加強(qiáng)黨委辦公室檔案管理工作的建議

陳臣

【摘要】檔案對人類文明的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展起著不可替代的獨特作用，是黨委、政府科學(xué)決策的重要工具。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)。新時代下，加強(qiáng)與黨委辦公室檔案及其日常工作有直接聯(lián)系，對檔案的有效管理直接影響黨委辦公室各項工作能否順利開展。為促進(jìn)黨委辦公室檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，需將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，了解檔案管理存在的問題，針對問題提出對應(yīng)解決措施，優(yōu)化黨委辦公室檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】黨委辦公室;檔案管理;問題;效率;發(fā)展

檔案管理工作是保證黨委辦公室檔案完整、有序的保證，在檔案管理中，需堅持準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性及高效性的管理原則，在數(shù)字化信息技術(shù)基礎(chǔ)上，建立科學(xué)檔案管理機(jī)制。此外，要不斷提高黨委辦公室檔案管理人員素質(zhì)，建立檔案管理反饋機(jī)制，有效提高檔案管理工作效率。

一、辦公室檔案管理原則

（一）準(zhǔn)確性。檔案工作是黨委辦公室日常管理重要項目，檔案管理需對各項事宜客觀記錄，保證檔案準(zhǔn)確。檔案管理中，若對應(yīng)工作人員不能及時反映辦公室關(guān)鍵信息，則無法發(fā)揮檔案管理實際價值。因此實際工作中，工作人員要負(fù)起責(zé)任，按照“為黨管檔、為國守史”的要求，樹立“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的意識，增強(qiáng)做好檔案工作的緊迫感、責(zé)任感和使命感，遵循客觀工作態(tài)度，保證檔案管理的準(zhǔn)確性。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)性。隨著新時期信息社會的發(fā)展，效率成為社會關(guān)注的熱點，就辦公室檔案管理而言，嚴(yán)謹(jǐn)性直接對應(yīng)管理效率。黨委辦公室日常工作中對信息正常記錄，檔案管理中一些細(xì)節(jié)需引起工作人員關(guān)注。就辦公室日常工作而言，落實精細(xì)化檔案管理改革已是主流，在此背景下，對檔案工作細(xì)節(jié)記錄分析，可保障精準(zhǔn)化檔案管理模式的有效落實。為確保嚴(yán)謹(jǐn)性得到落實，還應(yīng)重視黨委辦公室檔案保密性。

（三）高效性。檔案管理中高效化是信息時代必然產(chǎn)物，信息技術(shù)不斷發(fā)展，其檔案管理效率大大提高，對檔案材料及業(yè)務(wù)開展起到促進(jìn)作用。信息技術(shù)不斷發(fā)展，為實現(xiàn)對黨委辦公室檔案管理的高效強(qiáng)化，多采用信息技術(shù)工具，優(yōu)化管理工作。因此，需檔案管理工作人員在實際工作中保持學(xué)習(xí)的態(tài)度，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高檔案管理工作效率。

二、黨委辦公室檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。辦公室檔案管理中對應(yīng)管理人員專業(yè)素質(zhì)缺失，其管理缺乏秩序，導(dǎo)致檔案管理工作無法有序進(jìn)行，且對檔案查詢也造成一定影響。在部分辦公室中，若檔案歸檔不及時，主要是管理人員對檔案歸檔工作認(rèn)識不正確，未引起重視。此外，市級重大活動、重大項目和重點工程，要及時做好依法歸檔工作。如若檔案歸檔不及時，將導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺失問題，導(dǎo)致行政監(jiān)管職能出現(xiàn)糾紛，后無法提供證據(jù)。部分規(guī)范性文件檔案重要文件遺失，將導(dǎo)致其他正常工作無法有序開展或拖延開展。

（二）管理制度落后。進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實把檔案工作擺上議事日程，納入經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展規(guī)劃，列入年度工作計劃和工作考核范圍。部分人員沒有認(rèn)識到黨委辦公室檔案管理工作的重要性，沒有把檔案工作擺上議事日程，導(dǎo)致黨委辦公室檔案管理的相應(yīng)制度落后。在管理手段及檔案儲存方面，多由辦公室工作人員兼任檔案管理工作，在應(yīng)對自身工作精力有限的狀態(tài)下，其只能專注于自身本職工作，無法兼顧檔案管理。因此辦公室管理人員在黨委辦公室檔案管理上往往表現(xiàn)出敷衍態(tài)度，多數(shù)辦公室人員對檔案儲存管理往往只是對檔案編號管理，檔案室采取開放管理，導(dǎo)致檔案材料安全性無法保障。

（三）檔案利用效率低。黨委辦公室檔案受日常管理模式落后影響，其實際利用效率落后，檔案文件應(yīng)用流程煩瑣，借閱原則復(fù)雜，將對檔案利用造成嚴(yán)重影響。借閱流程煩瑣，部分人員將放棄對檔案的借閱，導(dǎo)致部分有價值檔案材料閑置，無法發(fā)揮自身最大化作用。

三、如何有效提高辦公室檔案管理效率

（一）強(qiáng)化辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理意識。發(fā)揮檔案最大價值是黨委辦公室檔案管理需關(guān)注的重點問題之一。但是針對辦公室檔案管理人員自身專業(yè)化水平不高問題，需引起領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)識到的辦公室檔案管理的重要性，積極參加管理培訓(xùn)，提高管理人員實際水平，提高其專業(yè)素質(zhì)。將

《中華人民共和國檔案法》《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)納入普法教育的總體規(guī)劃，重點加強(qiáng)對黨委辦公室領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)公務(wù)員和檔案人員的宣傳教育，切實增強(qiáng)工作人員檔案法制觀念，提高貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)的自覺性，努力營造關(guān)心、支持檔案工作的社會環(huán)境和氛圍。為適應(yīng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的需要，切實抓好黨委辦公室檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高隊伍素質(zhì)。定期對檔案專（兼）職人員進(jìn)行各類檔案法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)及崗前培訓(xùn)。要選優(yōu)配強(qiáng)檔案工作隊伍，對業(yè)務(wù)精、成績突出的檔案人員要給予表彰和獎勵;對德才兼?zhèn)涞母刹?，要積極提拔和使用。

（二）進(jìn)一步完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。要以信息技術(shù)為支持，構(gòu)建無紙化的檔案管理體系。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存困難、查詢困難等弊端，嚴(yán)重影響檔案材料存檔及實際工作效率。而通過應(yīng)用信息技術(shù)，則可有效解決此問題，黨委辦公室檔案管理人員對檔案進(jìn)行簡單的整理，以信息化數(shù)字編號，對檔案關(guān)鍵詞及關(guān)鍵信息有效記錄，便于日后檢索使用。采用信息技術(shù)，其檔案保存較完整，且可以長久保存。而紙質(zhì)檔案儲存中，容易出現(xiàn)信息缺損、字跡模糊等問題，檔案管理人員需對檔案信息進(jìn)行核查，補(bǔ)充信息，保證檔案完整性。由此可見，對檔案檢索機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，充分利用信息技術(shù)，簡化檔案借閱流程。

（三）完善黨委辦公室檔案管理制度。嚴(yán)格按照《內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與電子檔案管理試行辦法》的規(guī)定，妥善做好電子文件的保存和保密工作。實行電子、紙質(zhì)檔案并存的雙套制，一并列入黨委辦公室檔案管理的接收范圍。做好電子檔案的歸檔和管理，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，實現(xiàn)辦公室檔案室藏資料目錄數(shù)字化，盡快實現(xiàn)全文數(shù)字化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。黨委辦公室要結(jié)合今年的事業(yè)單位改革，成立市委檔案館，對管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化 ，對黨委辦公室檔案管理中的檔案收集問題、歸檔問題及資料錄入等，設(shè)置專業(yè)人員監(jiān)管處理，可充分提高檔案管理工作及時性，建立約束機(jī)制，保證辦公室檔案安全性。在黨委辦公室檔案儲存中，為充分保障檔案安全性，對于價值較高的檔案信息，應(yīng)儲存在辦公室較高樓層中，減少檔案丟失可能。一些具有保密期限的檔案，黨委辦公室檔案管理人員需在第一時間公示檔案保密期限，對檔案整理，保密期間滿后及時調(diào)整檔案保密問題，同時對檔案材料調(diào)整進(jìn)行監(jiān)督。

四、結(jié)束語

綜上所示，要加強(qiáng)黨委辦公室檔案管理工作，需認(rèn)識到其檔案管理的原則，在堅持準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性的基礎(chǔ)上，分析黨委辦公室日常檔案管理工作中存在的問題，如檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升、管理制度落后、檔案利用效率低。了解其存在的問題后，針對問題提出對應(yīng)解決措施：強(qiáng)化黨委辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理意識、進(jìn)一步完善辦公室檔案管理系統(tǒng)、完善辦公室檔案管理制度。黨委辦公室檔案工作優(yōu)化，可有效促進(jìn)市委市政府各項工作有效開展，可提高黨委辦公室日常管理工作實際效率，確保黨委辦公室檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)社會同步發(fā)展。

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