固定資產(chǎn)進(jìn)行全過程的跟蹤管理。該模塊大體上分成4個部分：1.資產(chǎn)的日常管理。主要包括資產(chǎn)查驗、增添資產(chǎn)、資產(chǎn)改動和資產(chǎn)刪除等功能;2.卡片數(shù)據(jù)的管理。對原有的資產(chǎn)卡片的管理，以及對新增卡片、變動卡片的管理，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.資產(chǎn)查詢的管理。可以對資產(chǎn)的購置日期、使用部門等分類信息進(jìn)行查詢，也可以對異常資產(chǎn)進(jìn)行針對性查詢。4.數(shù)據(jù)接口的管理。與財務(wù)軟件高效整合，通過接口直接將財務(wù)軟件的資產(chǎn)信息導(dǎo)入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，同步更新資產(chǎn)信息。通過這個模塊，利用固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)使各部門工作流程密切聯(lián)系，既相互關(guān)聯(lián)又相互制約，使醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的水平得到提高。醫(yī)院利用“資產(chǎn)歸口管理模塊”對全院固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，對各部門每項資產(chǎn)進(jìn)行貼碼，一個條碼對應(yīng)一項資產(chǎn)，通過條形碼技術(shù)實現(xiàn)資產(chǎn)信息化管理，隨時掌握醫(yī)院各部門的資產(chǎn)總量、構(gòu)成、分布、變動等信息，避免賬實不符，閑置資產(chǎn)、重復(fù)購置的現(xiàn)象發(fā)生，大大提高資產(chǎn)的使用率。

第三個是“資產(chǎn)盤點管理模塊”，該模塊分為兩個部分。第一部分為“盤點計劃表的生成”，資產(chǎn)歸口管理人員可根據(jù)需要設(shè)定的盤點條件，制定盤點計劃，生成盤點表。并將盤點結(jié)果記錄到盤點表中。盤點結(jié)果有：資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)名稱、所屬部門、規(guī)格型號、條碼號、數(shù)量、盤點數(shù)量、使用狀況;第二部分為“盤點差異表的生成”，系統(tǒng)自動根據(jù)盤點結(jié)果對比固定資產(chǎn)表，提示盤點中的錯誤、比如分類錯誤、條碼錯誤、部門錯誤等，生成盤點差異表，由財務(wù)部門進(jìn)行審批。

西安市中醫(yī)醫(yī)院截至2018年底，固定資產(chǎn)數(shù)量達(dá)1.4萬余件。引入條形碼技術(shù)之后，盤點時間由原來的4個月縮短至2個月，盤點人數(shù)由原來的4人縮減至2人。盤點精準(zhǔn)率達(dá)100%。

（三）全面地盤點醫(yī)院內(nèi)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)，建成精確的數(shù)據(jù)庫

建設(shè)醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的前提是擁有完整、有效、真實的現(xiàn)有固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，因此需要深入地對醫(yī)院現(xiàn)有的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，得到全面精確的原始數(shù)據(jù)。醫(yī)院固定資產(chǎn)的主要由建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、家具、用具及裝具、圖書等其它固定資產(chǎn)構(gòu)成。截至2018年年底醫(yī)院共擁有固定資產(chǎn)總額6.8億元，其中，專用設(shè)備1.69億，占全院總資產(chǎn)的24.85%。在盤點之前，先將所有資產(chǎn)貼上對應(yīng)的條形碼，將資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)下載到掃描器中，建成固定資產(chǎn)信息化數(shù)據(jù)庫。實地盤點時，利用掃描器對固定資產(chǎn)標(biāo)簽上的條形碼逐一確認(rèn)，盤點結(jié)束后，將盤點結(jié)果反輸?shù)劫Y產(chǎn)管理系統(tǒng)中。這種盤點方式能夠明顯地提高固定資產(chǎn)盤點的速度和效率。

（四）加強人員的專業(yè)培訓(xùn)，實行監(jiān)督檢查和獎懲機(jī)制

一是加強資產(chǎn)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，組織醫(yī)院的管理人員、使用人員認(rèn)真學(xué)習(xí)固定資產(chǎn)管理的相關(guān)知識，讓大家充分意識到固定資產(chǎn)管理的重要性。只有全方位提高管理人員素質(zhì)，提升專業(yè)素養(yǎng)，保證資產(chǎn)信息完整，資產(chǎn)管理得當(dāng)，資產(chǎn)利用充分，才能提高資產(chǎn)使用效益;二是實行監(jiān)督檢查和獎懲機(jī)制。西安市中醫(yī)醫(yī)院設(shè)立了國有資產(chǎn)小組，專門負(fù)責(zé)對全院國有資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行定期和不定期的檢查。并且鼓勵相關(guān)人員到兄弟醫(yī)院固定資產(chǎn)管理崗位相互交流學(xué)習(xí)，借鑒其它醫(yī)院在這方面的成功經(jīng)驗。同時，每年至少一次對資產(chǎn)管理好的科室和人員給予表彰和獎勵。相反，表現(xiàn)不好的科室和人員會受到懲罰。

三、結(jié)語

通過對醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理的建設(shè)和學(xué)習(xí)，深深體會到固定資產(chǎn)信息化管理具有很強的科學(xué)性與實用性，它不僅能夠?qū)⒐潭ㄙY產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)有效整合，對固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的科學(xué)管理，充分發(fā)掘固定資產(chǎn)的內(nèi)在價值，使醫(yī)院固定資產(chǎn)發(fā)揮最大作用;而且能為醫(yī)院成本核算提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時，醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理的建設(shè)也是一個創(chuàng)新的過程，還需要不斷的探索、總結(jié)和完善，只有依托醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理制度，在實施過程中不斷發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出合理的解決方案，逐步提升固定資產(chǎn)信息化管理的程度，才能全面提高醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

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[3]羅俊.信息化背景下的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理探討[J].時代經(jīng)貿(mào)，2019 （7）：72-73.