探析高校人事檔案管理的價值、問題與改進(jìn)

吳悅

摘 要：在高校人事管理工作中人事檔案在職稱評定、科研工作開展、人才提拔任用中發(fā)揮重要作用，作為人事工作開展以及人事制度改革的重要參考依據(jù)，人事檔案管理工作質(zhì)量的提高至關(guān)重要。在高校人事檔案管理中，不僅需要對所有人事信息資料進(jìn)行記錄，同時需要在高校發(fā)展中充分發(fā)揮其服務(wù)價值。本文就高校人事檔案管理價值以及存在的問題進(jìn)行分析，并對相應(yīng)的改進(jìn)對策進(jìn)行探討，并為高校人事檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理;價值;改進(jìn)措施

1 高校人事檔案管理價值分析

1.1 人才資源挖掘的重要工具

在高校人事工作中，檔案能夠成為人才聘用、選拔和職務(wù)晉升等的有效憑證，利用人事檔案能夠體現(xiàn)個人才能和表現(xiàn)等，并作為人才培養(yǎng)和引進(jìn)的重要依據(jù)，同時對高校人才發(fā)展價值予以體現(xiàn)[1]。

1.2 個人問題確定的有效證據(jù)

人事檔案作為可靠、真實的原始資料，對個人的社會實踐和經(jīng)歷進(jìn)行全面記錄，同時包括詳細(xì)的個人記錄，都與工作中的薪酬待遇和工作調(diào)配密切相關(guān)，并在人才聘用和選擇方面發(fā)揮著重要價值，積極促進(jìn)相關(guān)政策的有效落實。

1.3 研究歷史的寶貴資料

人事檔案作為歷史研究的重要資料，其中所記錄的情節(jié)和時間都真實具體，在歷史印證方面具有一定的權(quán)威性和可靠性。另外高校作為人才聚集的重要場所，利用人事管理能夠促進(jìn)高校人才發(fā)展，并對社會發(fā)展起到有效促作用。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理缺乏重視

在高校管理中，對人事檔案管理往往缺乏重視，造成相關(guān)工作人員忽視工作的重要性， 目前在不少高校中，教職工更注重教研工作，而對自身檔案管理缺乏重視，同時檔案管理中，忽視檔案信息的真實性與規(guī)范性，不少領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識仍只停留在資料信息保存層面，對人事檔案管理工作質(zhì)量的提高造成阻礙和制約[2]。

2.2 信息化系統(tǒng)建設(shè)力度不足

在高校人事檔案管理中，由于缺乏明確的收集目標(biāo)和科學(xué)的收集方法，收集資料往往被動接收，容易導(dǎo)致資料收集漏項、少項、不齊全等問題。同時由于資料收集、整理、篩選、分類工作量較大，使相關(guān)管理人員的工作量大幅度增加。另外人事檔案管理工作由于資料附件缺失、內(nèi)容缺損、頁碼不準(zhǔn)確等直接影響人事檔案管理工作信息化建設(shè)力度，并且人事檔案信息的開發(fā)與利用意識不足，也使檔案利用率不足。

2.3 管理工作人員專業(yè)水平較低

在不少高校人事檔案管理中，普遍存在著管理人員專業(yè)水平不高等問題。高校人事檔案管理工作缺乏重視，參與管理的相關(guān)人員臨時性和隨意性增加，不少工作人員學(xué)歷較低、年齡偏大，并且專業(yè)的知識與技能缺乏，同時相關(guān)培訓(xùn)活動較少，造成工作中犯錯的概率提高。另外檔案管理工作具有復(fù)雜、長期以及繁瑣性，對工作人員的工作熱情造成影響，對高校人事檔案管理工作發(fā)展造成制約和阻礙。

3 高校人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 人事檔案管理重要性加強(qiáng)宣傳

通過人事檔案管理重要性的宣傳，使高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員對人事檔案管理工作的落后觀念和錯誤碼認(rèn)識得以改變，使檔案的保護(hù)和利用率有效提高，高校各項工作服務(wù)和檔案管理水平提升。因此需要對高校人事檔案管理工作加強(qiáng)重視，管理部門應(yīng)對自身工作的重要性進(jìn)行積極宣傳，提高相關(guān)管理工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，使檔案管理力度加強(qiáng)。高校各級領(lǐng)導(dǎo)通過自身傳統(tǒng)管理觀念的轉(zhuǎn)變，在人事檔案管理中發(fā)揮自身領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督作用，同時對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行健全和完善，并對管理中存在的問題加強(qiáng)分析，通過有效的管理手段使人事檔案管理機(jī)制進(jìn)一步完善[3]。

3.2 人事檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建

在現(xiàn)代高校人事檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)人事檔案管理文件規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，并對檔案管理工作進(jìn)行不斷規(guī)范及精細(xì)化。在人事檔案管理中，借助計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，使高校人事檔案管理水平提高，在高校人事管理中充分發(fā)揮自身價值。同時在高校人事檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，相關(guān)管理人員應(yīng)結(jié)合檔案管理的實際需求，適合的檔案管理軟件進(jìn)行選擇，并加強(qiáng)信息化建設(shè)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。另外在轉(zhuǎn)化過程中，需要對檔案加強(qiáng)審查，使人事檔案中所有材料的完整性得以保障。同時應(yīng)積極查找、追加以及補(bǔ)辦缺失的檔案，確保檔案內(nèi)容的完整性和真實性。

在人事檔案資料齊備的基礎(chǔ)上，對信息查詢系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，對人事檔案信息的公開度進(jìn)行合理設(shè)定。通過人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，使工作人員在檔案保管、管理和檢索過程中大幅度縮短工作時間，使工作人員的工作效率和質(zhì)量有效提升，有利用高校人事檔案管理能夠提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.3 檔案管理人員專業(yè)技能提升

隨著高校的不斷發(fā)展和建設(shè)，對人事檔案管理工作人員的要求也越來越高，不僅需要對管理工作有全面、清晰地認(rèn)識，并且具備良好的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德;在管理工作中保持高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對高校人事檔案進(jìn)行收集、整理、分類、信息核對以及建檔，使所有檔案資料的真實性提高。另外相關(guān)管理工作人員還需要不斷提高自身管理能務(wù)和計算機(jī)操作水平，通過不斷學(xué)習(xí)對人事檔案管理系統(tǒng)等信息技術(shù)予以掌握，能夠更好地滿足高校人事檔案管理工作發(fā)展需求。

3.4 管理規(guī)章制度及保密制度的健全和完善

在高校人事檔案管理中，促進(jìn)相關(guān)管理理念的不斷更新，同時有效完善檔案管理體系，使人事檔案保護(hù)力度強(qiáng)化，有效防止出現(xiàn)檔案遺失、損壞等情況。在提供檔案服務(wù)時需要按照相應(yīng)查閱手續(xù)嚴(yán)格執(zhí)行，填寫相關(guān)的審批表，經(jīng)過負(fù)責(zé)人對查閱人、查閱對象、內(nèi)容、理由等進(jìn)行審核批準(zhǔn)后方能進(jìn)行查閱[4]。另外為了確保電子檔案的安全性，應(yīng)建立嚴(yán)密的規(guī)章制度，并定期進(jìn)行密碼更換、數(shù)據(jù)加密以及人員輪換等方式。

4 結(jié)束語

高校人事檔案管理工作具有復(fù)雜性、繁瑣性，需要不斷適應(yīng)時刻變化的外部環(huán)境以及高校的快速發(fā)展，同時需要面對高校人事檔案管理工作中存在的一些問題，同時應(yīng)對高校人事檔案管理加強(qiáng)重視，對其利用價值提高認(rèn)識，對傳統(tǒng)的落后觀念積極轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，人事檔案管理工作效率和質(zhì)量提高升，人事檔案管理工作價值得以最大化發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]王濤.高校人事檔案管理的價值、問題與改進(jìn)[J].教育現(xiàn)代化，2018，v.5（18）：191-192.

[2]宋曉麗.高校人事檔案管理的價值、問題與改進(jìn)[J].當(dāng)代旅游，2018，000（006）：1-1.

[3]姜春黎.高校人事檔案管理的價值、問題與改進(jìn)措施分析[J].考試周刊，2018（48）：195-195.

[4]苑伊彬.高校人事檔案管理的重要性思考[J].長江叢刊，2018，000（021）：253-254.