宋正宇

摘 ? 要：目前辦公室檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展辦公室檔案管理也進(jìn)入了一個嶄新的階段。本文針對信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，從而探討了相關(guān)的管理途徑。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 ?辦公室檔案管理 ?途徑

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（b）-0148-02

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，給辦公室檔案管理工作創(chuàng)造了全新的工作理念，同時(shí)也給辦公室檔案管理工作帶來了更高的挑戰(zhàn)。雖然目前在信息時(shí)代下辦公室檔案管理已經(jīng)越來越趨近信息化，但是在實(shí)際管理中仍然存在著一些問題需要完善。

1 信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏信息安全意識

在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)各企業(yè)單位并沒有提高對信息安全的意識，導(dǎo)致經(jīng)常會出現(xiàn)一些檔案管理主機(jī)被各種黑客病毒侵襲導(dǎo)致信息丟失破壞等問題。辦公室檔案管理中涉及到的文件信息多種多樣，其中不乏企業(yè)或者單位的一些重要的工作內(nèi)容以及關(guān)鍵的信息，一旦檔案管理人員缺乏信息安全意識，或者在收到需要保管的檔案信息時(shí)沒有做好相應(yīng)的安全保障，就會導(dǎo)致各類信息存在較大的安全隱患，嚴(yán)重會造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失甚至要承擔(dān)法律責(zé)任。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

在信息時(shí)代下對辦公室檔案管理人員的素質(zhì)以及工作水平都有了更高的要求，在信息時(shí)代下辦公室檔案管理人員不僅要有足夠的檔案管理知識，同時(shí)還要能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用以及網(wǎng)絡(luò)檔案管理的相關(guān)方法。因?yàn)樵谵k公室檔案管理過程中不僅僅是對簡單的檔案和各類信息進(jìn)行一個電子存檔保存，更需要辦公室檔案管理人員能夠針對企業(yè)或者單位的各類信息進(jìn)行信息庫以及數(shù)據(jù)庫的建立和管理，從而促進(jìn)辦公室檔案管理的智能化以及檔案信息管理的科學(xué)化和自動化。但是面對信息時(shí)代下辦公室檔案管理的諸多要求，實(shí)際中辦公室檔案管理人員的素質(zhì)以及工作能力并沒有達(dá)到相關(guān)要求的標(biāo)準(zhǔn)。再加上相關(guān)企業(yè)以及單位對于辦公室檔案管理的重視度不夠，導(dǎo)致缺乏對辦公室檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)以及先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)。

1.3 信息檔案管理機(jī)制不完善

多數(shù)企業(yè)和單位在辦公室檔案管理中缺乏相關(guān)的管理部門，多數(shù)都是由企業(yè)或者單位的行政部門來負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，在信息時(shí)代下辦公室檔案管理中這種安排存在著非常大的不合理性，也嚴(yán)重的影響了辦公室檔案管理的信息化發(fā)展。即便有一部分企業(yè)或者單位在內(nèi)部設(shè)有專門的辦公室檔案管理部門，但是也由于沒有健全的管理制度以及相關(guān)的崗位責(zé)任制的制約，導(dǎo)致這個管理部門也只是存于表面形式，起不到應(yīng)有的效果。由于沒有健全的檔案管理機(jī)制導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理中常常出現(xiàn)信息的丟失以及篡改和泄露等問題的發(fā)生，其最主要的原因是在檔案管理過程中沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度來約束檔案的收集、借閱和保管等環(huán)節(jié)的工作。

2 ?信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的途徑

2.1 建立信息化辦公室檔案管理平臺

2.1.1 檔案資料信息化

在辦公室檔案管理工作中各類檔案信息主要是包括企業(yè)或者單位的各個部門的工作進(jìn)度、項(xiàng)目資料、會議記錄以及員工檔案等等，這些檔案和資料都是企業(yè)或者單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵信息甚至包括企業(yè)資產(chǎn)等秘密資料，因此這些檔案資料都是具有非常大的保存價(jià)值，而且要絕對確保檔案資料的真實(shí)性。在信息時(shí)代下將各類的檔案資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將信息轉(zhuǎn)化成電子形式進(jìn)行保存，在企業(yè)或者單位的各項(xiàng)資料中通過分類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和信息庫，從而使企業(yè)或者單位的各項(xiàng)檔案資料形成一個具有結(jié)構(gòu)性和完整性的電子信息系統(tǒng)，將企業(yè)或者單位傳統(tǒng)中以紙質(zhì)檔案以及音像形式存在的資料都進(jìn)行數(shù)字化處理并保存，辦公室檔案信息庫的建立是一個非常漫長的過程，這也是建立信息化辦公室檔案管理平臺的重要環(huán)節(jié)。

2.1.2 定義通用接口

在目前部分企業(yè)或者單位的辦公室檔案管理中還沒有實(shí)現(xiàn)完全的信息化自動化，而是仍然采用半手工化的方式在進(jìn)行檔案管理工作。多數(shù)企業(yè)或者單位的各個部門的辦公室檔案管理都是相對獨(dú)立的，并沒有實(shí)現(xiàn)各辦公室軟件接口的統(tǒng)一性，導(dǎo)致了各辦公室檔案信息冗余，給辦公室檔案管理人員的工作帶來困擾，增加了不必要的工作量。所以在信息時(shí)代下企業(yè)或者單位的各個部門在辦公室軟件上定義通用接口平臺，對整個企業(yè)或者單位的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，并能夠有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的統(tǒng)一和共享。企業(yè)或者單位各個部門都應(yīng)該積極的參與到辦公室檔案管理體系的建設(shè)中，從而有效的推動辦公室檔案管理的水平。

2.2 建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

信息資源管理體統(tǒng)的構(gòu)建是建設(shè)辦公室檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，采用數(shù)字化的電子文檔形式進(jìn)行企業(yè)或者單位各類檔案信息的存儲，可以有效的提高檔案管理工作的效率。檔案信息資源管理系統(tǒng)可以有效的進(jìn)行資料的檢索，能快速在眾多檔案中找到所需要的檔案資料和信息，而且也能夠打破時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行信息資料的傳輸，使各項(xiàng)工作的效率都有一定的提高。同時(shí)各個企業(yè)或者單位也應(yīng)該加大對檔案信息管理系統(tǒng)建立的重要性的認(rèn)識，從而能夠在人力以及財(cái)力上都給予一定的支持，使辦公室檔案管理平臺能夠順利建成。

2.3 提升辦公室檔案管理水平

2.3.1 建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制

在目前信息時(shí)代下辦公室檔案管理必須要重點(diǎn)關(guān)注檔案資源以及使用和安全三方面的體系建設(shè)以及信息化建設(shè)，從而推動企業(yè)以及單位的辦公室檔案管理工作向信息化發(fā)展。首先要設(shè)立專門的辦公室檔案管理部門，并根據(jù)企業(yè)以及單位的規(guī)模和檔案管理的實(shí)際情況來設(shè)立相應(yīng)的人員組成機(jī)構(gòu);其次要針對管理部門的相關(guān)內(nèi)容建立相應(yīng)的管理機(jī)制、管理人員崗位責(zé)任制以及相應(yīng)的考核制度和獎罰制度，必須具備全面完善的管理制度，才能有效約束人員的工作行為，促進(jìn)其工作質(zhì)量的提升;另外要以信息化建設(shè)為辦公室檔案管理工作機(jī)制的切入點(diǎn)，并且以資源體系、利用體系以及安全體系等三方面的建設(shè)為基礎(chǔ)，來實(shí)現(xiàn)最終辦公室檔案管理數(shù)字化平臺的建設(shè);最后企業(yè)或者單位的辦公室檔案管理機(jī)制必須要與企業(yè)的文化以及企業(yè)其他方面的規(guī)章制度相結(jié)合，才能真正發(fā)揮辦公室檔案管理在企業(yè)或者單位的職能和作用。

2.3.2 加強(qiáng)辦公室管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)

在部分辦公室檔案管理工作中工作人員并不是檔案專業(yè)也不是計(jì)算機(jī)專業(yè)，對于相關(guān)的基礎(chǔ)知識只掌握皮毛，無法滿足信息時(shí)代下對辦公室檔案管理的要求，而且非專業(yè)人士也無法充分意識到檔案管理的重要性，因此在工作中常常因疏忽導(dǎo)致各種問題的發(fā)生。所以各企業(yè)單位必須加強(qiáng)對辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)以及專業(yè)技能的培訓(xùn)，可以通過組織學(xué)術(shù)討論以及各種交流會的形式來進(jìn)行工作人員的工作交流，通過學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀企業(yè)的案例來不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，也可以聘請一些專業(yè)能力比較強(qiáng)的人才來擔(dān)任此工作，從而給企業(yè)單位建立一支優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍。

3 ?結(jié)語

總而言之，在信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，要想在新的時(shí)代下能夠迅速提升企業(yè)單位辦公室檔案管理的工作水平，就必須針對這些現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化和改進(jìn)，從而讓辦公室檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其職能和作用。

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