淺究醫(yī)院文書檔案中PDCA理論的應(yīng)用及質(zhì)量提升

李曉敏 高寧

摘要：提升醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理，發(fā)揮文書檔案在醫(yī)院日常管理中的價值功能，對提升醫(yī)院日常運(yùn)行實效均具有積極的現(xiàn)實意義。本文結(jié)合自身的工作實踐，從評價醫(yī)院文書檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案文書檔案管理中存在的問題，以及如何運(yùn)用PDCA循環(huán)法更好的提升當(dāng)前文書檔案管理的質(zhì)量展開了全面的探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案;質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);PDCA理論

醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，記錄著醫(yī)院歷史的發(fā)展，在醫(yī)院的日常管理中發(fā)揮著重要的價值功能，同時也是包括人事、財務(wù)、設(shè)備、病案、基建等多部門的綜合性資料。由此可見，提升醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理對實現(xiàn)檔案的開發(fā)利用有著重要的現(xiàn)實意義。

一、 評價醫(yī)院文書檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1. 準(zhǔn)確

在醫(yī)院的綜合檔案中，文書檔案在一定程度上記錄了醫(yī)院的歷史，對醫(yī)院的發(fā)展具有很大的參考價值。這就要求文書檔案準(zhǔn)確性要高。文書檔案涉及到醫(yī)院發(fā)展的方方面面，保密性也比較強(qiáng)。隨著信息自動化系統(tǒng)的運(yùn)用，對電子檔案的修改往往不會留下痕跡，這在一定程度上會造成文書檔案承載信息的不真實性，因此，確保文書檔案的準(zhǔn)確性對提升檔案質(zhì)量意義重大。

2. 規(guī)范

規(guī)范性是文書檔案的重要特征，也是體現(xiàn)文書檔案質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。就目前來看，相關(guān)部門出臺了很多關(guān)于醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度，這就使得醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理有了制度方面的保障，有利于以后醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升。

3. 標(biāo)準(zhǔn)

任何工作為了更好的開展，首先要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案工作也不例外，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)管理工作，也是反映醫(yī)院文書檔案的質(zhì)量的重要因素。醫(yī)院文書檔案管理是一項系統(tǒng)綜合的工作，在實際的管理中，要嚴(yán)格按照檔案工作開展的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好分類、組卷以及銷毀，保證整個檔案工作有條不紊的進(jìn)行。

二、醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題

醫(yī)院歷史的發(fā)展很大程度上反映在醫(yī)院的文書檔案記載中，在醫(yī)院檔案管理中，文書檔案記載著醫(yī)院的歷史，為醫(yī)院的發(fā)展提供重要有價值的寶貴資料，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。就目前來看，隨著信息化技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理中，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量有了質(zhì)的提升，但是有一些常見的問題不容忽視。

1.思想上重視程度不夠。檔案管理在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平，在目前的很多醫(yī)院中，因為多種原因，檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，預(yù)算和建設(shè)投入不足，存放檔案的環(huán)境有的空間不足，有的環(huán)境潮濕等等，這些都在一定程度上不利于文書檔案的安全管理。

2.文書檔案管理制度不健全，有待進(jìn)一步完善。在當(dāng)前形勢下，醫(yī)院發(fā)展日新月異，而檔案管理建設(shè)尤其是文書檔案管理制度與醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)不同步。在一些科室中，由于檔案管理制度建設(shè)的不健全，接收的文書檔案沒有按照檔案管理的規(guī)定做好及時歸檔，長期存放在科室內(nèi)，導(dǎo)致一些有價值的文書檔案的丟失。

3.文書檔案管理的信息化程度不高。在實際的文書檔案管理中，使用人工查找的方式還占很大一部分。在信息化的環(huán)境中，一些紙質(zhì)檔案沒有進(jìn)行及時的轉(zhuǎn)化，查詢效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。有的醫(yī)院甚至缺乏相應(yīng)的管理設(shè)備，檔案信息化程度不容樂觀。

三、PDCA理論在醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理中的探索應(yīng)用

PDCA理論以一種持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)的工具，主要通過PLAN、DO、CHECK、ACTION四個步驟來解決問題，從而實現(xiàn)質(zhì)量的提升，如何在醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理中運(yùn)用好PDCA理論，主要有以下幾個方面：

1. P階段。第一階段為P（計劃）階段。根據(jù)我院目前文書檔案管理的情況，主要的問題集中在以下幾個方面：（1）思想上重視程度不夠。（2）檔案管理的規(guī)章制度要結(jié)合醫(yī)院的實際情況不斷的完善，保證在實際工作中有法可依、有章可循。（3）電子檔案需要進(jìn)一步完善，為醫(yī)院的各方面發(fā)展提供充分的利用開發(fā)價值。（4）實現(xiàn)檔案隊伍的專業(yè)化管理，提升檔案管理的管理水平。

2.D階段。在思想方面，為了提高對文書檔案管理的重視程度，醫(yī)院要結(jié)合實際實際，定期召開管理會議，從管理層到員工都思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，并不斷學(xué)習(xí)法律法規(guī)資料。在軟件硬件方面加大投入，不斷提升信息化管理水平，并將其納入醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項目。在制度建設(shè)方面，要按照國家檔案法，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實際，建設(shè)完善的檔案管理制度體系，使得檔案管理工作不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。制定文書檔案的存儲類別，規(guī)定時間、負(fù)責(zé)人等等都要在檔案管理制度中明確的體現(xiàn)出來，切實將制度落實到每一個環(huán)節(jié)。在信息化管理方面，要及時將文書檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔，沒有轉(zhuǎn)化的要嚴(yán)格妥善保管，實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案雙規(guī)并行，做好檔案的安全管理。同時要特別注意檔案管理的創(chuàng)新以及新技術(shù)的應(yīng)用。充分適應(yīng)時代的發(fā)展，運(yùn)用好大數(shù)據(jù)，使得文書檔案充分的得到開發(fā)和利用，同時要做好對文件的加密工作，保證檔案信息的安全。

3.C階段。此階段的主要任務(wù)是對上一階段的工作進(jìn)行核對檢查，要成立專門的督察小組，搜集第一手資料對文書檔案做好提升管理，在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上不斷發(fā)現(xiàn)新的問題，保證每一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量得到提升，再準(zhǔn)備進(jìn)入下一階段。

4.A階段。在此階段中，醫(yī)院對之前三個階段的問題進(jìn)行解決，并做好經(jīng)驗推廣。待解決的問題做好計劃，進(jìn)入下一輪循環(huán)中，循環(huán)往復(fù)，一直到所有的問題都得到解決。在醫(yī)院的文書檔案管理中，充分運(yùn)用好PDCA管理工具，能夠有效的解決出現(xiàn)的問題，不斷總結(jié)管理經(jīng)驗，在周而復(fù)始的循環(huán)中，不斷提升質(zhì)量，實現(xiàn)文書檔案管理的良性循環(huán)。

四、結(jié)束語

醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院綜合檔案管理的重要組成部分，記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷史，能有效的為醫(yī)院的發(fā)展提供可開發(fā)利用的有價值的資料，將PDCA循環(huán)引入到醫(yī)院文書檔案管理中，對醫(yī)院文書檔案管理甚至綜合檔案管理都會起到規(guī)范化、科學(xué)化的作用。PDCA循環(huán)中的每一個階段，還可以有小的PDCA循環(huán)，能夠細(xì)化管理的流程，從每一個細(xì)節(jié)上實現(xiàn)文書檔案管理的專業(yè)化，從而從根本上提升文書檔案的質(zhì)量和利用率，真正的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李秀玲.文書檔案管理質(zhì)量提升研究[J] .蘭臺內(nèi)外，2018（3）：42.

[2]劉敏.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（15）：71-72.

（通訊作者：高寧）