高效發(fā)揮辦公室職能作用的探討和思考

連麗萍

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 104- 01

摘 要 辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調各部門、連接領導和基層的樞紐地位，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會給全局工作帶來被動或造成損失。因此，必須采取有效措施優(yōu)化基礎管理，提升辦公室人員工作責任感，進一步激發(fā)團隊活力，努力提升團隊人員的綜合素質，才能提升辦公室整體管理水平，有效發(fā)揮辦公室職能作用。

關鍵詞 辦公室 基礎管理 主觀能動性

只要有領導和管理存在的地方，就有為領導和管理服務的辦公室存在，辦公室的任務是圍繞中心工作，在建章立制、規(guī)范程序、綜合協(xié)調、會務值班、公文處理、信息調研、督導督辦、保密檔案、秘書工作、信訪維穩(wěn)、信息化建設、后勤保障、隊伍建設等職能作用方面發(fā)揮作用。辦公室職能作用是否有效的發(fā)揮直接決定著中心工作完成的質量。

俗話說“根深才能葉茂”，基礎管理是根，只有基礎管理過硬，辦公室的職能作用才能得到有效發(fā)揮。如何加強基礎管理？

一是完善制度并及時修訂制度[1]。

制度是基礎管理的前提，制度是一切工作的行為準則，也是使各項事務實現(xiàn)規(guī)范有序運行不可缺少的工具，但是制度的制定者容易在管理效果上考慮的多，對具體操作上考慮的少，導致制度不能有效執(zhí)行。

完善制度需要以工作需求為依據(jù)、綜合考慮針對性、有效性和可操作性制定符合實際且行之有效的制度。制度制定后，除了嚴格按照制度執(zhí)行和把關，避免搞特殊化之外，還需要繼續(xù)保持與時俱進的變化思維。隨著工作階段的向前推進和客觀條件發(fā)生的變化，具體相關制度都要及時根據(jù)實際情況廢止和修訂才能保證較高的工作效率和質量。

二是規(guī)范工作流程并且讓流程以工作需要為出發(fā)點[2]。

辦公室瑣碎繁復的事務性工作比較多，只有業(yè)務流程規(guī)范，才能保障管理行為受到控制。而業(yè)務流程的嚴格把關，又保障了各項事務的有序開展。

但是由于辦公室工作靈活多樣，而且突發(fā)事情較多，如果所有事務都生套硬搬的按照統(tǒng)一的規(guī)范流程去做，可能會出現(xiàn)流程過長，環(huán)節(jié)過多、靈活性不強等弊病，造成管理效率低下、管理成本上升，對辦公室工作有害無益。故在制定辦公室流程規(guī)范上，只有以工作需要為出發(fā)點，通過科學設計、有效審核、過程最短、效率最高的流程才是科學的流程。

三是記錄數(shù)據(jù)并善于分析數(shù)據(jù)。

用數(shù)據(jù)說話才是科學的管理態(tài)度，數(shù)據(jù)管理在各項管理活動中都起著舉足輕重的作用，但是若只重視數(shù)據(jù)記錄、收集和傳遞，忙于記錄和整理表面數(shù)據(jù)，而不能及時、有效地從數(shù)據(jù)中尋找規(guī)律、分析原因，其結果往往是整天忙的團團轉，忙中添亂，導致工作效率低下，運行不暢。只有對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析、找出規(guī)律、查出數(shù)據(jù)所體現(xiàn)的管理波動并借以強化事前防范和及時糾偏，才能真正提高辦公室管理水平。

主觀能動性是創(chuàng)新和提高管理水平的源泉，如何最大程度地發(fā)揮辦公人員的主觀能動性，從而有效發(fā)揮辦公室職能作用？

一是樹立“小事不輕視，小處不隨便”意識[3]。

服務、配合、協(xié)調等的工作性質，決定辦公室工作沒有量化指標，甚至沒辦法出“顯性”成績，但任何一件小事如果沒有做好，影響力和影響面都很大，正所謂“小事情，責任大”。

辦公室工作是由一件件、一樁樁“小事”組成，只做好這些小事，才能做好辦公室工作。辦公室人員應正視自己的價值，明確自己的職責，把自己看成辦公室的重要組成部分，

用發(fā)展、聯(lián)系的觀點考慮問題，增強預見性，考慮到每項工作的細節(jié)，洞察到易出錯點以及后果，積極采取有效措施，帶著神圣的使命感和高度的責任心去做好本職工作，干好每一件小事。

二是進一步激發(fā)辦公室團隊的活力。

“一團和氣”的辦公室不一定是一個高效的團隊，狀態(tài)非常穩(wěn)定的團隊常常意味著團隊成員工作積極性的降低。只有激活團隊活力，才能提高管理水平。

破除固定思維，改造原有的工作流程，合理調整、配置崗位職責，對工作能力強的人員進行正面激勵。吸收一些不同性格、不同技能、不同工作經歷的人進入團隊，激發(fā)創(chuàng)新，激活工作氛圍。加強團隊的良性溝通，注重影響力的塑造，打造合作團隊。此外，不斷深化工作內容，讓團隊成員感受更加豐富的體驗，獲得努力工作的成就感。

三是進一步提升辦公室團隊的綜合素質[4]。

因工作內容范圍廣，具體任務多，各種事務雜，工作質量要求高，需要辦公室團隊具備較高的綜合素質。既要多動腦、勤思考，更要在學習、總結和提高上下功夫。

勤于學習，就是要求打牢理論功底，增強理性思維能力，關注和掌握工作重點，不游離于大局支外。勇于創(chuàng)新，就是要求根據(jù)日常工作實際，找出新的突破點，提升工作效能。甘于奉獻，就是要求能夠充分認識到辦公室工作任務和責任繁重性，愿意任勞任怨，有事躬親，以身作則，爭當表率，從而以良好的素質影響人，以人格魅力凝聚人，以認真務實帶動人，不斷提升服務能力和工作水平。

辦公室因有“沒有量化指標、沒有‘顯性成績”的工作性質，更需要營造積極負責、忠誠奉獻的工作氛圍，引導辦公室人員以“有能力，有素質，肯干活，干好活”為工作目標。辦公室“小事情，責任大”的工作特點決定著對辦公室人員的業(yè)務能力有更高的要求，要引導辦公室人員通過多渠道學習，不斷總結提高，才能逐步提升辦公室管理水平和管理質量，在具體工作實踐中提高效率。

參考文獻：

[1]拓龍龍.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].發(fā)明與創(chuàng)新，2018（8）.

[2]吳錦城.淺談新形勢下辦公室管理工作的思考[J].才智，2020（3）.

[3]呂志國.對于電力企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新思考[J].商訊，2019（35）.

[4]尚鑫.新時代如何做好國有企業(yè)辦公室行政管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)，2019（12）.