試談檔案工作“并軌”對檔案業(yè)務(wù)的影響

趙玉芳

摘要：隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作雙軌制朝單軌制改革也成為了必然趨勢?；诖?，本文闡述了目前雙軌制檔案工作模式的弊端，又提出檔案工作“并軌”產(chǎn)生的降低成本提升工作效率、節(jié)約儲存空間、提升檔案的真實(shí)性完整性、提升檔案管理的規(guī)范性等影響，希望可以有效促進(jìn)我國檔案業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作;雙軌制;單軌制;業(yè)務(wù)改革

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和檔案管理工作環(huán)境的改變促使著我國的檔案管理業(yè)務(wù)面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作模式逐步開始從雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)變。雙軌制是指檔案和文件既以紙質(zhì)的形式保存也以電子的形式保存，而單軌是指檔案文件的辦理全過程都在電子的環(huán)境下，不僅有助于提升效率，也促進(jìn)了信息技術(shù)的大力發(fā)展。

1 雙軌制檔案工作模式的弊端

1.1 造成資源的浪費(fèi)

現(xiàn)階段各個單位對電子信息檔案的認(rèn)可程度不高，一般情況下都會采用紙質(zhì)的文件進(jìn)行流傳和儲存，電子版則被當(dāng)作是一種信息備份的形式。當(dāng)有一些特殊情況需要以電子版的形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)時，就要將紙質(zhì)版的文件掃描為電子版，例如一些紙質(zhì)票據(jù)就需要掃描為信息系統(tǒng)電子票據(jù)，而儲存時又以紙質(zhì)的形式儲存，這樣無疑造成了人力資源、物質(zhì)資源和信息資源的多重浪費(fèi)。例如以100千米為單位，如果每個單位的高速公路工程需要消耗至少40萬張紙，那就會形成50萬元以上的成本，加上配套的設(shè)施和工人，這都會造成資源的極大浪費(fèi)以及工作效率的降低。

1.2 影響檔案的真實(shí)完整性

很多情況下，在對原生電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換以后，紙質(zhì)版只能顯示檔案上的基礎(chǔ)信息，而無法保留原生電子文檔上真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)，造成了背景信息的損失。以多圖層的電子文件為例，當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件以后，原文件的文件背景和文件結(jié)構(gòu)就無法顯示出來從而造成了信息的丟失，對檔案管理的真實(shí)性和完整性造成影響。另外，在雙軌制的運(yùn)行模式下，紙質(zhì)檔案和電子檔案都需要進(jìn)行維護(hù)和管理，工作的難度隨之增加，各個環(huán)節(jié)都會有不匹配的情況發(fā)生，從而影響檔案管理的工作效果。

1.3 降低管理的規(guī)范性

雙軌制的管理模式下，不同形式的檔案系統(tǒng)之間比較封閉，因?yàn)檫\(yùn)營模式與操作技術(shù)之間的不匹配，導(dǎo)致檔案資源間的交流存在困難。不同的信息儲存模式使得資源結(jié)構(gòu)分散，無法實(shí)現(xiàn)流通和共享，系統(tǒng)之間呈現(xiàn)不對稱的趨勢，從而難以產(chǎn)生互動。而且在兩套檔案儲存模式下，管理的嚴(yán)謹(jǐn)性規(guī)范性也會降低，反而降低了檔案管理的安全指數(shù)。同時，在工作中兩種形式的元素和信息會相互分散混合，在增加工作難度的基礎(chǔ)上，也破壞了檔案管理工作的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

2 檔案工作“并軌”對檔案業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

2.1 降低成本提升工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，文件的歸檔需要占據(jù)很長的一段時間，而且需要較多的工作人員去進(jìn)行工作，前期的人員篩選工作也較為繁瑣。但如果實(shí)行電子檔案的管理體系，系統(tǒng)會實(shí)現(xiàn)自動歸檔、實(shí)時歸檔，不僅節(jié)約了整理檔案的時間，也解放出一批工作人員到其他崗位上去。采用電子的檔案系統(tǒng)可以將檔案采用同樣的方式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理，只需要加強(qiáng)系統(tǒng)的維護(hù)，就可以大大地提升工作效率，節(jié)約資金成本。同時通過不斷地推廣和優(yōu)化，單軌制的檔案模式也會在一定程度上得到提升。

2.2 節(jié)約儲存空間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的儲存空間，甚至需要專門的倉庫，但電子版的文檔可以在服務(wù)器中儲存，數(shù)字化的虛擬文件可以承載的信息非常龐大，但所需要占據(jù)的空間卻非常小，因此可以節(jié)約大量的儲存空間。不僅如此，除了空間資源以外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也需要消耗大量人力資源和管理資源，而電子檔案管理模式可以大大節(jié)省這些資源，使得相關(guān)人員可以投入到其他工作崗位上。日常只需要定期對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份管理，就可以做到電子檔案信息的有效利用。

2.3 提升檔案的真實(shí)性和完整性

完善的檔案管理工作需要具備“四性”，即“真實(shí)”、“完整”、“可靠”和“可用”。實(shí)行檔案管理的單軌制可以有效保證電子文件“四性”的發(fā)展，因?yàn)槿绻麑?shí)行雙軌制，將電子文檔和紙質(zhì)文檔同時管理，不論在工作的哪個環(huán)節(jié)都有可能對電子文件的真實(shí)性、可靠性等產(chǎn)生影響，加上交流路徑不暢通，管理途徑不協(xié)調(diào)等弊端，檔案的儲存工作會受到很大限制。而單軌制的管理模式可以擺脫時間和空間的限制，隨時隨地對檔案文件進(jìn)行管理和操作，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)的信息交流，保證信息的真實(shí)可用，最終推動檔案管理信息化的發(fā)展。

2.4 提升檔案管理的規(guī)范性

實(shí)行單軌制的檔案管理模式有助于提升工作人員的信息維護(hù)和數(shù)據(jù)備份意識，增加了檔案的管理力度與規(guī)范程度。另外，將檔案儲存在數(shù)據(jù)庫中，同一份檔案可以實(shí)現(xiàn)多人數(shù)據(jù)共享，節(jié)約了時間和成本。擺脫了原有的時間空間限制，避免了紙質(zhì)檔案歸檔的繁瑣工序，極大優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理的模式和流程。以威海市環(huán)翠區(qū)檔案為例，通過推廣單軌制管理試點(diǎn)工作，局內(nèi)發(fā)文、通知、通告、請示等一律采用電子公文格式，公文起草、擬稿、審閱、流轉(zhuǎn)、批辦等環(huán)節(jié)都在網(wǎng)上完成，極大地促進(jìn)了管理模式的優(yōu)化，促進(jìn)電子文件單軌制模式的不斷發(fā)展。

2.5 促進(jìn)我國檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展

完善的電子檔案管理體系需要具備合理的戰(zhàn)略目標(biāo)與科學(xué)技術(shù)手段，通過單軌制管理模式的不斷發(fā)展，檔案歸檔歷程不斷簡化完善，促加速管理平臺的建立。相關(guān)法律法規(guī)逐步完備，加強(qiáng)資源整合與風(fēng)險控制，滿足多元利用的需求。我國信息化時代已經(jīng)來臨，推動單軌制試點(diǎn)工作、促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革成為了現(xiàn)在的發(fā)展形勢，同時也符合我國社會需求和政策導(dǎo)向的要求，以提高電子檔案管理模式的競爭力，推動社會進(jìn)步。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案的管理工作由雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)變具備很強(qiáng)的必要性，對于降低工作成本、節(jié)約儲存空間、保證檔案的真實(shí)可靠、提升檔案管理規(guī)范程度以及促進(jìn)我國檔案業(yè)務(wù)發(fā)展等方面都起到了重要的作用?，F(xiàn)階段，單軌制的推行過程中還存在一些問題，需要不斷加深研究力度，提升檔案業(yè)務(wù)的信息技術(shù)水平。

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[2] 劉明珠，祝鑫一.美國、澳大利亞檔案工作“并軌”對檔案業(yè)務(wù)的影響及啟示[J].城建檔案，2020（01）.

（作者單位：東莞市自然資源局謝崗分局）