張寧

【摘要】疾控檔案記錄著疫情監(jiān)測與疾病防控的信息，反映著全民健康狀況，疾控中心檔案管理規(guī)范化對全市疾控工作發(fā)展具有重大意義，關(guān)系著全民健康水平，研究疾控檔案管理現(xiàn)狀，提升服務(wù)水平，成為促進(jìn)疾控事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文通過分析疾控中心檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)疾控檔案管理中的問題，并對加強檔案規(guī)范化管理對策提出建議，為提升疾控中心服務(wù)水平、推動疾控事業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】疾控檔案;規(guī)范化管理

疾控機構(gòu)肩負(fù)重大的社會責(zé)任，是防控疾病的公益性單位，疾控檔案是防止疾病傳播流行的科學(xué)活動中長期積累的資料，對保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。近年來，大規(guī)模傳染病引起人們對衛(wèi)生健康問題的關(guān)注，非典等傳染病疫情時有發(fā)生，疾病防控中心檔案管理面臨巨大考驗，患者數(shù)量驟增，高精尖檢測儀器的使用使得疾控系統(tǒng)開展疾病防控檢測，試驗記錄等工作形成大量新的檔案資料。隨著科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)管理模式無法滿足疾控檔案管理工作需求，應(yīng)充分認(rèn)識到疾控檔案的重要性，加大硬件投入，提升檔案管理人員素質(zhì)，更好地為人民群眾健康服務(wù)。

一、疾控檔案管理概述

國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》定義檔案為國家機構(gòu)及社會組織形成有價值的歷史記錄，檔案管理是對檔案信息進(jìn)行管理提供服務(wù)的工作。檔案管理是檔案的收集、保管、統(tǒng)計與利用的活動，由于現(xiàn)代檔案管理工作成為復(fù)雜系統(tǒng)，有多層次劃分方法。疾控檔案是疾控機構(gòu)在改革建設(shè)與疾病防控、公共衛(wèi)生監(jiān)測等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄載體，記錄疾控機構(gòu)主要職能活動，是疾控機構(gòu)長期發(fā)展的重要信息資源。

疾控中心業(yè)務(wù)檔案形成于日常業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)本著總體性的原則對檔案進(jìn)行劃分，其范圍包括艾滋病、寄生蟲病、結(jié)核病防治、職業(yè)衛(wèi)生等。疾控檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的部分，與醫(yī)療衛(wèi)生檔案有一定的區(qū)別，具體表現(xiàn)為科研價值高，具有動態(tài)性。

疾控檔案科研價值要高于一般醫(yī)療檔案，是認(rèn)識新傳染病不可缺少的寶貴材料，疾控中心主要業(yè)務(wù)工作以傳染病預(yù)防控制技術(shù)服務(wù)為主，疾控重點是突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置。疾控檔案內(nèi)容不同于一般醫(yī)療部門形成的檔案，疾控檔案具有廣泛的社會性，使得疾控檔案形成過程較長，內(nèi)容收集整理需要較長時間。疾控工作是長期性任務(wù)，工作中形成同類檔案，動態(tài)性的特點決定疾控檔案時間連續(xù)性強，對疾控檔案的分類整理辦法不同。

二、疾控檔案管理中的問題

疾控中心檔案管理隨著疾控事業(yè)的發(fā)展取得了長足的進(jìn)展，疾控檔案管理制度更加規(guī)范，檔案管理水平更加專業(yè)化，同時由于多方面原因，疾控中心檔案管理中仍存在許多問題，阻礙了疾控檔案管理工作的持續(xù)快速發(fā)展。當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中的問題主要表現(xiàn)為管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)、檔案重藏輕用。

隨著疾控事業(yè)的深入發(fā)展，組織活動時音視頻檔案增加，但音視頻檔案管理效果不佳，檔案管理人員有很多是兼職檔案員，沒有進(jìn)行過正規(guī)的檔案培訓(xùn)。檔案管理不規(guī)范，對音視頻檔案歸檔重視不足，往往不能做到及時收集歸檔，造成編目不清。

檔案管理信息系統(tǒng)軟件使用不熟練，檔案管理停留在單機管理水平，檔案管理軟件升級改為網(wǎng)絡(luò)版，但僅限于內(nèi)部局部網(wǎng)，具有很強的局限性，實現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索是檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的最佳方式，我國一些單位檔案管理實現(xiàn)了與Internet連接，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理的主流。不充分利用檔案則檔案管理沒有意義。目前檔案管理存在重藏輕用現(xiàn)象，檔案利用僅限于編寫衛(wèi)生健康年鑒，服務(wù)對象為內(nèi)部人員，未發(fā)揮對社會大眾防病保健的作用。

造成疾控檔案管理問題的原因主要是管理意識薄弱，檔案管理經(jīng)費制約。檔案管理意識不強，未成立專門的檔案管理部門，檔案利用率不高，領(lǐng)導(dǎo)重視度不足，使得檔案管理制度、模式等方面存在諸多問題。認(rèn)為檔案工作是文件材料收集整理，文件材料非單位主要工作，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。檔案管理人員多為非專業(yè)人員，大部分兼職人員專業(yè)素質(zhì)偏低，流動性大，從事檔案管理工作沒有相關(guān)經(jīng)驗，檔案管理工作人員大部分為非醫(yī)學(xué)專業(yè)人員，難以滿足疾控檔案管理工作的要求，大部分檔案管理人員未參加過專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、材料收集整理等業(yè)務(wù)不知曉，影響了檔案管理質(zhì)量。

疾控中心是財政全額撥款事業(yè)單位，經(jīng)費不足是由于檔案發(fā)揮價值具有滯后性特征，檔案工作效益難以短期內(nèi)見效，得不到應(yīng)有重視，隨著信息化的不斷推進(jìn)，檔案工作面臨如何應(yīng)對急劇增多的檔案與實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的挑戰(zhàn)，解決問題需要大量資金支持，如果不能認(rèn)清當(dāng)前發(fā)展形勢推動檔案工作規(guī)范開展，會影響檔案工作效果與疾控中心發(fā)展。

三、疾控檔案規(guī)范化管理措施

疾控中心檔案管理工作是疾控工作開展的記錄與發(fā)展決策依據(jù)，對疾控工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，當(dāng)前疾控檔案管理雖取得了一定成效，但同時存在不少問題，一定程度上制約了疾控事業(yè)的發(fā)展，針對當(dāng)前疾控檔案管理工作現(xiàn)狀，必須加強檔案規(guī)范化管理，提高檔案的利用率，提升疾控中心服務(wù)水平。

（一）要健全疾控檔案管理體系。建立與疾控中心工作適應(yīng)的綜合檔案管理機構(gòu)，接受上級檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)，貫徹國家有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)《檔案法》制定切合疾控中心實際的檔案分類大綱。將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，幫助解決硬件檔案設(shè)施設(shè)備不齊全、收集整理按時移交檔案等工作，檔案工作納入各部門責(zé)任制考核。培養(yǎng)檔案工作人員忠于職守，有強烈的責(zé)任心，切實擔(dān)負(fù)維護(hù)檔案完整和安全的職責(zé)，確保檔案安全，組織相關(guān)人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（二）強化檔案保障措施。建立文件材料形成歸檔工作制度，結(jié)合年度立卷目，實施預(yù)立卷制度，使文件材料的形成整理列入崗位責(zé)任制，納入部門年度工作考核。檔案工作列入單位工作計劃，每年檔案工作要達(dá)到的水平制定可行的計劃，保證檔案工作有序開展，結(jié)合單位實際可制定中長期規(guī)劃，做到科學(xué)管理。檔案管理部門要嚴(yán)把歸檔文件質(zhì)量關(guān)，對各科室行文辦公情況做好摸底，嚴(yán)格指導(dǎo)檢查有關(guān)科室年度立卷質(zhì)量，要做好參與單位相關(guān)重大事項，如設(shè)計項目及產(chǎn)品評定會等工作，跟蹤材料在使用中的去向及效果。

（三）夯實疾控檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)。案卷質(zhì)量達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，每個環(huán)節(jié)都直接間接決定檔案管理質(zhì)量，向檔案室移交必須有主管負(fù)責(zé)人簽字。疾控檔案的接收、統(tǒng)計等制度，將疾控中心檔案按二三級類目明確歸檔內(nèi)容，如疾控檔案二級類目慢疾等類目細(xì)化，使業(yè)務(wù)部門立卷歸檔有依據(jù)性。采用現(xiàn)代科學(xué)手段管理檔案，檔案必須與現(xiàn)代管理同步發(fā)展，將傳統(tǒng)手工管理變?yōu)殡娮有畔⒒欣诩堎|(zhì)檔案永久保存，保持其原始完整性，有利于檔案信息便捷利用。信息化程度決定管理工作效率，需要配備使用計算機管理檔案，選用專業(yè)檔案管理軟件，采用復(fù)制拍照技術(shù)管理。

（四）強化規(guī)范化管理。檔案是歷史的真實記錄，沒有檔案的有效管理無法保障疾控工作的高效開展。強化檔案規(guī)范化管理十分必要。首先，要通過各種會議，灌輸歸納規(guī)范化檔案管理的重要性，使各級工作人員及時了解政府在不同時期的工作重點。其次，加強培訓(xùn)，促進(jìn)檔案工作順利開展。專職檔案員參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)中心工作為檔案員傳授檔案知識，做好資料移交工作，提高檔案隊伍素質(zhì)。再次，加強檔案室建設(shè)。在各級領(lǐng)導(dǎo)重視下?lián)艹鰧？?，配置空調(diào)、檔案箱等，配備專職檔案員，廣泛收集疾控中心形成的文件材料等，進(jìn)行整理編目等歸檔工作，使之達(dá)到科學(xué)化管理水平。

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