移動協(xié)同辦公在病區(qū)物資管理中的應(yīng)用

陳曉蓉　史紅萍

[摘要] 目的 利用智能手機(jī)軟件輔助實(shí)現(xiàn)病區(qū)物資的移動智能化管理。方法 將病區(qū)物資分類整理并制作成Excel工作表，通過智能手機(jī)和微信、WPS office手機(jī)軟件功能進(jìn)行工作表編輯、查詢定時(shí)提醒、共享、權(quán)限設(shè)置，以實(shí)現(xiàn)病區(qū)物資移動智能化管理。結(jié)果 通過該應(yīng)用，病區(qū)建立了高效低耗的物資管理制度，物資管理缺陷率明顯下降，實(shí)施前后差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P<0.05）。結(jié)論 基于移動協(xié)同辦公進(jìn)行病區(qū)物資管理是可行的，獲得院內(nèi)臨床護(hù)士一致認(rèn)可，具有臨床推廣價(jià)值。

[關(guān)鍵詞] 智能手機(jī);移動協(xié)同辦公;物資管理

[中圖分類號] F251 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（c）-0073-03

Application of Mobile Collaborative Office in Ward Material Management

CHEN Xiao-rong， SHI Hong-ping

Chongqing Three Gorges Central Hospital， Chongqing， 404000 China

[Abstract] Objective To use smart phone software to assist the mobile intelligent management of ward materials. Methods The ward materials were sorted and prepared into an Excel worksheet， and the worksheet editing， query timed reminders， sharing， and permission settings were performed through smart phone and WeChat， WPS office mobile phone software functions to achieve intelligent management of ward materials. Results Through this application， the ward has established an efficient and low-consumption material management system， and the defect rate of material management has decreased significantly. The difference before and after implementation is statistically significant（P<0.05）. Conclusion It is feasible to carry out ward material management based on mobile collaborative office， which is unanimously recognized by clinical nurses in the hospital， which has clinical promotion value.

[Key words] Smart phone; Mobile collaborative office;Material management

移動協(xié)同辦公是將移動通信元素與互聯(lián)網(wǎng)元素有機(jī)結(jié)合在一起，利用電腦、移動手機(jī)等設(shè)備作為溝通工具，集協(xié)同辦公、信息群發(fā)等多項(xiàng)功能為一體，實(shí)現(xiàn)信息溝通、資源共享的辦公新模式[1]。微信是騰訊公司的一款通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送文件、文字、圖片、語音等的手機(jī)軟件;支持主流的智能操作系統(tǒng)，不同系統(tǒng)間互發(fā)暢通。WPS Office手機(jī)版是運(yùn)行于主流操作系統(tǒng)平臺上的辦公軟件，支持DOC/XLS/PPT等23種文件格式;支持查看、創(chuàng)建和編輯各種常用文檔，方便在智能手機(jī)使用，滿足用戶隨時(shí)隨地辦公的需求。該科將智能手機(jī)和微信、WPS Office手機(jī)軟件的強(qiáng)大功能聯(lián)合應(yīng)用實(shí)現(xiàn)移動協(xié)同辦公，對科室物資進(jìn)行量化、質(zhì)控、安全、信息化、成本管理，收到良好效果，報(bào)道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

針對該科物資2018年9—12月實(shí)施移動協(xié)同辦公管理前與2019年1—3月實(shí)施移動協(xié)同辦公管理后在物資管理中的護(hù)理質(zhì)量、工作秩序、物資安全、勞動強(qiáng)度、查詢及取放物品耗時(shí)等進(jìn)行對比。

1.2? 實(shí)施方法

1.2.1 整理整頓? 將現(xiàn)有的2個(gè)庫房功能分區(qū)，具體劃分為衛(wèi)生耗材庫房和后勤物資庫房;庫房內(nèi)物資按性質(zhì)、體積、取用頻繁程度、價(jià)值高低分區(qū)域存放、固定基數(shù)，制作醒目可視化標(biāo)識;將高值耗材和物品，專柜專鎖專人專管，杜絕物品的丟失。

1.2.2 移動協(xié)同辦公管理? ①將庫房柜體統(tǒng)一編號，對整理后的物資制成Excel工作表，將物資的存放地點(diǎn)、存放柜編號、類別、品名、單位、規(guī)格型號/產(chǎn)地、入庫價(jià)、計(jì)價(jià)材料銷售價(jià)、庫存數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號、有效期、失效日期、圖片、管理權(quán)限等信息由管理員整理錄入。②將物資工作表上傳至科內(nèi)工作微信群，便于科內(nèi)每位成員接收、瀏覽、查看物資信息。③利用 WPS office手機(jī)軟件快速檢索物品信息：首先將微信群的物資工作表用“其他應(yīng)用打開”選項(xiàng)中選擇”WPS office”軟件，利用“查找”功能輸入所需物品全稱或關(guān)鍵字符，即可快速檢索出物品的相關(guān)信息，同時(shí)可以點(diǎn)擊放大圖片精準(zhǔn)確認(rèn)物品。④利用“WPS office”軟件中的“編輯”“權(quán)限設(shè)置” “分享和發(fā)送”功能，護(hù)士長和總務(wù)護(hù)士具有對物資工作表隨時(shí)或定期更新、修改、發(fā)布在工作微信群的權(quán)限。通過移動協(xié)同辦公，科內(nèi)的護(hù)士都能利用智能手機(jī)在最短的時(shí)間找到所需的物品信息，改變了傳統(tǒng)的人工尋找、查詢手工臺賬的方式，提高了護(hù)理工作效率和護(hù)理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了對病區(qū)物資的優(yōu)質(zhì)、高效、低耗的管理[2]。

1.2.3 物品效期安全管理? 拓展“WPS office”手機(jī)軟件定時(shí)提醒功能結(jié)合“色標(biāo)預(yù)警制”用于物品效期管理。

設(shè)置定時(shí)提醒功能：在Excel工作表基礎(chǔ)上，通過“插入函數(shù)”功能中的TODAY函數(shù)和IF函數(shù)的嵌套，形成新的函數(shù)表達(dá)式而實(shí)現(xiàn)。設(shè)置物品失效期具體時(shí)間可以根據(jù)使用頻次、效期、領(lǐng)取規(guī)格、價(jià)值等圍度任意進(jìn)行設(shè)定;同時(shí)可以通過對Excel工作表設(shè)置定時(shí)提醒欄的修改權(quán)限，確保有效期欄、預(yù)警提示欄內(nèi)容不被隨意更改[3]。

色標(biāo)預(yù)警制：設(shè)計(jì)制作“優(yōu)先使用、效期? 年? 月日”字樣的紅色標(biāo)簽、“次優(yōu)使用、效期? 年? 月? 日”字樣的黃色標(biāo)簽;根據(jù)物品有效期年限、使用頻次、月消耗數(shù)量、性質(zhì)、價(jià)值、領(lǐng)用規(guī)格限制等對紅、黃兩種標(biāo)識進(jìn)行全面、詳細(xì)的定義及劃分適用范圍，對近效期物品進(jìn)行預(yù)警提醒，保障物資使用安全。

1.2.4 多方位開展全科護(hù)士培訓(xùn)，擴(kuò)大使用覆蓋率? 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和智能手機(jī)的普及，全科護(hù)士已經(jīng)具備“人手一機(jī)”的條件，為移動協(xié)同辦公在病區(qū)物資管理的使用推廣提供優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)?？苾?nèi)通過開展專項(xiàng)培訓(xùn)，編制相關(guān)PPT和小視頻、電子使用手冊幫助使用者熟悉界面和操作過程，感受移動信息技術(shù)的便捷和規(guī)范，從而惠及全科每一位護(hù)士的日常工作。

1.2.5 制度化管理? 將具體實(shí)施措施和現(xiàn)有的應(yīng)用成果整理形成明文規(guī)章制度，移動協(xié)同辦公在病區(qū)物資管理的應(yīng)用納入科內(nèi)一級常規(guī)質(zhì)控，護(hù)士長和質(zhì)控專員持續(xù)追蹤檢查，督促護(hù)士養(yǎng)成良好習(xí)慣，維護(hù)鞏固成果。

1.2.6 效果評價(jià)? 評價(jià)指標(biāo)：比較實(shí)施移動協(xié)同辦公前后病區(qū)物資管理的護(hù)理質(zhì)量、工作秩序、物資安全、勞動強(qiáng)度、查詢及取放物品耗時(shí)等進(jìn)行對比。為減少人員對環(huán)境熟悉度不同所造成的統(tǒng)計(jì)誤差，我們進(jìn)行取放物品耗時(shí)、查詢物品信息耗時(shí)數(shù)據(jù)采集時(shí)采用科室物資管理的非責(zé)任人和非管理員[4]。

1.3? 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 22.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件處理數(shù)據(jù)，計(jì)量資料以[n（%）]的形式表示，行χ2檢驗(yàn);計(jì)量資料以（x±s）表示，行t檢驗(yàn)，P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2? 結(jié)果

實(shí)施移動協(xié)同辦公前后病區(qū)物資管理相關(guān)指標(biāo)比較，實(shí)施后，查調(diào)物品信息耗時(shí)較實(shí)施前縮短，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，見表1。

3? 討論

實(shí)施移動協(xié)同辦公前，該科是三甲綜合性醫(yī)院下屬婦女兒童專科醫(yī)院的急診科，承擔(dān)院前急救、院中急救、門診輸液工作，診療項(xiàng)目較多;涉及病區(qū)物資種類約400多種，數(shù)量高達(dá)5 500件左右，成本采用手工臺賬查詢、統(tǒng)計(jì);且科內(nèi)現(xiàn)有庫房兩間，空間有限，相隔較遠(yuǎn)等因素導(dǎo)致物資分類不清、存放不規(guī)范;部分物資積壓、重復(fù)放置;物資找尋、取放時(shí)間長影響護(hù)士工作效率;物資過期浪費(fèi)增加科室成本消耗，存在管理安全隱患。

實(shí)施移動協(xié)調(diào)辦公后，極大縮短了護(hù)士查詢、找尋、整理物品的時(shí)間，使有限的空間、時(shí)間人力資源得到最大的效能釋放;制定物資管理制度，規(guī)范護(hù)士的行為習(xí)慣，在提升護(hù)理質(zhì)量、規(guī)范工作秩序、降低勞動強(qiáng)度等方面取得顯著的成效，得到使用者的認(rèn)可。

利用Excel工作表的定時(shí)提醒功能結(jié)合“色標(biāo)預(yù)警制”對物品有效期的預(yù)警制管理，實(shí)現(xiàn)了對物品效期的信息化、目視化管理，避免物品的積壓和過期浪費(fèi)，降低科室成本，保障醫(yī)療護(hù)理安全[5]。

經(jīng)過科內(nèi)應(yīng)用過程中不斷反饋和工作表的持續(xù)優(yōu)化、相關(guān)軟件功能的拓展，功能性和適用性日益完善增強(qiáng);并在院內(nèi)護(hù)理持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目成果展示比賽中取得優(yōu)異的成績，目前已被全院多個(gè)科室借鑒使用，具有極大臨床推廣價(jià)值。

使用移動協(xié)同辦公人員需要學(xué)習(xí)手機(jī)軟件的操作，對于一些年齡較大不熟悉軟件操作的護(hù)理人員不適宜使用;工作表不能實(shí)時(shí)更新，需要管理員定期進(jìn)行維護(hù)。

綜上所述，目前市面上的物資管理應(yīng)用軟件多是針對醫(yī)院一級庫房管理，幾乎無針對臨床人員使用的病區(qū)二級庫房管理應(yīng)用軟件。該科將辦公軟件和手機(jī)軟件聯(lián)合應(yīng)用所帶來的移動信息化管理經(jīng)驗(yàn)，可以進(jìn)一步探索聯(lián)合專業(yè)信息技術(shù)實(shí)驗(yàn)室開發(fā)一款專門針對病區(qū)物資管理，集物資出入庫、基本信息、效期管理、實(shí)時(shí)更新、權(quán)限設(shè)置、申領(lǐng)配送、條碼識別等多項(xiàng)功能于一體的應(yīng)用軟件，解決臨床護(hù)理人員的實(shí)際需要，減輕工作負(fù)擔(dān)，保障護(hù)理質(zhì)量和安全，為全面推進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理進(jìn)程奠定良好基礎(chǔ)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 衡永樂，杜宣寧，沈嶸.基于移動技術(shù)的醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].中國醫(yī)院管理，2016，36（12）：61-62.

[2]? 蘇玉琴，李也菇.6S管理在醫(yī)院門診管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].醫(yī)療裝備，2019，32（4）：54-55.

[3]? 黃馨，楊玉才.Excel定時(shí)提醒功能在藥品有效期管理中的應(yīng)用[J].護(hù)理學(xué)雜志，2014，29（20）：54-55.

[4]? 李云霞，舒陽.6S管理方法在臨床護(hù)理管理中的應(yīng)用效果觀察[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2017（4）.

[5]? 龍進(jìn)，闕子文，余立萍.Excel預(yù)警在急救藥品有效期管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)藥指南，2016（30）.

（收稿日期：2019-12-27）

[作者簡介] 陳曉蓉（1981-），女，重慶人，本科，主管護(hù)師，研究方向：兒童危急重癥護(hù)理。

[通訊作者] 史紅萍（1976-），女，重慶人，本科，副主任護(hù)師，研究方向：急診護(hù)理，E-mail：811655486@qq.com。