新冠疫情下建立統(tǒng)一電子函證中心的思考

趙海賓

一、前言

目前，正值防控新冠病毒蔓延和傳播的關鍵時期，每一個人都要嚴格執(zhí)行國家防控新冠病毒的各項措施，特殊時期如何及時做好年報審計，也是整個審計行業(yè)需要應對的問題。

審計行業(yè)近幾年加大了行業(yè)信息化建設和審計軟件的應用，極大提高了審計行業(yè)的工作效率，本次受疫情影響最大的是函證、盤點等重要程序的執(zhí)行問題。下面筆者對特殊時期如何解決函證的實施，以及如何應用新的技術和思路解決函證固有的審計風險方面，提出一些設想。

二、函證工作的重要性

筆者查閱了近年來上市公司信息披露違規(guī)案例，其中虛構資產虛增業(yè)績在違規(guī)案例中比較普遍，甚至出現(xiàn)了上百億銀行資金虛構的情況，給投資人和資本市場造成了重大的損失的風險。

對銀行存款、應收賬款等重要資產實施函證，是注冊會計師執(zhí)行審計必須執(zhí)行的審計方法，函證工作的質量和有效性直接關乎審計的成敗。

2018年證監(jiān)會下發(fā)了《關于開展基礎審計程序（函證）專項檢查工作的通知》，針對單一的審計程序發(fā)起全面的檢查，這在行業(yè)監(jiān)管上還是第一次，足見函證程序對審計工作、財報信息披露質量的重要性；本次函證專項檢查工作揭示的函證工作各個環(huán)節(jié)存在的問題，引發(fā)了審計行業(yè)的思考，如何通過新興的技術從根本上克服函證程序固有的風險，從而極大提高函證的質量和效率。

作為一名從事20年審計工作的注冊會計師，自從2018年接受函證專項檢查時，就一直在思考如何徹底解決函證過程中存在的問題，真正把函證做成及時有效的獨立外部證據(jù)，減少甚至杜絕審計人員、被審計公司及外部人員在函證過程中的遺漏和錯誤。

函證是審計人員投入工作時間和精力較多的審計程序，而函證的效率也受外部因素很大影響，比如被函證單位的核對授權蓋章過程、春節(jié)假期的影響、快遞公司配送效率等。

三、建立統(tǒng)一的電子函證中心的設想

工欲善其事必先利其器，審計人員更應具備工匠精神，那么做好函證這項工作，需要什么樣的“先進精良的器具”？

筆者認為，將函證工作和人工智能以及互聯(lián)網技術結合，研發(fā)建立全國統(tǒng)一的電子函證中心，通過智能技術、生物識別技術賦能函證中心，該中心將具備用戶防偽認證授權、實時上傳、實時核對、電子蓋章簽收、智能采集分析、云存儲等功能，通過使用電子函證中心，能夠提高獲取函證證據(jù)的效率和質量，節(jié)省函證工作時間，也能節(jié)省客戶財務人員的時間并降低溝通費用。

同時這個電子函證中心的運行機制需要獲得行業(yè)主管部門的驗收認可，對該函證中心完成的函證的有效性予以認定。

具體設想如下：

1.電子函證中心由監(jiān)管部門或行業(yè)協(xié)會主導設立，為非盈利機構，函證中心負責制定函證工作細則，明確函證工作中相關各方的職責權利，制定函證工作流程。

2.啟用企業(yè)電子函證專用章，結合電子章技術，每個公司注冊后生成電子函證專用章，加蓋電子章后即視為確認函證回復內容，具備法律效力。

3.用戶注冊認證，企業(yè)用戶填寫名稱、地址、聯(lián)系方式等注冊信息，企業(yè)、事務所的自然人用戶注冊需要所在公司的法人授權，自然人用戶采用實名認證和人臉識別方式予以認證注冊。

4.函證中心的使用客戶及工作流程：

（1）被審計單位：被審計單位的法人或總經理授權財務總監(jiān)、往來會計經辦電子函證工作，往來會計核對審計人員選取的函證樣本信息，交財務總監(jiān)審批后加蓋被審計單位函證專用章自動生成電子函證，從系統(tǒng)中提交給審計人員。

（2）會計師事務所：事務所與被審計單位簽署審計業(yè)務約定書后，授權審計項目經理經辦函證工作，項目經理取得被審計單位確認后的函證后，加蓋會計師事務所的電子函證專用章，向被函證單位獨立發(fā)出電子函證請求。

（3）被函證單位：被函證單位收到電子函證請求后，將函證信息與賬簿記錄進行核對，在系統(tǒng)中填寫函證回復信息，使用電子函證專用章確認回復信息，并在系統(tǒng)中直接回復給事務所審計人員。

上述函證過程，對每個用戶采用實名認證，每次函證操作采用人臉識別予以驗證使用人的身份，系統(tǒng)對函證的過程予以記錄，這樣將極的提高函證的效率，關鍵的是對執(zhí)行函證的每個人予以識別記錄，很大程度上杜絕了傳統(tǒng)函證程序過程中的固有風險（無法篡改和偽造函證），即使出現(xiàn)個別企業(yè)刻意隱瞞函證數(shù)據(jù)與賬面記錄的差異，行業(yè)主管部門和司法也很容易采集違法證據(jù)。

5.對函證過程和函證數(shù)據(jù)的智能分析，更快的統(tǒng)計發(fā)函情況、回函情況，函證差異、回函率及時得到統(tǒng)計分析，極大地提高審計的工作效率，讓審計人員節(jié)省出寶貴的時間投入到其他審計工作中。

6.函證數(shù)據(jù)在云端保存后，可以供函證的雙方、監(jiān)管機關、司法機關予以查詢，對確認、保護應收賬款等資產的權利也有很大幫助。

近年來，原證券資質的事務所基本建立起了一體化的辦公流程，從承接業(yè)務、簽署合同、審計項目管理、質控審核、報告出具、財務結算以及檔案管理全面實現(xiàn)了網絡辦公，在事務所內部管理方面，相比筆者剛從事這個行業(yè)的時候，可以說是發(fā)生了質的飛越。

如何將人工智能、5G技術以及區(qū)塊鏈技術應用到到審計工作中，提高審計效率和質量，讓審計人員更加高效地處理審計數(shù)據(jù)，讓審計人員有更多的時間去分析數(shù)據(jù)把握實質風險，同時也減輕審計人員的工作強度，讓更多的年輕人喜歡審計工作，應該是未來的審計行業(yè)與科技融合發(fā)展的方向和目標。