顧長林

【摘要】本文針對高校二級學(xué)院辦公室管理的特點和不足，以精細化管理理論為基本指導(dǎo)思想，提出了一種基于微信群、微信公眾平臺的精細化管理模式，旨在提高管理效率、工作質(zhì)量和工作水平，從而推動高校二級學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新與改革。

【關(guān)鍵詞】精細化管理;高校二級學(xué)院;辦公室管理;微信公眾平臺

高校二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著教學(xué)、科研和日常事務(wù)管理等方面的工作，是聯(lián)系教職工、學(xué)生的紐帶和橋梁，起著上傳下達、中心樞紐、聯(lián)絡(luò)中介等作用，其工作水平的高低，直接影響著學(xué)院教育、科研、管理的總體水平。廣大高校二級學(xué)院辦公室從業(yè)人員為了更好地開展工作，提高工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，促進學(xué)院各項工作順利推進，從管理理念、管理方式、管理內(nèi)容、管理手段等諸多方面開展了各種有益的嘗試。在管理理念上，引入企業(yè)管理的一些新思想，將精細化管理的理念融入學(xué)院辦公室的管理中，使學(xué)院辦公室更好地發(fā)揮其職能和作用。在管理方法上，努力適應(yīng)信息化管理的需求，加強高校辦公室的管理力度，引進現(xiàn)代信息化辦公管理系統(tǒng)，尤其是利用一些使用率極高、用戶體驗效果極佳的社會性軟件如QQ、微信等來提升辦公室管理水平。在管理內(nèi)容上，兼顧傳統(tǒng)管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，積極推進無紙化辦公，努力做好管理內(nèi)容的信息化組織、分類、保存，追求最佳的管理效率。在管理手段上，積極分析管理對象的特點，無疑，信息化是推動辦公室各項業(yè)務(wù)工作快速發(fā)展的利器，隨著新媒體工具的普及，辦公室與教職工、學(xué)生間的聯(lián)系更加緊密，如何利用新媒體的各種功能，積極拓展辦公室業(yè)務(wù)，推進辦公室工作的深入發(fā)展是高校二級學(xué)院辦公室從業(yè)者普遍關(guān)注的問題。為此，本文將微信提供的公眾平臺作為載體，以精細化管理理論為基本指導(dǎo)思想，提出基于微信公眾平臺的精細化辦公室管理模式，以此來推動辦公室管理工作的總體發(fā)展。

一、高校二級學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀

隨著學(xué)校教育的深入發(fā)展，對辦公室管理工作提出了更高的要求，工作范圍的擴大以及工作效率、質(zhì)量的高標(biāo)準，使得辦公室的管理難度越來越大，很多高校很難有效對教師和學(xué)生進行管理，暴露出不少問題，如果不盡快對當(dāng)前的管理制度進行改革，將有可能阻礙學(xué)院的各項工作推進，進而影響學(xué)校的全局發(fā)展。綜合看，辦公室工作的不足主要集中在以下幾方面：

（一）日常事務(wù)牽扯精力過多。許多高校二級學(xué)院辦公室將絕大部分精力投入到處理各種各樣的瑣碎日常事務(wù)上，工作人員往往付出了艱辛的勞動，但得不到預(yù)期的效果，導(dǎo)致效率低下，在不斷頻繁往復(fù)中工作熱情消失殆盡，逐漸形成職業(yè)倦怠感。

（二）缺乏創(chuàng)新意識。由于高校二級學(xué)院辦公室的業(yè)務(wù)辦理基本沿襲以前的工作模式，且工作人員都具備較為豐富的經(jīng)驗，工作過程中容易墨守成規(guī)，一味照搬原有的工作模式，導(dǎo)致辦公室工作難以創(chuàng)新，打開新的工作局面，久而久之，工作自然變得乏味、缺少挑戰(zhàn)性。另外，信息化辦公環(huán)境對從業(yè)者的信息素養(yǎng)提出了更高的要求，但高校二級學(xué)院辦公室工作人員普遍年齡跨度大，欠缺必要的信息素養(yǎng)，難以適應(yīng)信息化辦公的要求。

（三）工作缺乏精細化管理流程。高校辦公室的行政工作缺乏精細化管理流程，工作內(nèi)容沒有細化，并且沒有具體的規(guī)劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下。因此，高校辦公室有必要應(yīng)用開創(chuàng)性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務(wù)中，應(yīng)用精細化的管理理論，建立規(guī)范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。基于現(xiàn)狀，并考慮到學(xué)院制度的改革發(fā)展，提高二級學(xué)院的精細化管理工作迫在眉睫。

二、利用微信公眾平臺實現(xiàn)精細化管理的意義

（一）精細化管理的思想。精細化管理是一種先進的管理理念、模式、文化和方法，最早出現(xiàn)在日本豐田企業(yè)。關(guān)于精細化管理的具體含義，我國精細化管理研究領(lǐng)域的知名學(xué)者汪中求先生認為，要實現(xiàn)精細化管理，其核心在于，用剛性的制度來規(guī)范人的行為，通過強化責(zé)任落實來形成集體的執(zhí)行力。高校二級學(xué)院辦公室管理中的精細化，指的是工作目標(biāo)明確、要求具體、流程優(yōu)化、規(guī)則細化，做到規(guī)則面前人人平等、程序合理、信息公開、考核定量。高校辦公室精細化管理既是現(xiàn)實競爭的需要，也是辦公室轉(zhuǎn)變管理方式、提高管理水平的必由之路。

（二）高校二級學(xué)院精細化管理內(nèi)容。高校二級學(xué)院精細化管理內(nèi)容主要涉及到教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、財務(wù)管理、人事與行政管理、考勤管理及各種院務(wù)信息的上傳下達。

（三）微信公眾平臺促進辦公室管理的可能性和必要性。微信具有的實時通信、異步交流、支持多種媒體信息等特點，使信息交流更加快速、開放、高效，也使得信息傳播更具有針對性。目前，高校微信使用普及率已高達90%，高使用率奠定了微信公眾平臺的社會基礎(chǔ)。微信公眾平臺自2012年推出以來，擁有龐大的微信用戶基數(shù)、開放而靈活的環(huán)境。作為最重要的新媒體之一，微信公眾平臺因其強大的功能、簡便的使用方法、極佳的用戶體驗和獨有的溝通魅力獲得了高校師生的青睞。微信公眾平臺也被應(yīng)用到高等學(xué)校管理工作中，將這種新媒體作為二級學(xué)院辦公室管理的工作方式逐漸被認可和接受，如微信公眾平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能可以減少在精細化管理道路上的工作量，進一步推進精細化管理的進程。可見，微信公眾平臺在推動二級學(xué)院精細化管理方面有巨大的應(yīng)用潛力。綜上所述，結(jié)合師生用戶信息利用行為的特點，利用微信公眾平臺，有效進行新媒體環(huán)境下的辦公室工作創(chuàng)新與發(fā)展，構(gòu)建高校二級學(xué)院辦公室管理工作的精細化管理模式，可為辦公室工作的開展帶來新的契機。

三、精細化管理背景下微信公眾平臺應(yīng)用模式

（一）高校二級學(xué)院微信公眾平臺精細化管理的要素。高校二級學(xué)院辦公室微信公眾平臺管理模式由微信用戶群（用戶基礎(chǔ)）、微信用戶互動平臺（平臺基礎(chǔ)）、微信服務(wù)（服務(wù)基礎(chǔ)）三個要素組成。1.微信用戶群。將面向的師生發(fā)展為微信用戶，形成龐大的用戶群體，并且對用戶劃分為不同的群體類別，以形成用戶基礎(chǔ)。2.微信用戶互動平臺。搭建微信服務(wù)互動平臺，且平臺整合了數(shù)字全媒體空間資源，通過“自助平臺”“互動平臺”等實現(xiàn)線上瀏覽檢索、預(yù)約、信息展示、搜集回饋等各分散工作環(huán)節(jié)的全面整合。3.微信為載體的信息服務(wù)。以微信、微信公眾平臺為載體，將著力點放在信息服務(wù)層面上，在此基礎(chǔ)上開展辦公室管理工作創(chuàng)新，開創(chuàng)高校二級學(xué)院辦公室管理工作的新局面。