張軍帥 張圣敏

【摘要】計算機技術的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)應用使企業(yè)的電子文件管理進入新階段，企業(yè)辦公系統(tǒng)功能的延伸使企業(yè)文件更多以電子形式存在，電子文件成為現(xiàn)代企業(yè)信息資源的重要組成部分。但目前企業(yè)電子文件推行的紙質、電子雙套制歸檔管理模式給企業(yè)檔案管理利用造成不便，打破傳統(tǒng)模式，推動企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理是信息時代企業(yè)檔案工作的重點。

【關鍵詞】電子文件管理;單軌制;單套制

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在企業(yè)各項業(yè)務中的應用普及，業(yè)務系統(tǒng)的應用使企業(yè)信息流通的速度、強度和便捷度不斷提高的同時，也讓電子文件成為企業(yè)知識的主要載體，如何管理業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的最優(yōu)化目標，是互聯(lián)網(wǎng)時代企業(yè)檔案管理的重點之一。國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出電子文件單軌制、單套制管理，其中對電子文件單軌制、單套制定義為不再生成紙質檔案，從辦公系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)中原生的、有保存價值的電子文件，僅以電子方式保存，不再生成紙質檔案，電子檔案文件的生成、運轉全業(yè)務流程均采用電子化模式在業(yè)務系統(tǒng)中實現(xiàn)管理。面對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)電子文件管理的現(xiàn)狀，企業(yè)檔案工作人員需要逐漸改變傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下電子文件的高效管理、利用。

一、企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)計算機技術的發(fā)展，企業(yè)業(yè)務大多通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務流轉，OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等在企業(yè)實現(xiàn)普及應用。但是對于辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，目前絕大多數(shù)企業(yè)仍采用線下歸檔的方式，將業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件進行紙質輸出，而后實現(xiàn)歸檔管理;部分電子文件雖然實現(xiàn)系統(tǒng)在線電子歸檔，但仍會同時進行線下歸檔。目前，企業(yè)電子文件的歸檔仍以“雙套制”歸檔為主，不僅浪費企業(yè)資源，提高企業(yè)管理成本;同時，視頻、音頻等特殊類型的電子文件并不能徹底還原成紙質文件輸出，即便是部分文本能以紙質文件形式展現(xiàn)，但其文件的真實性、完整性以及相關元數(shù)據(jù)背景信息無法得到完整體現(xiàn)。企業(yè)電子文件管理方式需要適應互聯(lián)網(wǎng)時代的改變。

二、企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理應用面臨的問題

（一）受眾對電子文件真實性的接受程度。電子文件的真實性包括環(huán)境認知、制度規(guī)范、管理活動、技術系統(tǒng)，涉及電子文件形成、歸檔移交、保管利用。電子文件是互聯(lián)網(wǎng)時代信息技術發(fā)展的產(chǎn)物，作為一種新的文件形式，其真實性、有效性并未得到全社會的公認，人們相信政府機構、部門或者個人帶有簽章的紙質文件，更相信紙質文件“白紙黑字”的真實性，對電子文件真實有效性的認知和接受程度并不高，間接導致當前企業(yè)電子文件歸檔仍需要紙質歸檔。

（二）業(yè)務系統(tǒng)安全可靠性。電子文件系統(tǒng)作為基于網(wǎng)絡的辦公系統(tǒng)，對網(wǎng)絡的依賴性非常大，地區(qū)網(wǎng)絡的可靠性與穩(wěn)定性會對系統(tǒng)的運行造成波動。同時，企業(yè)服務器的配置、運維人員、業(yè)務系統(tǒng)使用人員水平不一。另外，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)、電子文件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行需要服務器，基礎環(huán)境的軟硬件投入不足對業(yè)務系統(tǒng)的可用性及穩(wěn)定性有極大影響。

（三）電子文件系統(tǒng)設計規(guī)范與業(yè)務系統(tǒng)對接。通過電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)電子文件的生成、收集、整理、歸檔、利用、處置的全過程管控，進而實現(xiàn)企業(yè)電子文件規(guī)范管理、永久保存、安全保密、高效利用的目標，同時通過對電子文件管理技術和企業(yè)文件管理制度的有效配合，使電子文件能夠對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進行真實、全面、完整的記錄，從而實現(xiàn)電子文件的價值，在文檔系統(tǒng)中直接實現(xiàn)電子文件的直接歸檔，但目前大部分文檔系統(tǒng)設計并未完全實現(xiàn)電子文件的在線歸檔管理。同時文檔系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的屬性、格式等基礎信息存在差異，在電子文件的形成環(huán)節(jié)，檔案管理人員存在缺位，兩類系統(tǒng)直接的數(shù)據(jù)對接對在線歸檔造成不利影響。

（四）企業(yè)檔案工作人員檔案意識的轉變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作以紙質檔案的形式完成，計算機技術的普及應用，紙質文件逐漸被業(yè)務系統(tǒng)的電子文件所替代。企業(yè)檔案工作人員對紙質檔案的歸檔管理已有多年的工作總結、流程、方法與制度，但電子文件的形式特征與內(nèi)容與傳統(tǒng)紙質歸檔文件管理有較大差別，企業(yè)檔案工作人員的思想觀念與行為習慣與電子文件歸檔管理存在差異。

（五）復合型檔案人才缺乏。電子文件單軌制歸檔管理下，企業(yè)檔案工作人員不僅需要學習掌握傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理論知識、檔案管理制度規(guī)范，同時也需要了解信息技術、電子文件系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬性，電子文件的歸檔管理需要復合型的檔案知識技能。但當前企業(yè)檔案工作人員的知識技能與檔案工作的結合發(fā)展存在差異，不能完全適應電子文件單軌制歸檔管理的需要。

三、企業(yè)電子文件單軌制的可行性

（一）國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的要求。國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出要加強電子文件管理，制訂相關標準和規(guī)范，明確提出各類辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構成要求;加強對業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔管理，制訂和完善信用、交通、醫(yī)療等相關領域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標準和規(guī)范;在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。企業(yè)文檔工作部門可根據(jù)企業(yè)檔案工作實際，部署應用相應的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，逐漸實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件的單套歸檔管理。

（二）計算機信息技術的應用。電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理綜合解決方案的要素之一，也是維護電子文件真實性、完整性、可靠性，留存數(shù)字記憶的基點。圍繞文檔、圖片、音頻、視頻、表格數(shù)據(jù)等電子文件建立融合企業(yè)業(yè)務流程的電子文件系統(tǒng)，采用先進的數(shù)據(jù)庫支持與管理系統(tǒng)進行數(shù)字化、歸檔、分類、查詢利用，在業(yè)務流程設計及技術上已經(jīng)不存在困難，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在各行業(yè)的應用，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務流程需要采購市場成熟的文檔管理系統(tǒng)，同時也可根據(jù)自身業(yè)務需求，部署上線個性化文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)需要處理的電子文件，都可以使用電子文件管理系統(tǒng)進行有效的管理、應用。

（三）信息的核心元數(shù)據(jù)無法通過紙質文件表達。業(yè)務系統(tǒng)在企業(yè)的發(fā)展應用，使得系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)從產(chǎn)生之初即帶有各種特有的元數(shù)據(jù)信息，包括具體的時間、責任人、流轉人、格式、流程修訂記錄等，這些信息在以紙質介質輸出時根本無法得到表達和保存。在不造成企業(yè)資源浪費的同時盡可能保存更多的電子文件元數(shù)據(jù)信息，需要對其進行線上歸檔管理。

（四）規(guī)章制度保障。實現(xiàn)電子文件單軌制、單套制的歸檔管理，需要相關標準制度的支持。國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃為其未來發(fā)展提供了方向，同時國家也相繼發(fā)布《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《電子文件長期保存格式需求》等規(guī)章、標準?，F(xiàn)階段已可通過采用成熟的數(shù)據(jù)標準化處理與元數(shù)據(jù)結構，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)描述電子文件背景信息的準確性，進而保證電子文件的真實、安全、可靠、完整以及可利用。

（五）電子文件單軌制歸檔管理是信息時代的必然趨勢。企業(yè)檔案工作的根本目的在于保管利用，為企業(yè)經(jīng)營管理創(chuàng)造價值，計算機技術的發(fā)展應用不僅為電子文件歸檔管理提供快捷、有效的管理手段，同時也拓寬了企業(yè)檔案信息資源快速利用的途徑，減少企業(yè)檔案工作人員的勞動量，提高檔案的歸檔質量與檔案利用的檢索速度。隨著電子文件歸檔相關規(guī)章制度的頒布，電子文件的單軌制歸檔管理將是信息時代企業(yè)檔案管理的必然趨勢。

（六）經(jīng)濟性。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下，業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件主要采用線下紙質歸檔方式。與傳統(tǒng)紙質歸檔相比，有幾點不同：一是單軌制電子歸檔在存儲空間上主要依靠數(shù)據(jù)硬盤、網(wǎng)盤，不需占用大量的庫房空間。二是電子歸檔由于數(shù)字存儲，不易受到外部環(huán)境影響，保存壽命相對較長，而紙質檔案由于其紙張?zhí)匦裕L期保存容易受到環(huán)境因素的影響而損壞。三是電子歸檔可以通過系統(tǒng)業(yè)務流程設置在線直接完成歸檔，不需要大量的人力進行紙質裝訂、整理，節(jié)省企業(yè)人力資源支出。由于企業(yè)對檔案管理的質量要求不斷提高、信息的質量和管理范圍不斷擴大，通過系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件單套制歸檔，其經(jīng)濟性將日益凸顯。

四、企業(yè)電子文件單軌制管理的意義

（一）提升企業(yè)信息資源管理水平，推動數(shù)字化企業(yè)發(fā)展。電子文件管理系統(tǒng)解決了文件元數(shù)據(jù)的標準化，文件的分類管理，并通過多庫建立實現(xiàn)了不同業(yè)務系統(tǒng)文件的多類從屬管理問題，同時系統(tǒng)中電子文件的權限管理和審批發(fā)布機制，提高了電子文件使用過程中的安全性、準確性，電子歸檔管理系統(tǒng)依靠強大的檢索與分類體系可以實現(xiàn)企業(yè)文檔的多維度展現(xiàn)，適應不同用戶習慣對電子文件的分類管理與多維度檢索。電子文件的單軌制管理將為企業(yè)檔案信息資源的收集保管、開發(fā)利用提供更為便捷的方式。

（二）實時歸檔，提高企業(yè)辦公效率。電子文件單軌制歸檔管理可以使企業(yè)業(yè)務信息系統(tǒng)與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實行數(shù)據(jù)對接，業(yè)務信息系統(tǒng)在流程結束后通過系統(tǒng)配置直接進行實時在線歸檔，實現(xiàn)誰負責，誰歸檔。將企業(yè)檔案部門的文檔管控職能延伸到企業(yè)業(yè)務流程的前端，避免企業(yè)檔案部門最終大批量的電子歸檔，提高企業(yè)文檔工作效率。

（三）節(jié)省企業(yè)人力資源。傳統(tǒng)企業(yè)檔案“雙套制、雙軌制”歸檔的環(huán)節(jié)需要眾多企業(yè)檔案管理人員對檔案進行紙質輸出、裝訂、上架等工作，需要大量的企業(yè)人力資源與人力成本。電子文件單軌制歸檔管理實現(xiàn)企業(yè)電子文件通過業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)自動、在線歸檔，企業(yè)僅需檔案工作人員對業(yè)務系統(tǒng)進行規(guī)則配置、流程監(jiān)控、糾偏等，使企業(yè)檔案管理脫離傳統(tǒng)的繁瑣整理環(huán)節(jié)，節(jié)省企業(yè)人力資源。

五、結束

電子文件的單軌制、單套制歸檔管理是信息時代企業(yè)電子文件管理發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)檔案工作者應結合自身企業(yè)檔案工作實際，緊跟信息時代的潮流，提升知識技能，推動企業(yè)電子文件檔案管理的提升。

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