醫(yī)院基建檔案的重要性及管理方法

馬淑芹

摘 要：醫(yī)院的建設(shè)、經(jīng)營(yíng)與發(fā)展離不開(kāi)醫(yī)院基建檔案。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)效率的要求越來(lái)越高，基建檔案作為醫(yī)院日常管理和遠(yuǎn)景規(guī)劃的一種獨(dú)特的信息資源，醫(yī)院對(duì)基建檔案的重視程度也在不斷提升，所以對(duì)基建檔案的管理不斷進(jìn)行完善和提高，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院高效快速的發(fā)展具有非常重要的意義。筆者通過(guò)對(duì)濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行分析，闡明醫(yī)院實(shí)施基建檔案管理的重要性，并據(jù)此提出了一些管理方法，希望可以為醫(yī)院基建檔案的管理提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;重要性;管理方法

檔案是醫(yī)院日常工作中形成的書(shū)面記錄或電子記錄，可以迅速、清楚地了解醫(yī)院某一階段發(fā)生的各類(lèi)事項(xiàng)，其涵蓋面廣、利用率高。文章中進(jìn)行分析的濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院的綜合檔案室，包括文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、科研、教學(xué)、設(shè)備、招標(biāo)等門(mén)類(lèi)檔案。醫(yī)院的綜合檔案需要為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展做好更高效的服務(wù)，醫(yī)院的基本建設(shè)工作也是在不斷擴(kuò)展。因此，科學(xué)高效的管理醫(yī)院基建檔案，才能夠推進(jìn)醫(yī)院的管理水平，才能夠?yàn)獒t(yī)院正常的、高效的工作保駕護(hù)航。

1 醫(yī)院基建檔案的基本情況

1）什么是基建檔案。醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的規(guī)劃、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、改建和維修活動(dòng)中形成的科技檔案叫做醫(yī)院的基建檔案?；n案屬于科技檔案，是其中的重要內(nèi)容。包括文字、圖形圖像、表格以及一些工作中的具體記錄信息等。

2）當(dāng)前的醫(yī)院基建管理中的不足。（1）醫(yī)院基建檔案管理人員工作能力較低。由于當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)基建檔案管理并不十分重視，因此，醫(yī)院在對(duì)基建檔案進(jìn)行管理時(shí)，常常會(huì)派一些臨時(shí)工暫代管理，這些臨時(shí)工往往只是勞務(wù)派遣，并沒(méi)有足夠的能力和管理技術(shù)[1]，忽視了對(duì)基層檔案室的整體管理，也無(wú)法對(duì)基建檔案的管理十分負(fù)責(zé)，最終也就導(dǎo)致了基建檔案管理達(dá)不到預(yù)想的效果， 從而影響整體管理工作。（2）資料更新不及時(shí)。當(dāng)前醫(yī)院的基建管理多為實(shí)體化，尚不能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，因此，即使醫(yī)院基建有了新的擴(kuò)展內(nèi)容，也不能夠在第一時(shí)間形成檔案。進(jìn)而可能出現(xiàn)信息丟失，資料缺失的情況。（3）醫(yī)院對(duì)基建檔案管理的應(yīng)用水平較低。當(dāng)前醫(yī)院的基建檔案大多數(shù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化[2]，也沒(méi)有建立整體化的管理系統(tǒng)，且管理人員和使用人員的素質(zhì)無(wú)法達(dá)到相應(yīng)要求，因此也就無(wú)法做到高效共享信息。這就導(dǎo)致了基建檔案管理的效果較差，管理水平低下。

2 醫(yī)院基建檔案的重要性

1）提高醫(yī)院工作效率，為醫(yī)院一些活動(dòng)的進(jìn)行提供依據(jù)。醫(yī)院的基建檔案形成后，在需要醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一些參數(shù)指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等資料時(shí)，相關(guān)工作人員可以及時(shí)獲得。當(dāng)醫(yī)院進(jìn)行建筑維修、驗(yàn)收、改建、擴(kuò)建等活動(dòng)時(shí)，仍然需要憑借基建檔案的各項(xiàng)信息。因此，基建檔案管理對(duì)于醫(yī)院基建資料的保存，對(duì)醫(yī)院工作效率的提高有著重要促進(jìn)作用。另外，基建檔案還可以記錄醫(yī)院基建項(xiàng)目中各項(xiàng)費(fèi)用的記錄。日后若需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查時(shí)，可以將該數(shù)據(jù)作為一手資料，與其他數(shù)據(jù)進(jìn)行一一比對(duì)，尋找其中的問(wèn)題，及問(wèn)題的相關(guān)負(fù)責(zé)人。這樣可以高效的問(wèn)責(zé)，并及時(shí)進(jìn)行糾正工作。同時(shí)，這樣還能有效刺激項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任心，使項(xiàng)目得以高效、高質(zhì)量完成。

2）反應(yīng)醫(yī)院當(dāng)下的基礎(chǔ)建設(shè)，為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展提供依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的記錄，記錄的是醫(yī)院基建狀況的原始資料。這些資料一般以相關(guān)文字、圖表、圖形等形式記錄[3]，可以較為全面的反應(yīng)醫(yī)院當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況，是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。

隨著科技的發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)也不斷提升，患者對(duì)醫(yī)院的要求也越來(lái)越高。為病人提供更加享受的、更為舒適的醫(yī)療環(huán)境，為醫(yī)護(hù)人員提供更加優(yōu)美的工作環(huán)境，也是醫(yī)院的責(zé)任和義務(wù)。所以，這也就要求醫(yī)院的基建工作需要不斷進(jìn)行改建和維修。如果曾經(jīng)的基建資料得以完善保存，即使再次修建、改建建筑項(xiàng)目，也可以節(jié)省再次調(diào)查所選地址地質(zhì)資料的勘測(cè)費(fèi)用，為日后醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展提供很大的幫助。

3）為同類(lèi)工程提供可以對(duì)比借鑒的數(shù)據(jù)。醫(yī)院的每一次基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都是一次較為完備的施工資料，而我國(guó)的國(guó)土面積廣闊，氣候、地質(zhì)等可能影響基建的因素也會(huì)存在相同的情況，當(dāng)每一次基建被記錄為檔案后，其他醫(yī)院再次進(jìn)行建設(shè)時(shí)，就可以通過(guò)對(duì)比其他醫(yī)院的基建檔案的數(shù)據(jù)，借鑒其各方面的資料，減小工程的勘測(cè)成本，保證醫(yī)院的基建可以高效和更低成本的完成。

4）基建檔案管理數(shù)字化延長(zhǎng)資料的保存時(shí)間。檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前醫(yī)院不得不推進(jìn)實(shí)施的一項(xiàng)管理工作。當(dāng)檔案管理數(shù)字化之后，可以及時(shí)更新檔案的內(nèi)容，也可以更加方便的為工作人員提供所需要的信息。并且檔案數(shù)字化之后，也可以更好的實(shí)現(xiàn)上述幾點(diǎn)的實(shí)施，例如，提高工作效率、實(shí)現(xiàn)基建檔案的共享，滿(mǎn)足實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的需求，也能夠更加長(zhǎng)久地保存已經(jīng)建檔的基建資料。

3 醫(yī)院基建檔案的管理方法

1）建立更加完善的建檔機(jī)制。筆者所調(diào)研的濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院的綜合檔案室涉及的范圍有很多，因此就更加需要規(guī)范的建檔方式，來(lái)整理各種檔案的入庫(kù)。首先明確檔案的具體書(shū)寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)退還改正不合格的內(nèi)容及不規(guī)范的檔案，確保所收錄的檔案完整規(guī)范。建立固定的建檔小組，根據(jù)工程實(shí)施情況劃分檔案，并采用分管檔案的模式，促進(jìn)不同類(lèi)型檔案具有較高的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。規(guī)范的建檔方式也可以更加長(zhǎng)久妥善的保存資料，防止出現(xiàn)資料丟失的情況出現(xiàn)。根據(jù)項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行歸類(lèi)建檔后，例如，土地工程建設(shè)檔案可以分為基礎(chǔ)文件、工程管理文件和工程設(shè)計(jì)文件等幾個(gè)板塊。這樣檔案可以一目了然，檔案的應(yīng)用也可以更加高效。

2）構(gòu)建合理的檔案監(jiān)督機(jī)制。合理建檔之后，檔案的入庫(kù)得到了規(guī)范，接下來(lái)就需要建立合理的檔案監(jiān)督機(jī)制來(lái)有效的進(jìn)行檔案管理。醫(yī)院要建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督管理小組，當(dāng)然小組人員也可以有建檔小組，但是小組人員需要包含醫(yī)院各層領(lǐng)導(dǎo)人員，以保證小組整體水平較高。

醫(yī)院?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)要高度重視基建檔案的管理，定時(shí)監(jiān)控檔案的完整性，避免出現(xiàn)檔案在保存過(guò)程中的毀壞、損失，以及在檔案存取的過(guò)程中受到損壞的情況。

3）提高基建檔案管理人員的管理水平。隨著科技的發(fā)展，基建檔案數(shù)字化管理也逐漸成為其中重要的一環(huán)。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視基建檔案的管理，提高基建檔案管理人員的整體管理水平，才能夠滿(mǎn)足數(shù)字化管理對(duì)管理者的能力要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)管理者進(jìn)行培訓(xùn)，明確管理者的理論方向，提高管理人員的自身能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更好地推進(jìn)基建檔案管理工作的實(shí)施。

4）實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的基建檔案管理下，存在很多缺點(diǎn)，例如信息更新慢，檔案易損壞，存取檔案復(fù)雜，檔案信息共享較難等。同時(shí)，科技的發(fā)展也導(dǎo)致了基建檔案只使用傳統(tǒng)形式管理是難以符合時(shí)代要求的。因此，科學(xué)的建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化管理是必不可少的。在實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化之后，檔案信息共享也就變得更加方便。

4 結(jié)語(yǔ)

基建檔案在醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理，才能保存并保護(hù)好醫(yī)院的基建信息，這是所有工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。進(jìn)而才能夠?yàn)獒t(yī)護(hù)人員和病人提供一個(gè)舒適的環(huán)境，提高醫(yī)院整體管理水平，使醫(yī)院的檔案管理可以跟上時(shí)代的步伐，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各方面工作的效率得到提高。

參考文獻(xiàn)

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