推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準化思考

摘 要：由于事業(yè)單位的工作涉及方方面面，加強事業(yè)單位檔案管理工作就具有非常重要的意義，為此我們需要進一步推動事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。本文以此為分析對象，首先介紹了在檔案管理中出現(xiàn)的各種各樣的問題，接著闡述了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的未來發(fā)展要求，最后闡述了如何做好檔案管理工作的標(biāo)準化途徑，以便可以更好的做好機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準化。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準化

我國機關(guān)事業(yè)單位的數(shù)量眾多，所承擔(dān)的責(zé)任也非常繁重，在社會發(fā)展中也做出了許多杰出貢獻，推動事業(yè)機關(guān)的發(fā)展具有非常重要的意義。在信息化的今天，事業(yè)機關(guān)所收集檔案數(shù)量越來越多，檔案管理工作的地位也越來越高，檔案管理工作甚至?xí)绊懙綑C關(guān)事業(yè)單位其他工作正常運轉(zhuǎn)[1]。因此，事業(yè)機關(guān)需要進一步做好檔案管理，進一步做好各項規(guī)范化的建設(shè)，進一步促進檔案的標(biāo)準化發(fā)展，以便可以促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作上一個新臺階。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案的概述

未來檔案管理應(yīng)當(dāng)朝著規(guī)范化、標(biāo)準化的方向邁進，未來的檔案管理工作也不再是當(dāng)前管理模式，更多的是依靠計算機信息技術(shù)來做好管理，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式有很大的差別，非常適合在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部推行，可以極大提高檔案的使用效率。與此同時，通過信息化管理還可以大大節(jié)約檔案所占據(jù)的空間位置，有助于確保各項性的準確性和原始性。例如，檔案管理常常會使用到錄音錄像等各種各樣的設(shè)備，通過信息化方式有助于將這些音頻和視頻完整的保存下來，有助于進一步豐富檔案類型。除此之外，未來檔案管理也必將朝著長久保存方向發(fā)展，可以滿足機關(guān)事業(yè)單位各方面的工作要求，保存環(huán)境更加適宜，不易出現(xiàn)檔案損壞現(xiàn)象[2]。

2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

目前，檔案管理工作總體向好，但是依舊存在一些需要改進，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1）機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式相對陳舊。目前，很多管理辦法都是老辦法，主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，會將這些紙質(zhì)檔案放定在特定區(qū)域之內(nèi)，當(dāng)需要使用這些檔案之時就會到現(xiàn)場對檔案進行查閱，查閱的時間可以從幾小時到幾天不等，這種管理方式在以前工作之中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，由于整個社會智能化的發(fā)展速度不斷加快，檔案管理工作的管理方式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，對于各項工作的要求更高，傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)當(dāng)前的客觀要求，同時也給管理部門帶來負面影響，使得管理部門的負擔(dān)進一步加重，最終會影響到整個單位的工作效率。為此，事業(yè)單位需要對自我的檔案管理方法進行革新，進一步做好信息化的建設(shè)，進一步完善自身的網(wǎng)絡(luò)化格局，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來進一步夯實檔案管理基礎(chǔ)，這是未來機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)變的一個重要方向[3]。

2）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理認知水平有限。目前，機關(guān)事業(yè)單位都會將自身核心業(yè)務(wù)當(dāng)做第一要務(wù)，不會將檔案管理工作作為核心業(yè)務(wù)。出現(xiàn)這種問題的主要原因就在于很多機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，他們認為這些工作不能夠很好的體現(xiàn)自身的工作業(yè)績，對于他們自己也不能帶來多少實際利益，為此都是安排一些臨近退休老同志來從事檔案管理工作，而這些老同志的工作積極性并不高，雖然從總體上看不存在任何大問題，但是依舊存在一些細微的問題需要改進。例如，一些機關(guān)事業(yè)單位工作人員將這份工作看作是一份養(yǎng)老工作，并不會全身心投入到工作之中，只是在工作中消磨時間。除此之外，管理部門對于檔案管理的考核力度不到位，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題，而且工作人員在填寫檔案之時也存在著應(yīng)付思想，在填寫過程之中并不認真，字跡非常潦草，這也使得檔案價值大大降低。由于以上因素，導(dǎo)致單位內(nèi)部的各項資料使用效率并不高，無法真正的將資料與實際工作進行有意結(jié)合。

3）宣傳不到位。在當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，有關(guān)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準化的宣傳不到位，這也導(dǎo)致當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在一些漏洞，急需進行完善。由于宣傳不到位，工作人員對于檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準化的認知也不到位，這也使得檔案管理的各項工作存在著敷衍的狀態(tài)，無法真正推行標(biāo)準化和規(guī)范化的要求，最終會導(dǎo)致整個機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量下降。

4）檔案管理工作落實不到位。在推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程之中，有些工作沒有得到落實，很多工作沒有按照正常的程序來完成，這也導(dǎo)致了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作遲遲不能夠有效的推進，影響到機關(guān)事業(yè)單位檔案工作的實效性。

3 機關(guān)事業(yè)單位推進檔案管理規(guī)范化標(biāo)準化的實施途徑

1）進一步加強規(guī)范化標(biāo)準化的文件制定。為了可以進一步推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準化，我們需要進一步加強規(guī)范化和標(biāo)準化的文件制定，制定出專門的文件才能更好的指引規(guī)范化和標(biāo)準化的建設(shè)。為此，事業(yè)單位首先可以與自身單位作為基礎(chǔ)，了解當(dāng)前單位在檔案管理中需要的規(guī)范化以及標(biāo)準化的內(nèi)容，同時事業(yè)機關(guān)單位還可以與其他的單位進行合作，了解其他單位在進行檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準化中的各項措施，吸取他們的友誼做法，融入到自身的實際之中，這樣可以更好的做好機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準化以及規(guī)范化建設(shè)。

2）加強管理人員標(biāo)準化、規(guī)范化認知及業(yè)務(wù)水平。為了可以更好的推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準化以及規(guī)范化，我們還需要加強工作人員對于標(biāo)準化以及規(guī)劃化的認知，使他們認識到規(guī)范化與標(biāo)準化對于檔案管理的重要意義，以標(biāo)準化和規(guī)范化的要求來更好的做好各項檔案管理工作，以此來不斷的推進整個檔案管理工作的有序開展。因此，對于檔案管理人員可以定期進行規(guī)范化和標(biāo)準化的專題培訓(xùn)，同時也對他們的技能進行定時考核，這樣可以更好的督促管理人員做好標(biāo)準化以及規(guī)范化的建設(shè)，更好的推動整個檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

3）進一步加強標(biāo)準化和規(guī)范化的宣傳工作。檔案管理工作并不是僅僅只是由檔案管理人員來完成，機關(guān)事業(yè)單位中的其他人員也可能會堅守檔案，因此對于規(guī)范化和標(biāo)準化的建設(shè)應(yīng)該全員覆蓋，使得全體人員都有規(guī)范化和標(biāo)準化的意識。為此機關(guān)事業(yè)單位可以將檔案管理的標(biāo)準化以及規(guī)范化納入人員考核的范疇之中，尤其是那些可能會遵守檔案的崗位更加需要從嚴考核，這樣才能更好的提高管理人員以及其他工作人員對于檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準化的認知，進一步規(guī)范自身的各項行為，做到管理的標(biāo)準化。

4）理順管理機制，狠抓組織落實。檔案管理人員需要端正自身的態(tài)度，認識到檔案管理的重要意義，進一步加強檔案管理工作的責(zé)任心，在選派員工之時需要挑選一些具有責(zé)任心員工，因為檔案管理工作是非常精細化的工作，要依靠嚴謹工作態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)才能避免出現(xiàn)各種瑕疵，而做事馬虎、不注重細節(jié)的員工常常會使得檔案管理工作變得異常困難。與此同時，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部還需要不斷完善各種管理機制，將檔案管理工作的責(zé)任落實到人，這樣才能進一步加強廣大員工的工作責(zé)任心，減少可能出現(xiàn)相互推諉的狀況。

4 結(jié)語

檔案管理工作對于推動整個檔案管理事業(yè)發(fā)展都具有非常重要的意義，因此加強整個機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準化和規(guī)范化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實意義。為了可以做好檔案管理工作，同時也為了可以更好的推動檔案管理的規(guī)范化，我們需要進一步深化檔案管理，進一步加強宣傳工作，理順管理機制，加強普查工作，同時還需按照規(guī)范標(biāo)準做好資源的整合，持續(xù)推進檔案規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

[1]朱明祥.高職院校學(xué)生檔案管理規(guī)范化路徑研究[J].中國校外教育，2019（21）：160-161.

[2]王磊.辦公室檔案管理規(guī)范化對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）.

[3]劉娟.企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)探討[J].化工管理，2019（26）.

[4]秦鴻欽.實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施分析[J].文存閱刊，2018（15）.

作者簡介

李春麗（1972-），女，朝鮮族，吉林省長春市人，本科，副高，吉林省藥物研究院檔案員，研究方向：檔案管理。