基于檔案精細(xì)化管理視角下提升檔案管理人員素質(zhì)的路徑探索

崔淑花

摘 要：現(xiàn)如今，人們正處于一個(gè)數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，無論人們的日常生活、工作，還是企業(yè)管理等，每一天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這也就帶來了檔案資料數(shù)量的飛速增長，為了更好的管理及有效利用數(shù)量龐大的檔案資料，就需要實(shí)施檔案的精細(xì)化管理工作，但檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)卻沒有很好的適應(yīng)精細(xì)化管理的要求，導(dǎo)致檔案精細(xì)化管理工作頻繁出現(xiàn)問題，本文圍繞檔案精細(xì)化管理下的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升展開了相應(yīng)的討論。

關(guān)鍵詞：檔案精細(xì)化管理;管理人員;專業(yè)素質(zhì)提升

1 檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)分析

1.1 檔案精細(xì)化管理內(nèi)涵

檔案管理是促進(jìn)社會建設(shè)及發(fā)展水平進(jìn)一步提升的重要環(huán)節(jié)之一，檔案精細(xì)化管理，也是一種順應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展及社會分工精細(xì)化程度進(jìn)一步提升的一種表現(xiàn)，檔案精細(xì)化管理的核心原則就是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。其中的“精”就是要求檔案管理需要做到精益求精，追求檔案管理效果的最大化。其中的“準(zhǔn)”就是要求檔案管理的精準(zhǔn)無誤，并且需要嚴(yán)格遵循工作流程及具體時(shí)長。而“細(xì)”這一原則就要做檔案管理工作及工作流程細(xì)致化，并以此為基礎(chǔ)提升檔案管理工作的效果及效率。最后的“嚴(yán)”，就是需要通過制定嚴(yán)格的管理監(jiān)督制度實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格控制檔案管理工作的目標(biāo)。

1.2 檔案精細(xì)化管理特點(diǎn)

在檔案精細(xì)化管理的過程中，需要重點(diǎn)關(guān)注的問題就是細(xì)節(jié)問題的處理及控制管理過程，并且這些問題帶有較為強(qiáng)烈的規(guī)范性及復(fù)雜性的特點(diǎn)。在具體的檔案管理工作中，為了確保檔案精細(xì)化管理工作水平的不斷提升，需要以檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)需求的精準(zhǔn)分析作為基礎(chǔ)，并對其中的細(xì)節(jié)問題處理給予重視，重點(diǎn)關(guān)注各項(xiàng)事務(wù)的完成效果，同時(shí)，還需要針對整個(gè)檔案管理的過程做到精準(zhǔn)把關(guān)，盡最大可能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的精益求精，從而真正達(dá)成檔案精細(xì)化管理工作水平不斷提升的目標(biāo)。檔案精細(xì)化管理工作的開展，需要更高水平的管理方法及技術(shù)，并且對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及能力也提出了更高的要求，換言之，就是需要管理人員協(xié)調(diào)檔案精細(xì)化管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到定量化、流程化處理各項(xiàng)檔案的精細(xì)化管理工作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率及其信息化建設(shè)水平提升，以便不斷的提升檔案精細(xì)化管理水平。

2 檔案精細(xì)化管理的意義所在

實(shí)施檔案精細(xì)化管理具備如下的幾層意義：第一，檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。之前的檔案管理方式基本上都是以人工管理為主，并且檔案也都是紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲存，再加之檔案的數(shù)量較為龐大，在管理工作中難免會出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失，或者錄入錯(cuò)誤等問題。并且紙質(zhì)的檔案存儲及人工的管理方式，在當(dāng)前這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代下，工作效率較為低下，完全不符合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求。而在實(shí)施檔案的精細(xì)化管理模式之后，檔案的儲存形式就會逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案為主，紙質(zhì)檔案為輔，并且還會在檔案管理工作中引入全新的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等高新技術(shù)，使得檔案管理工作逐步向著信息化方向發(fā)展，這對于檔案精細(xì)化管理工作的效率及質(zhì)量提升有著十分顯著的幫助。第二，檔案管理人員職責(zé)的明確。之前傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員往往需要身兼數(shù)職，這就導(dǎo)致其工作職責(zé)劃分較為混亂，這對其工作的有效開展而言會帶來顯著的影響。而在實(shí)行檔案精細(xì)化管理工作之后，在具體工作原則的指導(dǎo)下，就可以將檔案管理工作人員的職責(zé)做出明確的劃分，進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任心，有助于檔案精細(xì)化管理各項(xiàng)工作的有序順利開展。

3 檔案精細(xì)化管理視角下檔案管理人員素質(zhì)提升的措施

3.1 檔案管理人員培訓(xùn)工作力度強(qiáng)化

對于檔案管理工作來說，精細(xì)化管理仍舊是一個(gè)新型的管理概念，對于大部分檔案管理工作人員來說，這是一種較為陌生的管理模式。為此，需要通過檔案管理人員培訓(xùn)工作力度的強(qiáng)化，來幫助檔案管理人員建立相應(yīng)的檔案精細(xì)化管理意識、并不斷提升其理論及專業(yè)技術(shù)知識水平。與此同時(shí)，還需要根據(jù)檔案精細(xì)化管理工作的具體需求，建立并逐步完善與檔案精細(xì)化管理相關(guān)的規(guī)章制度，將檔案管理的各項(xiàng)工作的進(jìn)行合理細(xì)化，從檔案資料的歸檔、保存等各個(gè)工作環(huán)節(jié)入手，強(qiáng)化檔案精細(xì)化管理工作力度，在全面調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性的同時(shí)提升其服務(wù)意識水平。各個(gè)企業(yè)及單位需要以檔案精細(xì)化管理的具體需求為基礎(chǔ)，通過定期組織內(nèi)部培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)及專家講座等方式，培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理所需的諸如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等全新技術(shù)，并借此逐步建立一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)檔案管理工作中的信息搜集、檢索、保存等工作環(huán)節(jié)的自動(dòng)化水平，同時(shí)通過檔案管理人員培訓(xùn)工作力度的強(qiáng)化，可以同步促進(jìn)檔案管理人員在責(zé)任意識、計(jì)算機(jī)為代表的新興技術(shù)的實(shí)際水平。

3.2 監(jiān)督考核機(jī)制健全

即便是針對檔案管理人員開展了相應(yīng)的培訓(xùn)工作，但其在實(shí)際工作中的專業(yè)素質(zhì)也未必會有著顯著的提升，主要是缺少一個(gè)健全的監(jiān)督考核機(jī)制作為保障。一個(gè)合理完善的監(jiān)督考核的機(jī)制，可以在幫助檔案管理人員嚴(yán)格按照工作流程及規(guī)范開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，將自己在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)到專業(yè)技術(shù)及理論知識應(yīng)用其中，從而很好的防止檔案管理工作的形式化問題，并促進(jìn)檔案價(jià)值的全面發(fā)揮。之前管理量化力度不足，使得檔案資料的搜集及整理工作受到阻礙，導(dǎo)致檔案資源出現(xiàn)嚴(yán)重的流失問題。針對這些問題，在健全監(jiān)督考核機(jī)制的過程中，需要以細(xì)化之后的檔案管理工作內(nèi)容作為基礎(chǔ)，將各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人員的實(shí)際職責(zé)明確的在監(jiān)督管理制度中做出說明，并根據(jù)各個(gè)崗位的工作職責(zé)量化一個(gè)個(gè)工作指標(biāo)，以便為接下來的監(jiān)督管理工作開展提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，在發(fā)現(xiàn)任何管理人員的工作失誤之后及時(shí)指出，并針對屢教不改者做出相應(yīng)的懲罰。同時(shí)，檔案管理人員的薪資水平也需要和其工作指標(biāo)完成度掛鉤，而在考核的過程中，需要嚴(yán)格遵循客觀公正的原則，對其工作指標(biāo)完成程度做出評價(jià)。

3.3 檔案管理工作流程的優(yōu)化

在當(dāng)前各個(gè)企業(yè)及單位生產(chǎn)模式的逐漸出現(xiàn)轉(zhuǎn)變的情況下，檔案管理工作中的服務(wù)對象、具體工作任務(wù)及工作模式都出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，較之傳統(tǒng)人工性質(zhì)檔案管理模式，檔案精細(xì)化管理的實(shí)施，因?yàn)橹T多現(xiàn)代信息技術(shù)的加入，使得檔案管理的流程出現(xiàn)了一定的優(yōu)化。在這種情形下，為了將檔案的價(jià)值最大化，就需要強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，合理控制文件歸檔的有效性。以檔案精細(xì)化管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)化水平，如此一來，檔案管理工作的質(zhì)量必然會得到更進(jìn)一步的提升。

4 總結(jié)

對于任何單位及企業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展而言，檔案資料所具備的作用是毋庸置疑的，之前傳統(tǒng)的人工性質(zhì)的檔案管理在現(xiàn)如今的信息爆炸時(shí)代下，完全無法滿足檔案管理工作的全新要求，為此，檔案精細(xì)化管理理念得以在檔案管理工作中得以應(yīng)用，檔案精細(xì)化管理的實(shí)行，對于檔案管理方式的改進(jìn)及檔案管理人員職責(zé)的明確而言，有著顯著的作用，通過培訓(xùn)工作力度強(qiáng)化、管理工作流程的優(yōu)化以及監(jiān)督考核機(jī)制健全就可以在提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，提升檔案精細(xì)化管理的工作質(zhì)量。

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