趙亮
摘 要:機關事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,承擔著為社會以及國家服務的責任,在我國社會經(jīng)濟發(fā)展過程中,起著十分重要的作用。而檔案管理工作在機關事業(yè)單位中也扮演著重要角色,在單位發(fā)展的過程中起著不可或缺的作用。但是,在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中還是存在著一些不足,制約著其的發(fā)展?;诖?,本文就推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的對策進行分析、探討。
關鍵詞:機關事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標準化
一、緒論
在我國經(jīng)濟建設的過程中,機關事業(yè)單位在其中扮演著十分重要的角色,也承擔著極其重要的社會服務責任,檔案管理工作作為其運營過程中的關鍵部分,管理著與檔案相關的大小事務,能夠有效的促進單位的發(fā)展。但是檔案管理工作在現(xiàn)階段的管理中由于各種因素的限制,其工作效率與質量各方面都較低,檔案管理工作的意義也未能明顯的體現(xiàn)出來,使事業(yè)單位在發(fā)展的過程中受到了一定的制約[1]。因此,基于現(xiàn)狀,事業(yè)單位應該正視其存在的問題,并通過有效地途徑與措施進行改善,使檔案管理工作更加的規(guī)范化、標準化,從而有效促進機關事業(yè)單位的發(fā)展。
二、推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的對策
(一)更新單位管理理念
在機關事業(yè)單位檔案管理工作的進行中,管理理念尤為重要。事業(yè)單位可以在管理的過程中,更新自身的管理理念,使檔案管理工作人員認識到檔案管理工作的重要性,進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[2]。首先在工作的過程中,領導者起到領頭羊的作用,在平時的生活中加強對檔案管理知識的學習與深入探究,加強對檔案管理工作的重視。其次,機關事業(yè)單位還應該不定期的開展宣傳教育工作,加強對工作人員檔案管理專業(yè)技能的培訓,樹立全新的檔案管理理念,完善工作流程。最后,順應時代的發(fā)展,各個工作人員在檔案管理工作的過程都應該不斷的更新自我理念,完善自身的專業(yè)能力,提升自身的綜合素質,規(guī)范自身的工作行為,進而有效推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。
(二)創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段
在事業(yè)單位檔案管理開展的過程中,領導者應該創(chuàng)新管理手段,積極學習行內(nèi)知識,引進先進的設備與數(shù)字化技術,科學的對檔案進行管理,從而從整體上提升工作人員管理的綜合效率,促進事業(yè)單位檔案管理工作向標準化規(guī)范化的方向發(fā)展[3]。首先在檔案管理時,工作人員應該利用數(shù)字化信息設備將紙質檔案轉化為電子檔案存檔。其次,事業(yè)單位還應當擴充自身的信息技術,構建更加便捷的管理平臺,提升檔案的利用率以及管理人員的工作效率。最后,管理人員必須在一定程度上確保檔案存檔的安全性,不定期的對計算機進行殺毒和病毒防護,設置好高級防火墻,防止檔案被竊取或者惡意破壞,進而有效推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。
(三)加強對管理隊伍的構建
在檔案的管理工作中,管理人員自身的素質、專業(yè)技能與檔案工作進行的效率密不可分,因此,機關事業(yè)單位應該加強對其管理隊伍的構建[4]。首先,事業(yè)單位應該結合現(xiàn)階段工作人員的具體情況進行分析總結,分層次的進行培訓。其次,在培訓的過程中,還要加強對工作人員加算計操作以及檔案管理專業(yè)技能的普及。最后,領導人員還應該加強對檔案管理工作的重視,對優(yōu)秀人員進行提撥嘉興,從而激發(fā)其在工作過程中的積極主動性,在一定的程度上實現(xiàn)工作人員綜合素質與檔案管理專業(yè)知識技能有效提升,進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。
(四)機關事業(yè)單位加大資金投入
在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中,要想實現(xiàn)管理標準化以及規(guī)范化的建設,就需要單位投入充足的資金作為發(fā)展過程中的支撐點,因為在檔案管理的過程中,需要引進大量的先進設備以及軟件、硬件設施。在檔案管理工作進行的過程中,事業(yè)單位應該正視現(xiàn)階段的經(jīng)濟條件,購買所需要的先進設備,如掃描儀、打印機等。不僅如此,在檔案管理的過程中,信息化平臺的建設必不可少,并且事業(yè)單位在建設信息化平臺的過程中需要投入一定量的資金,在日后的發(fā)展過程中運營與維護系統(tǒng)的資金也不可或缺。因此,為了保證檔案管理的標準化規(guī)范化,單位應該加大資金的投入,進而促進機關事業(yè)單位的發(fā)展。
(五)進行資源檔案的整合
在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中,其組織管理人員缺乏,但是其工作內(nèi)容繁多且相對較為復雜。所以,為了減少工作人員的負擔,提高檔案管理工作的工作效率,檔案管理者需要遵循“關聯(lián)原則”對檔案資源進行分類,將所有的檔案按照類別、頁碼、目錄進行資源分類,對于沒有頁碼的檔案進行重新編碼分類,確保在日后的管理工作中能夠標準規(guī)范的管理。并且分類整合,有效的節(jié)約放置的空間。同時還能提高檔案在翻閱過程中的查找效率,進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展,提高檔案資源在機關事業(yè)單位發(fā)展過程中的利用率。
三、結論
綜上所述,機關事業(yè)單位應該重視對檔案管理工作的重視,更新單位管理理念,創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段,加強對管理隊伍的構建,推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展,進而為社會的發(fā)展提供自身的力量。
參考文獻:
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