工程檔案管理對工程質(zhì)量的促進(jìn)作用分析

冉緋

摘 要：工程檔案的管理，是一個聚集“技術(shù)”+“技巧”的工作，它的管理不僅僅是工程單位整體承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，而且細(xì)致的管理工作也千頭萬緒，可謂是單位中各項(xiàng)工作聯(lián)通的關(guān)鍵。就像是在日常工程檔案資料的管理中，很多都是很具體、很煩瑣、很微小的工作，工程檔案資料的整理及歸檔，它是保證工程單位發(fā)展新項(xiàng)目、新制度的基本，也是單位賴以強(qiáng)大發(fā)展的重要保障。加強(qiáng)與操作處理好工程檔案資料的整理，讓檔案的歸檔處于精細(xì)化的水平，就能夠?yàn)楣こ虇挝徽w的生產(chǎn)運(yùn)營、管理維護(hù)以及業(yè)務(wù)擴(kuò)建提供確切的依據(jù)和保證。

關(guān)鍵詞：工程檔案;承上啟下;技巧;細(xì)致化

在現(xiàn)代化迅速發(fā)展的社會中，工程建筑成為人類社會發(fā)展的重要依托。因此，關(guān)乎于工程質(zhì)量的問題就變成為在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中首要考慮的“第一因素”。從古至今，從圖紙到架構(gòu)圖，從工程建筑參照標(biāo)準(zhǔn)到一頁頁清晰的工程檔案記錄單據(jù)，都表明了工程檔案是決定工程質(zhì)量的“前提”。眾所周知，檔案就是將工程項(xiàng)目建設(shè)過程中具有保存價值的文字、圖片、聲像等不同的記錄記載下來，就能夠使得事故認(rèn)定、原因分析、建設(shè)理論、過程重現(xiàn)在實(shí)踐活動中形成最直接、最清晰、最具完整記錄的固化信息，這就是工程檔案服務(wù)于工程質(zhì)量，服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，服務(wù)人民群眾的最直接意義。

1 工程檔案對于工程質(zhì)量的促進(jìn)作用體現(xiàn)

工程檔案和工程項(xiàng)目建設(shè)，是不可分割的“整體”[1]。一方面來說，工程檔案與工程項(xiàng)目的建設(shè)是“同步同行”的，它是忠實(shí)記錄并再現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐活動的全貌與過程，對工程質(zhì)量的好壞起到了決定性的作用。它的內(nèi)容涵蓋了項(xiàng)目的審批、決策、確定，以及項(xiàng)目的建設(shè)預(yù)算、建設(shè)框架、建設(shè)勘察、測量、以及工程的設(shè)計(jì)等，做好工程檔案管理工作，有利于監(jiān)控工程的質(zhì)量和效率。另一方面來說，工程檔案能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目人員及時查閱有關(guān)卷宗提供真實(shí)歷史記錄，對工程進(jìn)展及下一步的工作提供有力證據(jù)，為工程質(zhì)量的進(jìn)一步發(fā)展提供有力保證。同時隨著工程檔案意識深入人心，工程施工人員在履行工作職責(zé)的過程中勢必更加注重過程管理，通過工程檔案資料的歸集和整理，也必將倒逼人、材料、機(jī)械、方法以及環(huán)境這“五大要素”各環(huán)節(jié)規(guī)范高效運(yùn)轉(zhuǎn)，這也就直接促進(jìn)了工程質(zhì)量的提升與發(fā)展。

2 工程資料管理不足對工程質(zhì)量的影響體現(xiàn)

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！惫こ添?xiàng)目的檔案資料管理意義重大，但同時，由于實(shí)際的資料、信息、內(nèi)容涵蓋較多，實(shí)際的工程檔案管理工作較為繁瑣和復(fù)雜，很多的施工企業(yè)都會在工程檔案的管理過程中出現(xiàn)以下幾類問題，極大的影響了工程質(zhì)量的管理及監(jiān)督體系的運(yùn)行：

2.1 檔案管理精細(xì)化的意識還不足

在工程檔案管理的保管、移交、整理以及歸檔的各個環(huán)節(jié)中[2]，常常表現(xiàn)為一般的文書、實(shí)物等資料的重視程度還不夠，對于其他重要的文書、影音、照片以及實(shí)物的資料等，都顯得比較重視。這就導(dǎo)致了在一些工作中檔案管理的精細(xì)化就顯得比較被動，無法達(dá)到全過程的高質(zhì)量管理。

2.2 檔案管理隊(duì)伍化的水平還不足

對于檔案專職管理人員[3]，相關(guān)的施工企業(yè)常常采取4-6名專職人員進(jìn)行管理，但同時，因?yàn)闄n案資料的整治、歸檔范圍大、整理內(nèi)容多，這就導(dǎo)致了在專業(yè)化的管控過程中，檔案專職人員的時間和精力無法得到有效地利用，使得檔案專職管理人員的隊(duì)伍化管理有了一定的局限性。

2.3 檔案管理動態(tài)化的水平還不足[4]

檔案管理是一個集合數(shù)據(jù)、信息為一體的框架內(nèi)容，在這個過程中檔案管理人員往往會在整理、歸檔、信息化的過程中下足功夫，但是檔案管理的動態(tài)化價值就難以體現(xiàn)。檔案資料涉及資金、計(jì)劃、架構(gòu)、預(yù)算等各個方面，與各個部門的聯(lián)系密切，但隨著時間、人員的變遷，就會導(dǎo)致檔案管理的認(rèn)知隨之變化，但目前為止檔案的管理常常會處于一個靜態(tài)化的方式，這種情況對于檔案與施工企業(yè)各單位、在各種事情以及對于檔案有效性的發(fā)揮起到了一定阻礙作用。

3 做好工程檔案管理的舉措

總結(jié)而言，要想發(fā)揮出工程檔案管理對于工程質(zhì)量的促進(jìn)作用，那么必然要遵循一個原則：對于工程檔案資料的清點(diǎn)整理與歸檔，能夠時時跟得上工程發(fā)展的序時進(jìn)度，從而在按照檔案資料的不同利用價值進(jìn)行有效的分類和歸檔，利于保管和使用。

首先，在工程檔案管理的過程中，要切實(shí)做到合理安排檔案資料整理與歸納的時間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量節(jié)點(diǎn)。根據(jù)工程實(shí)時的進(jìn)度情況，要根據(jù)每日的工作日程確定當(dāng)天的檔案資料整理歸檔內(nèi)容，及時記錄和完善各種資料以及數(shù)據(jù)，保證檔案資料整理歸檔內(nèi)容能夠涵蓋工程項(xiàng)目進(jìn)度及發(fā)展的始終。

其次，要切實(shí)做到積極探索有效的檔案資料整理歸納手段。人為的工程檔案資料整理歸檔可能存在漏洞或者誤差，通過信息技術(shù)的雙向使用，有效地統(tǒng)計(jì)檔案資料整理歸檔的內(nèi)容，也就是“雙套制”的管理[5]，從而增強(qiáng)針對性，減少盲目性，全面提升資料整理歸檔工作效力和質(zhì)量。

最后，建立常態(tài)化服務(wù)機(jī)制，工程檔案資料的整理歸納其細(xì)節(jié)性、專業(yè)性因素居多，因此要根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域、專業(yè)配置、專業(yè)技能的工作人員進(jìn)行整理與歸納，這樣才能確保有效的資料整理歸檔手段。因此，要想發(fā)揮出工程檔案促進(jìn)工程質(zhì)量，就要選派“精兵強(qiáng)將”，做得適時整合和調(diào)整人員。按照工程檔案資料整理歸納崗位、專業(yè)技能、人員素質(zhì)的不同，合理調(diào)整工作人員，加強(qiáng)內(nèi)部崗位流動，充分挖掘資料整理歸檔潛能，進(jìn)一步提高工作人員的履職能力;同時，要組織和鼓勵培訓(xùn)。要采取以會代訓(xùn)、交流討論等多種方式，對工程檔案資料整理歸檔人員開展管理制度、專業(yè)技能等方面的培訓(xùn)，讓工作人員及時跟進(jìn)和掌握新的政策法規(guī)、制度辦法，不斷提升工作高度和工作水平，才能夠在工程質(zhì)量的促進(jìn)作用中久久為功。

參考文獻(xiàn)

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