鄭麗娟

【摘要】檔案的最終目的是提供利用。本文通過對用戶需求進(jìn)行分析，探討如何建立以用戶為中心的檔案資源開發(fā)與利用模式，希望可以為大家提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案;開發(fā)利用;互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，新技術(shù)給檔案資源的開發(fā)提供了技術(shù)支持，是推動檔案信息化、全面開發(fā)檔案資源并實(shí)現(xiàn)資源多元化利用的核心助力，用戶需求決定著檔案信息化建設(shè)工作與資源開發(fā)利用工作的主要方向，結(jié)合用戶切實(shí)需求以及學(xué)術(shù)利用價(jià)值等等，對檔案資源的開發(fā)建設(shè)工作進(jìn)行細(xì)致化、科學(xué)化的指導(dǎo)，進(jìn)而全面滿足不同階層、不同崗位人員的服務(wù)需要。

一、現(xiàn)階段檔案用戶的具體需求

用戶是檔案資源以及其相關(guān)服務(wù)的使用方，是檔案信息資源開發(fā)利用的核心性主題，用戶的具體需求決定著檔案資源的開發(fā)和利用，以及具體服務(wù)的內(nèi)容，另外還對檔案資源信息開發(fā)和利用的機(jī)理與模式有著至關(guān)重要的影響。本文將從用戶類型、需求目的兩方面進(jìn)行闡述。

（一）用戶類型分析。在用戶檔案意識不斷提升的情況下，檔案資源開發(fā)利用工作開始呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，檔案用戶不僅指的是黨政機(jī)關(guān)以及科研單位相關(guān)人員，開始向社會各行各業(yè)不斷滲透。在這種情況下，檔案管理部門需要對其利用者和相關(guān)檔案用戶進(jìn)行系統(tǒng)化分析，使檔案信息資源開發(fā)工作變得更加有針對性，最終使其貼合于用戶的具體需求，真正做到為用戶需求而服務(wù)。1.按工作性質(zhì)及文化素質(zhì)劃為政府部門、醫(yī)療行業(yè)、教育行業(yè)、普通公眾。2.按組織結(jié)構(gòu)劃分為個體用戶和群體用戶。3.按工作屬性劃分為自然科學(xué)用戶和社會科學(xué)用戶。4.按用戶需求意愿可以將其劃分為正式用戶與潛藏用戶。正式用戶往往具備非常明確的檔案利用需求，是檔案信息化開發(fā)和利用的重點(diǎn)面向?qū)ο?潛藏用戶則沒有明確表述檔案利用的愿望，這樣一來，檔案開發(fā)相關(guān)工作人員需要適時(shí)加以指導(dǎo)，將他們轉(zhuǎn)化為檔案利用的正式用戶。5.按用戶利用方式劃分為查閱用戶、借閱用戶、復(fù)印用戶和咨詢用戶。

（二）用戶需求目的分析。隨著用戶需求的多元化，用戶的需求不再局限于公務(wù)查考和編史修志，而是廣泛涉及社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化、外交、民眾生活等各個方面，概括而言，用戶的信息需求主要包括以下四個方面：1.實(shí)際利用需求。用戶對檔案利用的需求往往與工作、生活密切相關(guān)，都是為了滿足實(shí)際需求。2.學(xué)術(shù)利用需求。用戶對檔案內(nèi)容需求呈多元化趨勢，其中對科研檔案需求日益增多。3.普通利用需要。部分用戶利用檔案只是停留在查閱利用原始檔案層面，只是發(fā)揮檔案的憑證作用。4.休閑利用需要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化手段不斷進(jìn)步，休閑利用已成為新時(shí)期檔案信息資源吸引潛在用戶的增長點(diǎn)。

二、構(gòu)建以用戶為核心的信息化資源開發(fā)利用模式

（一）立足現(xiàn)實(shí)，放眼未來，充分利用大數(shù)據(jù)背景下的信息化手段。優(yōu)化檔案館藏，有效開發(fā)利用檔案資源。高速發(fā)展的新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活實(shí)踐，在檔案管理中，檔案信息化趨勢愈發(fā)明顯。一方面，我們要豐富室藏檔案建立海量數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，消除“信息孤島”問題，實(shí)現(xiàn)資源共享;另一方面，要優(yōu)化檔案資源的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，突出本單位特色，重點(diǎn)收集整理本單位的主要業(yè)務(wù)檔案，提高檔案資源的利用率。1.統(tǒng)一數(shù)據(jù)歸口標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案信息庫。在檔案信息化建設(shè)前期要與其他系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一對接端口，解決“信息孤島”問題，實(shí)現(xiàn)資源共享。要重視本單位特色檔案的數(shù)字化工作，在資料收集整理時(shí)突出單位特色，豐富特色檔案文獻(xiàn)資料。同時(shí)要借助掃描、攝影等手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，將圖書、情報(bào)及檔案三大資源統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來，搭建一個有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與共享化的圖檔信息資源高效整合模式。2.展現(xiàn)單位特點(diǎn)，推動檔案編研工作精細(xì)化發(fā)展。加強(qiáng)本單位重點(diǎn)業(yè)務(wù)的收集整理、檔案信息化工作，深入開展專題性資料匯編。此外，相關(guān)部門及工作人員還要整合單位內(nèi)部在工作當(dāng)中所面臨的固有難題，對檔案信息進(jìn)行深度加工，重點(diǎn)開展專題編研工作，產(chǎn)出高質(zhì)量、實(shí)用性強(qiáng)并具備行業(yè)典型特點(diǎn)的編研成果，提升檔案信息的供應(yīng)能力，提升檔案信息的利用價(jià)值。3.構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化管理工作需要完善的信息化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支撐，在全新時(shí)代背景下，檔案文件的現(xiàn)代化管理和信息化管理顯得尤為重要，相關(guān)部門及工作人員需要建立完全且嚴(yán)格的文件管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，回避部分地域差等錯誤，有效實(shí)現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化。

（二）以用戶為中心提升宣傳力度，引領(lǐng)檔案資源的開發(fā)利用工作。檔案信息資源平臺是用戶使用檔案資源時(shí)必須使用的平臺，因此在建設(shè)過程中需要始終明確以用戶為中心的原則，降低用戶的操作難度，消除用戶在系統(tǒng)使用過程中的一切阻礙。同時(shí)要加大宣傳力度，通過舉辦檔案展覽，編輯檔案史料，借助微信、微博、官網(wǎng)、移動客戶端等形式展現(xiàn)檔案文化魅力。1.利用用戶需求心理，指導(dǎo)檔案服務(wù)利用。用戶在使用檔案時(shí)，往往希望在最快的時(shí)間內(nèi)以最簡便的方式提供需要的服務(wù)，為此，相關(guān)工作人員首先要對檔案利用手續(xù)進(jìn)行簡單化處理，全面優(yōu)化檔案環(huán)境，以嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的態(tài)度為每一名用戶提供服務(wù);此外還要精確把握用戶的具體心理需求，提升工作質(zhì)量，為用戶提供精確化的服務(wù)。2.提升檔案宣傳力度，加強(qiáng)檔案文化價(jià)值。檔案室可以通過開展檔案文化展、檔案文化長廊、檔案室開放日等形式為讓實(shí)體檔案走出檔案室，面向全體大眾。也可以借助官網(wǎng)、微信、微博、企業(yè)OA等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過多種方式全面滿足用戶對信息的強(qiáng)烈需求感，最大限度化解時(shí)間和空間的局限性，將“死檔案”變“活檔案”，使公眾對檔案的認(rèn)知更加深入。

三、結(jié)束語

綜上所述，人們需要不斷提升對檔案管理工作的重視程度，根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)提升資金的投入力度，構(gòu)建一個完善的檔案管理環(huán)境，大力引進(jìn)綜合性管理人才，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，使檔案信息化建設(shè)始終處于穩(wěn)定的發(fā)展軌道中。