李明亮

【摘要】機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案工作改革與發(fā)展的客觀需要，應(yīng)推行相應(yīng)的制度規(guī)范檔案管理流程。鑒于此，本文主要從機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性入手，探索其規(guī)范化管理措施，以確保有序高效地開展機(jī)關(guān)檔案工作，提升檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān);檔案管理;規(guī)范化

隨著經(jīng)濟(jì)與社會的高速發(fā)展，文書處理和檔案工作等發(fā)生了巨大的變化，對檔案工作者提出更高的要求。但是機(jī)關(guān)檔案意識較弱、檔案歸檔立卷不規(guī)范、信息化建設(shè)相對滯后等問題阻礙檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，面對不斷增加的檔案數(shù)量和日益豐富的檔案形式、內(nèi)容以及持續(xù)擴(kuò)大的檔案信息服務(wù)對象，怎樣規(guī)范開展檔案管理工作，提高檔案管理水平，是機(jī)關(guān)檔案工作者的重要課題。

一、機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

機(jī)關(guān)檔案指的是機(jī)關(guān)從事各項工作形成的真實記錄，工作人員參考這些工作記錄可以預(yù)測今后開展工作的方向，并從中借鑒工作方法和經(jīng)驗，維持國家政策的施行和社會秩序，保持國家決策的有效性、連續(xù)性，起著不可替代的憑證作用。換言之，機(jī)關(guān)檔案是原始記錄，如實反映機(jī)關(guān)在實際工作中的艱辛和取得的成果，對科學(xué)開展機(jī)關(guān)工作有重要意義，通過完整的檔案可以了解機(jī)關(guān)工作的基本發(fā)展脈絡(luò)，及時發(fā)現(xiàn)問題并總結(jié)經(jīng)驗，是寶貴的信息資源。當(dāng)然，機(jī)關(guān)檔案的重要價值在于挖掘及利用檔案信息的效益，只有規(guī)范管理檔案，才能做好信息挖掘利用工作，體現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的價值。機(jī)關(guān)檔案工作者研究檔案管理的規(guī)范化建設(shè)不但有助于機(jī)關(guān)完善記錄、有效運轉(zhuǎn)，還為充實館藏檔案資料打下基礎(chǔ)，為國家積累檔案財富，為人們提供原始憑證，為機(jī)關(guān)提高檔案管理水平、建設(shè)和諧社會提供有效服務(wù)。特別是隨著機(jī)關(guān)工作任務(wù)日益繁重，規(guī)范化的檔案管理是機(jī)關(guān)提高工作質(zhì)量的重要保障。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的措施建議

（一）提高檔案意識，規(guī)范機(jī)關(guān)公文制作。在機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)中，首先要做的就是提高檔案意識，將檔案管理規(guī)范化建設(shè)納入機(jī)關(guān)管理議事日程。所以機(jī)關(guān)要通過多種形式和渠道深入宣傳、貫徹落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等，使檔案管理規(guī)范化建設(shè)和機(jī)關(guān)其他工作同步部署、實施、考核，解決檔案管理不規(guī)范的問題。與此同時，加快依法治檔建設(shè)進(jìn)程，利用法律賦予機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法權(quán)力，保證落實檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作;大力宣傳檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義，將其變成機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作不可或缺的部分。尤其要強(qiáng)化機(jī)關(guān)公文制作管理的規(guī)范化建設(shè)，因為公文制作質(zhì)量的優(yōu)劣不僅決定著公文自身的質(zhì)量，還直接影響著檔案的質(zhì)量，是檔案管理規(guī)范化的重要影響因素。例如機(jī)關(guān)制作公文所用紙張必須符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，平時注意檢查公文制作有沒有嚴(yán)格履行簽發(fā)手續(xù)、符合審批權(quán)限與否、公文標(biāo)題正確與否、主送單位與抄送單位正確與否、落款和公文一致與否、有沒有主題詞和日期等;公文字跡必須清楚，不能用容易褪色的墨水、筆、紙張等草擬公文，確保字跡清晰、鮮明，方便日后長期保管和使用;制作公文所用文種務(wù)必合理，并規(guī)范公文擬制格式，形成規(guī)范的公文，保證機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量。

（二）推行部門制度，規(guī)范檔案歸檔立卷。針對機(jī)關(guān)各部門形成的公文，應(yīng)明確職責(zé)、建章立制，嚴(yán)格推行部門檔案歸檔或立卷制度。因為機(jī)關(guān)具備按章辦事的特征，落實制度才能使工作有序、有效。所以機(jī)關(guān)要建立完善的主要領(lǐng)導(dǎo)或者分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各部門負(fù)責(zé)人對自有檔案負(fù)總責(zé)、部門兼職檔案人員對檔案的收集、整理、移交等工作負(fù)具體責(zé)任的系列配套制度，規(guī)范檔案工作。例如把文件材料歸檔列入各部門的目標(biāo)責(zé)任，簽訂責(zé)任書，增強(qiáng)人員責(zé)任意識;分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人、兼職檔案人員的職責(zé)應(yīng)明晰，確保其分工合作，做到政令暢通。機(jī)關(guān)檔案工作者則應(yīng)對各部門收集檔案、整理檔案提出明確的要求，在公文制作質(zhì)量和文件處理制度化、程序化等方面提出對應(yīng)要求，完善文書處理流程和歸檔范圍、分類大綱、保管期限、安全管理等制度、辦法、規(guī)范。例如機(jī)關(guān)各部門要做好收發(fā)文登記工作，隨時隨地完整收集收發(fā)文、工作文件、內(nèi)部文件等，在擬好題名的同時編好目錄，強(qiáng)化日常公文管理。把平時的立卷工作做好，能促使機(jī)關(guān)提高公文處理質(zhì)量。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)落實檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障工作，在平時通過培訓(xùn)指導(dǎo)各部門人員掌握基礎(chǔ)檔案知識，規(guī)范制發(fā)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件。在各部門收集和整理檔案材料的階段主動提供上門指導(dǎo)與服務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)問題，并幫助其改正;移交檔案時必須細(xì)致、耐心、認(rèn)真檢查，嚴(yán)格控制檔案質(zhì)量，同時嚴(yán)格履行簽字蓋章移交手續(xù);在完成歸檔工作之后要及時總結(jié)經(jīng)驗，組織參與檔案工作的全體人員開展業(yè)務(wù)交流活動，提出檔案工作中暴露的問題，促進(jìn)相互之間的交流，做到取長補(bǔ)短，促使全體人員共同進(jìn)步，一起為檔案管理規(guī)范化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（三）嚴(yán)格規(guī)范化管理，加快信息化進(jìn)程。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息時代，機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化不僅涉及日常的公文制作與歸檔立卷，還和信息化建設(shè)息息相關(guān)，檔案工作者應(yīng)在檔案管理中加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過數(shù)字化的方式存儲機(jī)關(guān)檔案資料，達(dá)到提高空間利用率的目的，延長存儲機(jī)關(guān)檔案資料的時間，預(yù)防發(fā)生檔案破壞問題。在檔案管理信息化建設(shè)中，通過機(jī)關(guān)內(nèi)部局域網(wǎng)就能實現(xiàn)網(wǎng)上查詢檔案信息，使檔案信息的利用更快速、高效。在通過計算機(jī)采集機(jī)關(guān)檔案資料并上傳時，檔案工作者必須嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地開展篩選工作，確保檔案信息錄入的完整性、準(zhǔn)確性，并且經(jīng)過審查之后要分類歸檔檔案材料。當(dāng)把檔案材料上傳到檔案管理系統(tǒng)之后，就要保證檔案信息的保密性，對于開放性的檔案材料可以將其設(shè)置成可讀，不允許修改和下載。與此同時，在規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作時應(yīng)強(qiáng)調(diào)安全管理，高效設(shè)置檔案管理系統(tǒng)防火墻，防御非法入侵;促進(jìn)病毒庫的定期更新，科學(xué)有效地開展機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫加密工作，例如對于重要檔案信息必須及時備份，并做好登記，科學(xué)設(shè)置用戶權(quán)限，加快機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化與信息化發(fā)展進(jìn)程，夯實檔案管理規(guī)范化建設(shè)基礎(chǔ);針對重點檔案管理設(shè)施設(shè)備必須做好安全事故排查工作，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的隱患、問題，限期整改，消除危及機(jī)關(guān)檔案安全的漏洞;嚴(yán)格落實機(jī)關(guān)檔案的收集、保管、使用、保密、設(shè)備管理等日常工作，堅持責(zé)任到人、策略到位，對保存重要檔案的區(qū)域應(yīng)全天候監(jiān)控，保證機(jī)關(guān)檔案安全;提高人員素質(zhì)，因為在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，人的行為是重要因素，相關(guān)人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)檔案安全保密制度和規(guī)范，明確檔案信息化工作中需要遵循的安全保密原則、安全保密問題，同時定期或不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)人員不安全的行為，實行批評教育，提高其安全保密意識。

三、結(jié)束語

總而言之，機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化是機(jī)關(guān)實現(xiàn)檔案工作高效化的基礎(chǔ)、前提，檔案工作者務(wù)必要正確認(rèn)識檔案管理情況，提高人員檔案意識，并積極推行部門制度，實施嚴(yán)格的規(guī)范化管理，促使檔案管理工作越來越規(guī)范，不斷深化機(jī)關(guān)檔案管理改革，最大限度發(fā)揮檔案的價值，為機(jī)關(guān)高效履職提供可靠支撐。

【參考文獻(xiàn)】

[1]俞燕.機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理工作探討[J].城建檔案，2018 （02）：59-60.

[2]劉榮華.淺析機(jī)關(guān)檔案如何做到規(guī)范化的管理[J].才智， 2018（05）：239.

[3]朱捷.機(jī)構(gòu)改革中機(jī)關(guān)檔案管理工作的體會和思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：92+97.

[4]林秀清.機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理中存在的問題分析[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2018（07）：33-34.