淺析事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與策略

崔江紅 平山縣初級衛(wèi)生保健委員會辦公室

引言：隨著市場競爭愈來愈激烈，事業(yè)單位也面臨著改革后的競爭壓力，在此背景下最重要的就是人才，而事業(yè)單位對于人事檔案的管理則承載著各類人才的基本信息，能夠幫助單位任人唯賢，合理安排崗位，優(yōu)化單位的內(nèi)部人力資源。人事檔案中包含了人才的基本經(jīng)歷，工作表現(xiàn)，獎懲等等軌跡，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)直觀的去了解人才的工作情況，也對人員在單位的未來發(fā)展有一個更好的規(guī)劃。文章從人事檔案管理的必要性出發(fā)，從優(yōu)化人員素質(zhì)，改革管理制度等方面對事業(yè)單位人事管理提出了具體的建議，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的人才管理基石。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

（一）助于了解員工基本情況

對于事業(yè)單位而言用人是有一套自己的體系的，而人事檔案則詳細的記錄了每個員工的基本情況，包括個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作表現(xiàn)，家庭基本狀況，獎懲等等。通過翻閱人事檔案能夠讓單位領(lǐng)導(dǎo)對員工的優(yōu)勢和劣勢都有一定的了解，在安排崗位或者是晉升過程中有一個參考，人盡其用，發(fā)揮出員工的價值和特長。無論是對于員工自己還是對于單位的發(fā)展而言都具備一定的借鑒和推動作用，促進事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化發(fā)展。

（二）助于提升事業(yè)單位管理水平

人事檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要組成部分，承載著所有人才的信息管理機制，既是人才信息交流的基地，也是人才發(fā)展的源泉。所以通過提升人才檔案管理的水平和質(zhì)量，也能幫助提升事業(yè)單位的綜合管理水平，因此人才檔案管理必須結(jié)合時代發(fā)展的腳步，結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)的管理理念和管理技術(shù)，優(yōu)化人才檔案信息管理的環(huán)節(jié)和步驟，簡明細致的對員工經(jīng)歷進行錄入和整理，保障人事檔案管理工作的有序且科學(xué)的展開。

（三）助于事業(yè)單位做出正確決策

在事業(yè)單位中無論是什么崗位的員工在正式定崗前都需要對員工的基本信息和能力進行定期的管理和考核工作，這就要求人事檔案管理工作人員要做好日常工作中員工的記錄。通常情況下，人事部門有關(guān)的考核人員會利用員工人事檔案就可以輕松的查出員工平常的考勤狀況，業(yè)績完成情況，工作態(tài)度等待，進而做出類似崗位晉升，年終獎評定等工作，使得事業(yè)單位中的工作體系更科學(xué)，更公平。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體策略

（一）合理收集人事檔案材料

人事檔案信息對于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，其管理質(zhì)量的優(yōu)劣也將直接影響到人才的使用和發(fā)展，所以在事業(yè)單位人事檔案管理工作中要從基礎(chǔ)著手，合理收集和細致整理所有員工的檔案材料?；谡谓?jīng)濟體制的影響下，人事材料需要入檔的信息和內(nèi)容變得越來越多，這也給當(dāng)前人事部門工作帶去了新的挑戰(zhàn)。由此，人事檔案的收集工作就需要更加的細致和認真，針對其中各項信息進行甄別和調(diào)查，確保其真實性，而對于員工在單位的工作表現(xiàn)等信息也需要及時與各個部門的負責(zé)人建立有效的聯(lián)系，多方了解，確保檔案信息的科學(xué)性和綜合性。針對一些手續(xù)不全，不符合規(guī)定的材料也要進行及時的處理，在保障材料齊全的情況下，才能不斷的確保人事檔案信息的權(quán)威性和精確性，為事業(yè)單位的正確決策提供科學(xué)的信息基礎(chǔ)。

（二）提高整理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案信息整理工作質(zhì)量高低中心圍繞的還是在于人，檔案整理人員的思想認知，工作能力都直接影響到檔案信息整理的進程。所以首先要從領(lǐng)導(dǎo)和員工開始，不斷的提高檔案整理人員的思想意識，樹立正確的認知，充分認知到人事檔案信息整理對于單位長遠發(fā)展的重要作用。引導(dǎo)檔案整理人員建立依法管理的基本思路，構(gòu)建科學(xué)，有效的整理模式，將檔案整理工作納入到領(lǐng)導(dǎo)工作日程中去，注重檔案整理人員的工作，設(shè)立一定的激勵模式，提高整理人員的積極性。同時還要全面的提高和培訓(xùn)人事檔案整理人員的專業(yè)技能，除卻基本的崗前培訓(xùn)，還要結(jié)合當(dāng)下數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展，開發(fā)出更為人性化和安全化的檔案整理模式。例如根據(jù)檔案的內(nèi)容，設(shè)計出相對應(yīng)的編目，并且借助計算機的檢索功能，進一步優(yōu)化查閱的方式，節(jié)省時間，提高效率。

（三）強化人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息管理的模式也在不斷的進行優(yōu)化升級，由傳統(tǒng)的手動記錄逐步變成電子信息化錄入，其信息記錄的方式更加便捷，查閱也更加的方便和直觀。所以對于人事檔案管理部門而言也需要不斷的進行改革，借助電子信息技術(shù)提高檔案信息管理的效率，結(jié)合人事制度和改革的具體要求，及時更新人事信息。例如可以具體的借助信息技術(shù)中的圖片和聲像功能，使得人物的信息更加立體和生動，查閱起來也更加的迅速，直接通過電子信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)即可，大大的提高了查閱的效率。同時運用網(wǎng)絡(luò)還可以對于一些不涉密的信息可以及時的向大眾進行公開，讓更多的民眾了解事業(yè)單位工作人員的基本信息，加強與民眾之間的互動和聯(lián)系，為社會大眾提供更為優(yōu)質(zhì)且全面的檔案信息。

總結(jié)：總而言之，新時期背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化是非常有必要的，不僅可以幫助事業(yè)單位提升自身人才的競爭力，還能讓人才發(fā)揮出自己的優(yōu)勢，貢獻自己的才能，不斷的提升事業(yè)單位的整體發(fā)展。文章正是基于事業(yè)單位人事檔案信息管理的必要性，從而提出了針對性的建議，從制度，綜合素質(zhì)，信息技術(shù)等方面出發(fā)，全面提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量。