制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制研究
——以A企業(yè)為例

王靜

制造業(yè)是我國國民經(jīng)濟中的重要組成部分，為其他產(chǎn)業(yè)提供必要的生產(chǎn)技術(shù)和設(shè)備支持，制造業(yè)的發(fā)展狀況直接影響到經(jīng)濟發(fā)展的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。內(nèi)控管理是制造企業(yè)做好財務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，而采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控工作直接影響到制造業(yè)的生產(chǎn)成本和組織運行效率，故制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制十分重要。

一、A公司基本情況概述

A企業(yè)是一個從事專用設(shè)備制造業(yè)，該企業(yè)集團公司領(lǐng)導(dǎo)較為重視內(nèi)控管理，利用市場不景氣、生產(chǎn)訂單不足之際，邀請用友公司對內(nèi)控管理流程進行了全面梳理，根據(jù)現(xiàn)有的公司管理制度并結(jié)合流程圖，將公司的流程直觀呈現(xiàn)出來。半年來，在大家的共同努力下，該企業(yè)結(jié)合自身管理重點及發(fā)現(xiàn)的問題對流程重新設(shè)計，重新制定了相關(guān)管理制度，最終建立了較為完善的內(nèi)控管理體系，同時設(shè)立了體系管理部門，定期更新并發(fā)布相關(guān)管理制度。通過此次梳理，為該企業(yè)的日后管理工作帶來了較大的便利，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加趨于規(guī)范。但是在執(zhí)行過程中卻發(fā)現(xiàn)制度整合了，流程更新了，反而覺得比以前更麻煩了，花的時間更多了，這主要是因為內(nèi)控流程存在一定的局限性：1.人為過失。制造業(yè)的員工流動較大，執(zhí)行內(nèi)控制度的人往往在不了解管理制度的情況下，在決策過程中未掌握詳細信息的前提下，以及所受到的壓力，做出了不理想的判斷。2.內(nèi)部控制體系設(shè)計中的缺陷。制度是由人執(zhí)行的，往往在執(zhí)行的過程中因制度本身設(shè)計的缺陷，以及執(zhí)行的人員培訓(xùn)不到位的問題造成錯誤。3.管理層凌駕內(nèi)控體系。出于個人利益或夸大工作業(yè)績等不法企圖，而不執(zhí)行企業(yè)的政策或程序。

二、分析A企業(yè)采購內(nèi)控流程的關(guān)鍵點

（一）是否建立完善的采購內(nèi)控管理制度

健全的內(nèi)部制度對于企業(yè)來說，可以說是關(guān)系企業(yè)的生死存亡，在良好的內(nèi)部控制的指導(dǎo)下，對于制造業(yè)的各個環(huán)節(jié)，能得到進一步提升，針對采購內(nèi)控管理制度的設(shè)立，可以通過以下幾個方面來分析：第一、信息獲取、市場分析。采辦部應(yīng)與市場經(jīng)營部保持聯(lián)系，了解潛在的項目訂單信息情況。第二、采辦籌劃。采辦籌劃的制定需綜合考慮技術(shù)要求、質(zhì)量驗收和控制要求、數(shù)量要求、交貨期要求、資金要求、預(yù)算要求和供應(yīng)商資源等因素。第三、采購計劃。由采辦部根據(jù)需求計劃、物料需求日期、需求信息、供應(yīng)商短名單、交貨周期等編制采購執(zhí)行計劃。第四、建立《合格供應(yīng)商目錄》，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。

（二）有無合理的職責劃分和崗位配置

就我國目前制造業(yè)的發(fā)展情況來看，一方面，由于制造業(yè)所涉及的內(nèi)容、業(yè)務(wù)較多且較復(fù)雜，往往過分重視生產(chǎn)，投入了較多的精力在生產(chǎn)規(guī)模上，致使職責劃分容易被企業(yè)忽視，當出現(xiàn)問題時便難以及時找到相關(guān)人員并解決問題，這極大地影響了工作效率。另一方面，大部分的制造業(yè)對于內(nèi)部控制并沒有投入較多的財力、人力、物力。特別采購人員配備不足，嚴重影響采購的時效性，無法滿足生產(chǎn)的需求。采購人員的職責未按采購類型劃分，導(dǎo)致采購人員職責交叉，進而影響了內(nèi)部管理人員的人才培養(yǎng)。企業(yè)要在內(nèi)控管理上取得突破性的發(fā)展，與正確的組織領(lǐng)導(dǎo)和高素質(zhì)人才隊伍的密切配合是分不開的。

（三）付款方式的選擇是否得當

在不影響價格的前提下，國內(nèi)采購盡量提供銀行承兌匯票或國內(nèi)遠期信用證；國外采購盡量開具遠期信用證，信用證條款與格式應(yīng)經(jīng)財務(wù)部審核。對于供貨周期長的大宗物料，盡量向?qū)Ψ剿魅÷募s保函或質(zhì)量保函。在不影響價格的前提下，向供應(yīng)商爭取更長的付款期，嚴格控制預(yù)付款比例，盡量不約定預(yù)付款，避免占用過多的資金。

三、分析A企業(yè)采購內(nèi)控流程現(xiàn)狀和問題

（一）采購計劃安排不合理，執(zhí)行不到位

對于作為專用設(shè)備制造業(yè)的A企業(yè)，公司生產(chǎn)計劃和項目建造節(jié)點是調(diào)度、組織、考核物料配套落實情況及采購計劃完成情況的依據(jù)，即采購計劃主要是按照生產(chǎn)計劃結(jié)合設(shè)計進度來安排，主要材料為鋼材，鋼材的價格因材質(zhì)規(guī)格的不同，價格大相徑庭，且其隨著市場變化的趨勢波動較大。因采購計劃安排不合理，造成了采購成本居高不下，甚至可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯。特別是對大型設(shè)備的投資，未充分投資論證，了解特種設(shè)備的設(shè)備參數(shù)和功能，造成需求分析不充分導(dǎo)致的決策失誤，占用資金，形成無效采購。

（二）招投標或定價機制不科學(xué)

國內(nèi)大型的鋼材廠家不多，且生產(chǎn)周期較長，采購價格居高不下，為與鋼材建立長期友好合作關(guān)系，與多家鋼廠簽訂長期協(xié)議，鋼材的定價隨市場的變化波動，鋼材的價格變化較大，長期協(xié)議只是暫按簽訂合同日或約定鋼材單價簽訂合同，可能會造成因鋼材價格升降而使雙方企業(yè)處于被動地位，致使與鋼廠的合作破裂，失去合作伙伴。對于超出原長期協(xié)議簽訂總金額范圍的，未按采辦授權(quán)范圍走變更審批流程，且鋼材的訂購單金額較大，容易出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐，可能導(dǎo)致鋼材質(zhì)次價高。

（三）審批權(quán)限設(shè)置不合理

制造業(yè)的采購涉及的業(yè)務(wù)較多，如采購申請、采購業(yè)務(wù)、合同管理、供應(yīng)商管理、庫存管理、不相容崗位應(yīng)分離，如采購申請與執(zhí)行，采購業(yè)務(wù)與到貨驗收等。由于制造業(yè)的采購類型較多，金額較大，對于審批權(quán)限的設(shè)置就顯得尤為重要，審批權(quán)限應(yīng)根據(jù)采購類型及采購金額分類，并結(jié)合管理者的職責劃分審批權(quán)限。對于緊急采購應(yīng)有特別審批程序，以不影響生產(chǎn)進度為前提。因資源限制或公司規(guī)模小等原因無法實現(xiàn)不相容職務(wù)相分離的，企業(yè)應(yīng)當采取定期抽查交易記錄、定期盤點現(xiàn)金等資產(chǎn)來替代控制措施。

（四）供應(yīng)商指定性強，可評估性差

A制造業(yè)的采購量大，部分材料屬于特殊材質(zhì)，對于采購員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求的同時，品牌或供應(yīng)商的可選性也受到了限制，無法做到通過多方詢比價合理選擇確定供應(yīng)商。供應(yīng)商處于甲方地位，配合度差，制造業(yè)無法對供應(yīng)商做出合理的評估，如供應(yīng)商的資信、履約能力、經(jīng)營狀況等。對于重要供應(yīng)商資質(zhì)未現(xiàn)場調(diào)查，或只派一名采購員現(xiàn)場調(diào)查走過場，對供應(yīng)商調(diào)查表未寫明恰當?shù)脑u估意見或評估結(jié)果不客觀。

（五）付款不按合同約定，采購付款方式不合理

材料款為制造業(yè)主要的付款業(yè)務(wù)之一，其具有金額大、付款期要求嚴格的特點，對于付款節(jié)奏和付款方式的安排，對成本的控制起著關(guān)鍵的作用，A制造業(yè)的采購付款主要存在三個問題，第一、未按合同約定，打亂付款計劃。部分管理層沒有正常履約，未按合同約定付款期付款，嚴重影響公司的付款計劃。第二、生產(chǎn)安排不合理，造成物料提前到廠，占用資金，并同時對存放管理方面提出要求。第三、框架協(xié)議鎖定資源、分批下單，且交貨周期長的大宗物料，未采用合理付款方式。如對于供貨周期較長的大宗物料，沒有向?qū)Ψ剿魅÷募s保函或質(zhì)量保函，也沒有向供應(yīng)商爭取更長的付款期和提供銀行承兌匯票。

四、加強A企業(yè)內(nèi)控流程設(shè)計與控制的措施

（一）實行適當?shù)穆氊煼蛛x

采購與付款交易的不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同訂立與審批；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行。這些都是對企業(yè)提出的，有關(guān)采購與付款交易相關(guān)職責適當分離的基本要求，A制造業(yè)的采購量大，采購計劃的安排應(yīng)從生產(chǎn)類和非生產(chǎn)類兩個方面來分析，生產(chǎn)類采購：從接到項目訂單后，應(yīng)通過技術(shù)部分析，所需材料用量，材料類型，用料節(jié)點，采購部門根據(jù)材料的用料節(jié)點，安排采購計劃，合理安排付款節(jié)奏；非生產(chǎn)性采購：應(yīng)根據(jù)使用部門的需求，結(jié)合需求時間，集中采購。企業(yè)應(yīng)當建立采購與付款責任矩陣，明確業(yè)務(wù)部門的和崗位的職責及權(quán)限，致使不相容崗位相互分離、制約與監(jiān)督。

（二）建立健全內(nèi)部控制的監(jiān)督機制

企業(yè)在執(zhí)行內(nèi)控管理制度時，執(zhí)行力度不夠的問題一直存在，追根究底主要是因為企業(yè)缺乏對執(zhí)行內(nèi)控管理的有效監(jiān)督，使得內(nèi)控管理存在“形式主義”，影響內(nèi)控管理作用的發(fā)揮。采購合同應(yīng)建立招投標，合同評審程序，定價制度，對相關(guān)工作人員形成有效監(jiān)督，若過度追求管理上的靈活性和人情化，導(dǎo)致內(nèi)控制度的建立、執(zhí)行均會遇到各種各樣的阻力無法有效執(zhí)行。采購合同和長期價格協(xié)議，涉及金額大，材料復(fù)雜，應(yīng)有合理的合同評審制度，由采購部門收集評審意見多部門形成有效監(jiān)督，合同評審意見匯總，應(yīng)由合同評審人及其部門經(jīng)理簽字確認。在合同談判過程中，采辦部可視具體情況申請法律顧問的法律支持。設(shè)立付款審批權(quán)限，對于大宗采購與付款交易應(yīng)有授權(quán)批準手續(xù)，防止出現(xiàn)越權(quán)審批的行為。

（三）加強管理層對采購內(nèi)部控制的重視

第一、企業(yè)應(yīng)組成專門的管理部門，選擇更高素質(zhì)的管理人員，建立合理的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，并加強指導(dǎo)和宣傳內(nèi)部控制建設(shè)工作。內(nèi)控管理不單單是財務(wù)部門的工作，管理層及全體員工均應(yīng)參與內(nèi)部控制工作。只有提高了企業(yè)各級人員的認識，才能真正地貫徹落實企業(yè)的各項管理制度，在執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中才能真正相互影響、相互制約、相互監(jiān)督。第二、企業(yè)管理者應(yīng)明確各自的職責，使企業(yè)的內(nèi)控制度得到進一步的完善。

（四）建立良好的信息溝通平臺

企業(yè)管理者通過信息溝通平臺及時準確的收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，如及時審批各種費用申請及付款申請等，目前使用較為廣泛的移動辦公平臺如BPM、OA等，移動辦公平臺極大地提高了審批的效率，并拉近了審批的距離，建立審批流的同時不僅能及時發(fā)現(xiàn)審批權(quán)限設(shè)置等問題，還能提高審批效率。手機移動版的設(shè)立，解決了管理層出差不能及時審批單據(jù)的難題，通過信息溝通平臺企業(yè)管理者能夠及時掌握企業(yè)經(jīng)營狀況，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供全面、及時、準確的信息，保證企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果，使企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行效果得到更好的保證。

五、結(jié)束語

綜上所述，我國制造業(yè)的采購內(nèi)控管理仍然存在多種問題，這些問題嚴重地影響了企業(yè)的發(fā)展，并不利于企業(yè)核心競爭力的提高，使企業(yè)無法從生產(chǎn)經(jīng)營活動中獲取更多的經(jīng)濟利益和社會效益。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子必須深入的分析原因，采取有效的措施解決問題，從而確保企業(yè)順利發(fā)展。