大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用途徑研究

潘曉梅

【摘要】在如今大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于各個(gè)院校來說，如何科學(xué)合理地利用信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理工作，已經(jīng)成為院校今后工作的重要方向。本文先對信息化管理文書檔案的優(yōu)點(diǎn)以及目前信息化管理文書檔案信息現(xiàn)狀進(jìn)行簡單概述，再對如何在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)施文書檔案的信息化管理進(jìn)行探究。

【關(guān)鍵詞】信息化;文書;檔案管理;大數(shù)據(jù)

在各個(gè)院校中，所有文書檔案都是對一些數(shù)據(jù)及歷史資料進(jìn)行細(xì)致且全面的記錄，同時(shí)也反映了院校的整體發(fā)展?fàn)顩r?，F(xiàn)如今，隨著我國科技的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如果可以將信息技術(shù)合理運(yùn)用到院校的文書檔案管理中，將會(huì)有效提升工作效率。雖然我國很多院校逐漸運(yùn)用了信息化技術(shù)，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中依然存在不同程度的問題。為此，需要采取有效措施針對性解決問題。

一、信息化管理文書檔案的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理的整體工作效率。院校的文書檔案管理工作主要是將數(shù)據(jù)信息以及院校的歷史發(fā)展資料進(jìn)行全方面的歸納與整理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，很多院校在不斷擴(kuò)招，如果依然延續(xù)使用傳統(tǒng)的管理模式，勢必會(huì)對管理的效果有所影響。在信息化時(shí)代，如果可以將信息化技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)化中，能夠顯著提高院校文書檔案管理的工作效率。

（二）信息化發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)如今，信息化不斷發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，各行各業(yè)都開始順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。由此可見，院校將文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化是一種必然趨勢。

（三）有利于文檔長期穩(wěn)定保存。與紙質(zhì)版文書檔案相比，電子文檔的壽命會(huì)長的多。傳統(tǒng)對紙質(zhì)版文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于容易受多種外界因素影響，導(dǎo)致其很容易受到各種損壞，而電子檔則不會(huì)受保存不當(dāng)問題的困擾。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)社會(huì)背景下，我們可以不限時(shí)間、不限地點(diǎn)利用身邊設(shè)備對電子文件進(jìn)行獲取和傳遞。這些介質(zhì)都具有不易損壞、攜帶方便、使用便捷的優(yōu)點(diǎn)，由于不容易受外界因素的干擾，電子文件能夠保存更長的時(shí)間。

二、目前信息化管理文書檔案信息現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理模式及設(shè)備落后。目前來說，依然有很多院校是以傳統(tǒng)的記錄方式進(jìn)行文書檔案管理工作。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式比較落后，且對于院校的整體運(yùn)營有非常大的影響。現(xiàn)如今是一個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對信息管理的需求。

（二）對文書檔案管理工作不夠重視?，F(xiàn)如今，受傳統(tǒng)文書檔案管理觀念的影響，很多檔案管理人員并不十分重視文書檔案管理工作，甚至有些工作人員認(rèn)為只是單純地對資料進(jìn)行匯總和堆砌，是一項(xiàng)可有可無的工作。這種意識(shí)不僅會(huì)對檔案管理人員的工作效率有非常大的影響，而且也會(huì)大大抑制工作人員后期工作的積極性。除此之外，如果院校的管理層不重視文書檔案管理工作，那么在該工作方面的物力、財(cái)力、人力等投入會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重不足，從而無法有效提高工作效率。

（三）對于檔案內(nèi)容無法及時(shí)更新。目前大多數(shù)院校無法實(shí)時(shí)對文書檔案信息進(jìn)行更新，導(dǎo)致許多文書檔案內(nèi)容比較陳舊，文書檔案管理的信息化建設(shè)出現(xiàn)問題，無法滿足現(xiàn)代工作的需求。由于有些院校的文書檔案甚至關(guān)系個(gè)人信息，因此與個(gè)人利益有直接的關(guān)系，這就出現(xiàn)了有些院校雖然已經(jīng)引入信息化技術(shù)，但卻沒有標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用流程的情況。

三、如何在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)施文書檔案信息化管理

（一）引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入。保障檔案管理工作得以順利展開的有效手段之一就是加大資金的投入，而資金的投入是優(yōu)化各種管理設(shè)備及技術(shù)的重要基礎(chǔ)條件之一。首先，想要順利開展文書檔案管理工作，需要更新相關(guān)設(shè)備。現(xiàn)如今，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，將計(jì)算機(jī)具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優(yōu)勢合理地與文書檔案管理工作相結(jié)合，使工作人員通過計(jì)算機(jī)使檔案管理工作的電子化以及高效化得以實(shí)現(xiàn)。其次，需要將多種管理手段進(jìn)行綜合運(yùn)用，比如可以考慮建立起一個(gè)電子文檔，同時(shí)做好電子文檔的封存工作，如果涉及的重要文檔可以采取手寫或電子等方式進(jìn)行備份。最后，需要在有效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)上，逐漸對檔案管理的信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保檔案信息的真實(shí)及準(zhǔn)確性。

（二）加強(qiáng)對文書檔案管理的重視程度。想要有效對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識(shí)。針對這一問題，可以專門建立一個(gè)文書檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對文書檔案管理制度進(jìn)行檢查，并實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進(jìn)行進(jìn)一步完善。對于院校的領(lǐng)導(dǎo)層來說，需要對文書檔案管理加大宣傳力度，以此來提高工作人員的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效展開文書檔案管理工作。

（三）構(gòu)建信息化平臺(tái)推廣。院校之所以需要大力推廣文書檔案管理信息化建設(shè)，根本目的是為文書檔案的使用者提供更加方便快捷的服務(wù)。因此在院校的信息管理系統(tǒng)中建立文書檔案管理系統(tǒng)，使其成為一個(gè)一體化系統(tǒng)是非常有必要的，通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統(tǒng)獲得綜合效益。將信息化技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理系統(tǒng)中，可以使其具有強(qiáng)大的檢索功能，這樣可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所具有的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。值得注意的是，建設(shè)信息化平臺(tái)時(shí)，一定要選用標(biāo)準(zhǔn)的信息化設(shè)備，最好選用一些主流產(chǎn)品，以免由于升級(jí)換代等原因而增加重新開發(fā)的成本。設(shè)置設(shè)備時(shí)需要盡量合理化，要將網(wǎng)絡(luò)的響應(yīng)時(shí)間、吞吐能力以及傳遞速度等因素綜合進(jìn)行考慮。

（四）提高員工綜合素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)。可以通過定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)共享以及深造等提高人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)逐漸加強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)。院校文書檔案管理的信息化建設(shè)并非一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，由于其涉及的問題比較廣泛，因此可能會(huì)對院校的各部分工作產(chǎn)生不同程度的影響，屬于一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，需要加大對員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)的力度。對于新員工要做好崗前培訓(xùn)工作，有助于其對工作流程及內(nèi)容盡快了解，對于老員工則需要結(jié)合工作中存在的不足，進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)水平。

（五）對信息化管理設(shè)備進(jìn)行全面優(yōu)化。要想構(gòu)建一個(gè)性能較好且較為穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)，首先需要在資金上能夠支持配置一些性能較好的軟硬件設(shè)備。其次需要建立一個(gè)紙質(zhì)化的常態(tài)機(jī)制，以保障這些設(shè)備不只是一種擺設(shè)。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，檔案的信息資源是一個(gè)最為重要的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也是保護(hù)檔案原件的重要方式之一。要想實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，需要通過先進(jìn)的信息手段將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，再建立院校專屬的檔案目錄以及檔案全文數(shù)據(jù)庫，這樣就可以使檔案的管理及查閱更加方便快捷。

四、結(jié)語

結(jié)合以上觀點(diǎn)，作為檔案信息管理的必然趨勢，將院校的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅有利于院校的發(fā)展，同時(shí)也是院校轉(zhuǎn)變舊思想、創(chuàng)新檔案管理模式、與時(shí)俱進(jìn)的一個(gè)重要手段。如今已是大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、提高檔案管理水平、促進(jìn)良性發(fā)展來說，檔案管理的信息化建設(shè)具有非常重要的意義。各院?？梢酝ㄟ^引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入、加強(qiáng)對文書檔案管理的重視程度、構(gòu)建信息化平臺(tái)推廣、提高員工綜合素質(zhì)、加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)以及對信息化管理設(shè)備進(jìn)行全面優(yōu)化等方式使院校文書檔案管理更加信息化。

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