社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理探究

王婷

【摘要】本文圍繞社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理展開探討，分析了規(guī)范化管理的必要性，并指出目前存在的問題及相應(yīng)的改進(jìn)措施，期望能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化水平的提升。

【關(guān)鍵詞】社會衛(wèi)生服務(wù)中心;檔案管理;規(guī)范化;問題及對策

當(dāng)前，我國日益完善的社會建設(shè)背景下，相應(yīng)帶動了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理作為全新發(fā)展的事業(yè)，在優(yōu)化社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)方面發(fā)揮了顯著的作用。為了促進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的進(jìn)一步建設(shè)與完善，必須將存在于管理中的問題有效處理、解決，保障檔案管理的規(guī)范性，規(guī)避各類醫(yī)療糾紛，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與生活效益同步提升。

一、檔案規(guī)范化管理的必要性

隨著我國深入推進(jìn)的一系列醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，給社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理提出了新要求。該背景下，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理，已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢。然而，由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理起步時間較晚的緣故，不具備完善的管理制度，且檔案分類、功能及管理方面的完善性也有待提升，檔案管理工作開展期間依舊缺乏規(guī)范性，以致于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量受到了一定阻礙，難以有效滿足人民群眾的需求。

檔案這一信息資源極為重要，推動社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理水平提升，與我國檔案建設(shè)方面提出的要求相適應(yīng)。在檔案數(shù)量日益增加的背景下，要想促進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心整體工作效率的提升，就必須實現(xiàn)檔案管理自動化。我國《侵權(quán)責(zé)任法》及《醫(yī)療事故處理條例》等相關(guān)法律法規(guī)中，明確指出醫(yī)療檔案管理的重要性。醫(yī)療檔案是醫(yī)療事故產(chǎn)生之后的重要信息來源，在醫(yī)患糾紛的規(guī)避方面能夠發(fā)揮重要作用。而在人們的日常生活及活動中，基本都是以社區(qū)作為主要場所，而社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心能將日常醫(yī)療提供給人們，發(fā)揮著不可忽視的作用。因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化建設(shè)有助于人們生活質(zhì)量的提升，為全社會的發(fā)展提供充足的動力。

二、檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

結(jié)合某種意義來看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案是一系列有關(guān)預(yù)防、保健及醫(yī)療等活動方面具備使用價值的圖文聲像或是歷史記錄。其類型多樣化，將文書檔案、音像檔案、科技檔案及榮譽(yù)檔案等包含在內(nèi)?？v觀社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)有狀況，存在較為突出的問題，例如網(wǎng)絡(luò)體系不夠完善、管理制度不夠健全等。鑒于此，此處著重分析了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題。

（一）社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀。我國日益提升的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，促使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理水平得到提升。當(dāng)前，信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸廣泛，大部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理方面初步實現(xiàn)了電子化、數(shù)字化，且完成了整套規(guī)章制度的構(gòu)建。然而，依舊有一系列不足存在于具體工作中，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用方面，仍然未能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，以致于檔案管理存在相對較低的利用率，嚴(yán)重浪費了醫(yī)療資源。檔案后續(xù)管理方面，也存在較為落后的管理方法，無法適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，效率極不樂觀。

（二）社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理存在的問題。就社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理存在的問題來看，主要集中在三個方面：首先，檔案管理人員意識不足。目前，盡管多數(shù)社區(qū)已配備了專業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的人員，且人員必須通過培訓(xùn)后才能上崗。然而，依舊有少數(shù)人或少數(shù)社區(qū)存在不重視檔案管理的情況，僅對業(yè)務(wù)管理予以重視，而忽略了檔案管理工作，或是將檔案管理錯誤地認(rèn)為是簡單保管檔案文件，沒有投入充足的精力，以致于工作流于形式、作用發(fā)揮受到阻礙。同時，由于科室人員對于檔案重要性的認(rèn)識不足，年底收集歸檔材料時缺乏完整性。此外，有少數(shù)醫(yī)務(wù)人員在病人檔案書寫方面存在不規(guī)范的問題，字跡潦草、辨認(rèn)難度頗大，嚴(yán)重影響了檔案工作的價值。其次，檔案管理制度建設(shè)不全。檔案管理制度建設(shè)若不健全，必然會影響檔案數(shù)據(jù)信息的收集率，出現(xiàn)不集中且過于分散的管理。同時，也會影響檔案文件資料收集工作的重視程度，阻礙信息及檔案管理間的有機(jī)融合，出現(xiàn)不完整的檔案文件資料，無法將真實且可靠的依據(jù)提供給社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心。此外，也有一定問題存在于構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)體系中，欠缺可操作性。在完成了檔案歸檔工作之后，因監(jiān)督機(jī)制不足的緣故，無人監(jiān)管，也不清楚多歸少歸，未能嚴(yán)格遵守借閱機(jī)制。最后，檔案管理設(shè)備不夠先進(jìn)。由于多方面因素會對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心構(gòu)成影響的緣故，以致于未能將足夠的資金投入檔案管理中。目前，多數(shù)社區(qū)中盡管已經(jīng)配備了相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，然而有關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)方面卻有一定不足。

三、檔案管理規(guī)范化的對策

當(dāng)前時代，面對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理問題，應(yīng)當(dāng)適時實施針對性的改進(jìn)策略，為順利開展檔案管理工作提供保障，促進(jìn)其自身作用充分發(fā)揮。就檔案管理規(guī)范化而言，具體可參考下述策略：

（一）積極宣傳，提高檔案管理人員意識。就存在于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中的問題而言，基本上是檔案管理人員缺乏管理意識造成的。所以，要想將該問題有效解決，最為關(guān)鍵的是讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。對此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心可積極宣傳、普及檔案管理基礎(chǔ)知識，組織相關(guān)專家定期以醫(yī)務(wù)人員、檔案管理人員為對象開展檔案管理培訓(xùn)活動，面授檔案繼續(xù)教育課程。為了促進(jìn)培訓(xùn)效果的提升，可考慮定期以考試的方式檢查相關(guān)人員培訓(xùn)成果，并將考試結(jié)果聯(lián)系相關(guān)人員的薪資福利，以此方式提高學(xué)習(xí)的積極性。

（二）健全檔案管理制度，規(guī)范管理行為。在客觀、合理的檔案管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，致力于現(xiàn)有管理制度的完善，以此促進(jìn)檔案管理工作的提升。具體工作開展期間，應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實際情況，加大對現(xiàn)有服務(wù)理念的創(chuàng)新力度，積極進(jìn)行檔案管理范圍的拓展，將現(xiàn)有觀念改變，促進(jìn)檔案管理體系的構(gòu)建。檔案管理流程的簡化，將檔案管理人員負(fù)擔(dān)減輕，最終實現(xiàn)檔案管理效率的提高。在不同類型科室的構(gòu)建下，進(jìn)一步明確不同科室的職能，并統(tǒng)一化管理不同科室檔案。

（三）協(xié)調(diào)統(tǒng)一，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。我國快速進(jìn)步的經(jīng)濟(jì)及科技背景下，對檔案管理工作提出了盡快轉(zhuǎn)型、加快數(shù)字化與智能化發(fā)展速度的要求。具體來說，首先需在現(xiàn)有科技的運(yùn)用下進(jìn)行管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，促進(jìn)自動化管理的實現(xiàn)。其次，在三級網(wǎng)管模式的運(yùn)用下促進(jìn)規(guī)范化管理的實現(xiàn)，同時保持社區(qū)檔案管理人員始終能夠與檔案管理具體工作之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。最后，各社區(qū)間需密切開展工作交流活動，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的實現(xiàn)。此外，社區(qū)還需在物品供給方面投入充足的專項資金。

（四）加大引進(jìn)的力度，提升現(xiàn)代化水平。為了促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，應(yīng)當(dāng)投入足夠的資金，加大先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)力度，從檔案資料保密性、查詢便捷等方面入手，以統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)為基點，合理編制檔案信息檢索工具。辦公室、檔案室及檔案閱覽室應(yīng)當(dāng)獨立設(shè)置，以檔案管理流程為依據(jù)合理開展檔案管理工作。此外，針對科技及榮譽(yù)檔案中信息化不足的問題，也應(yīng)當(dāng)引進(jìn)對應(yīng)的設(shè)備，以支持科技、榮譽(yù)檔案信息化的登記、歸檔及查閱工作。

（五）創(chuàng)新管理理念、增強(qiáng)檔案開發(fā)利用。檔案管理工作主要包含了檔案收集、整理、保存及開發(fā)利用，然而目前有個別社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心僅是以檔案收集、整理及保存作為主要的工作內(nèi)容，檔案的開發(fā)利用方面存在不足。所以，需要將檔案管理工作理論創(chuàng)新，摒棄被動的檔案服務(wù)，加大檔案信息資源主動開發(fā)與利用的力度，促使檔案資源朝著為臨床治療、檢查、用藥及護(hù)理等工作服務(wù)的方面轉(zhuǎn)化。

（六）不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識。就檔案管理人員責(zé)任意識的提升而言，可體現(xiàn)在幾個方面：首先，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心管理人員需要更全面、深入地認(rèn)識檔案管理工作，并提高重視程度，同時在對應(yīng)的考核中增添檔案管理。其次，組織檔案管理人員定期學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》及《衛(wèi)生法》等，幫助他們掌握檔案管理的必要知識理論。同時，還需重視檔案管理操作流程熟練度的提升，擴(kuò)大檔案管理作用，如檔案文件整理及儲存等。再次，在對檔案管理人員考核時，將檔案管理工作列為重點。同時，構(gòu)建完善的績效考核制度，面對業(yè)績突出的檔案管理人員，適當(dāng)予以精神、物質(zhì)方面的獎勵。檔案管理人員若是出現(xiàn)錯誤，也需予以一定處罰，提高其對自身綜合技能提升的關(guān)注度。最后，推進(jìn)檔案管理制度的建立，規(guī)范檔案管理工作開展中的分類、整理及裝訂等一系列操作。同時，以檔案管理為核心制定卡片，明確不同部門的崗位職責(zé)，并貫徹落實對應(yīng)的責(zé)任及借閱制度，確保檔案管理工作開展的有序性、規(guī)范性。

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