論新形勢(shì)下檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

吳錦秀

摘 要：檔案數(shù)據(jù)化是指檔案部門以用戶需求為導(dǎo)向，將檔案資源轉(zhuǎn)換為可供閱讀、分析和處理的檔案數(shù)據(jù)資源的過程。新形勢(shì)下，中石化地球物理檔案部門從傳統(tǒng)單一的檔案管理轉(zhuǎn)型為檔案數(shù)據(jù)化管理是檔案管理工作發(fā)展的主要方向。本文將探討檔案數(shù)據(jù)化管理的積極意義、目前地球物理相關(guān)檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題，最后給出自己的建議，為地球物理公司檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)化;地球物理公司

1 研究背景

信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理已不能夠滿足油田勘探開發(fā)等精細(xì)管理[1]。地球物理公司要想跟上時(shí)代發(fā)展步伐，提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，就要積極運(yùn)用新技術(shù)。作為國(guó)家治理能力轉(zhuǎn)型的一部分，公司要結(jié)合自身實(shí)際做好檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)管理水平與其他行業(yè)資源共享利用價(jià)值，增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。

2 推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型面臨的困難

2.1 對(duì)檔案數(shù)據(jù)化認(rèn)識(shí)不足

公司檔案管理從無到有、從紙質(zhì)檔案的管理到數(shù)字化檔案的管理，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的過程[2]。針對(duì)新形勢(shì)新技術(shù)引發(fā)的檔案數(shù)據(jù)化管理問題，目前管理人員對(duì)其認(rèn)識(shí)明顯存在不足。對(duì)數(shù)據(jù)化的研究不全面、不完整，對(duì)整體性技術(shù)環(huán)境缺乏總體的認(rèn)知與判斷，思考不深入。這是多方面的原因。首先，從國(guó)家層面來講，并沒有明確檔案數(shù)據(jù)化的概念，也沒有提出具體行動(dòng)計(jì)劃，尚未建立健全檔案數(shù)據(jù)化管理機(jī)制，因此公司缺乏具體行動(dòng)規(guī)劃。長(zhǎng)期以來，地球物理公司人力資源的重點(diǎn)都放在野外施工、勘探采集、科研技術(shù)發(fā)展等方面，缺乏足夠的檔案管理人才。大多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過長(zhǎng)期系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案價(jià)值利用認(rèn)識(shí)不深刻。檔案管理人員信息素養(yǎng)不高，管理隊(duì)伍水平不一，對(duì)檔案數(shù)據(jù)化沒有給予足夠的重視，數(shù)據(jù)敏銳程度不夠，導(dǎo)致檔案管理嚴(yán)重邊緣化，嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

2.2 技術(shù)水平不高

當(dāng)前，勘探部門對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化管理仍停留在表層階段[3]。作為數(shù)字化的新階段，檔案的數(shù)據(jù)化管理為檔案資源發(fā)揮更大價(jià)值做出貢獻(xiàn)。但由于數(shù)據(jù)化技術(shù)的水平有限，無法對(duì)檔案資源進(jìn)行更深層次的分析處理，檔案的數(shù)據(jù)化發(fā)展緩慢。雖然紙質(zhì)檔案已經(jīng)有一套較為熟練的管理系統(tǒng)，但其僅實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行目錄檢索、全文檢索，很多隱藏在檔案資源中的深層次關(guān)聯(lián)關(guān)系及知識(shí)并沒有得到呈現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性沒有得到充分挖掘。據(jù)了解，很多企業(yè)在檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)初期投入大量資金購買信息化設(shè)備，但缺乏后續(xù)設(shè)備維修保養(yǎng)與持續(xù)投入，導(dǎo)致設(shè)備硬件損壞沒有及時(shí)更換，軟件老化沒有及時(shí)更新。目前檔案數(shù)據(jù)化管理處于基礎(chǔ)性開發(fā)階段，而勘探單位又缺乏具備計(jì)算機(jī)等專業(yè)背景的檔案管理人才，因此公司檔案在數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等方面發(fā)展十分緩慢。

2.3 開放利用角度的沖突

檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，檔案服務(wù)理念也隨之發(fā)生變化，由館藏為中心向用戶為中心進(jìn)行轉(zhuǎn)變。一方面，檔案館將更加關(guān)注用戶行為，另一方面，檔案館將根據(jù)用戶利用需求信息，加強(qiáng)館藏檔案資源建

設(shè)[3]。這一轉(zhuǎn)變其實(shí)是以大而全的檔案資源數(shù)據(jù)作為支撐。在檔案的開放共享利用過程中，檔案資源不可避免地面臨安全性問題。且不說如此多的檔案資源是否分散在不同檔案系統(tǒng)之中，即使是存儲(chǔ)在同一數(shù)據(jù)庫里，我們也要思考檔案開放共享限度問題：此數(shù)據(jù)庫是否存有不能予以開放共享的檔案？此外，機(jī)關(guān)科室、勘探項(xiàng)目組等是否擁有自己的使用權(quán)限？雖然方便實(shí)時(shí)錄入數(shù)據(jù)與查閱檔案，但在使用檔案過程中，過多部門擁有檔案使用權(quán)使得檔案資源面臨安全性問題，尤其是檔案電子化、數(shù)據(jù)化后，信息資源更容易泄露。

3 推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的建議

3.1 養(yǎng)成數(shù)據(jù)意識(shí)

大數(shù)據(jù)不僅帶來工具技術(shù)的更新，還有思維層面的轉(zhuǎn)變。公司檔案的管理不應(yīng)將管理對(duì)象單一化，僅局限于傳統(tǒng)檔案實(shí)體、檔案數(shù)據(jù)，還要將眼光放開，關(guān)注檔案實(shí)時(shí)新數(shù)據(jù)。要克服對(duì)紙質(zhì)檔案盲目的依賴以及對(duì)電子檔案的不信任。公司檔案部門要提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量，必須借助一系列數(shù)字化信息載體。對(duì)于檔案管理人員來說，要有敏銳的數(shù)據(jù)意識(shí)。要意識(shí)到檔案除內(nèi)容數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等以外，還有其他廣大檔案數(shù)據(jù);檔案內(nèi)容不僅具有憑證價(jià)值和技術(shù)情報(bào)價(jià)值，還有其他重要價(jià)值，例如科技檔案還具有第一價(jià)值和第二價(jià)值等。走出傳統(tǒng)的狹隘思維層面，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性等要給予充分重視，養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)意識(shí)，培養(yǎng)“全數(shù)據(jù)”的思維，更好地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理工作。

3.2 提高數(shù)據(jù)化技術(shù)

“數(shù)字化”單純是把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可讀的、用0和1表示的二進(jìn)制數(shù)據(jù)，將檔案信息轉(zhuǎn)換而進(jìn)行存儲(chǔ)，這種轉(zhuǎn)化實(shí)際上并沒有增加檔案本身的價(jià)值，只是優(yōu)化了檔案使用方式。而“數(shù)據(jù)化”在“數(shù)字化”基礎(chǔ)之上，將數(shù)字態(tài)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)態(tài)檔案，運(yùn)用語音識(shí)別（ASR）技術(shù)、格式轉(zhuǎn)換技術(shù)等等把大量存量檔案和新產(chǎn)生的音視頻檔案、網(wǎng)頁數(shù)據(jù)等增量檔案轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)和用戶使用、分析的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并建立目錄數(shù)據(jù)庫等，從而便于檔案的共享利用。

3.3 頂層設(shè)計(jì)

在英國(guó)、美國(guó)、澳大利亞等檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)比較先進(jìn)的國(guó)家，檔案部門的數(shù)據(jù)化都是先從國(guó)家制定戰(zhàn)略計(jì)劃，再從上而下步步推進(jìn)，國(guó)家的具體行動(dòng)計(jì)劃、布局路線等都是檔案部門推進(jìn)數(shù)據(jù)化的強(qiáng)有力保障。我國(guó)檔案體系龐大，并且我國(guó)基本采用先試點(diǎn)在全國(guó)范圍推廣的模式。要想盡快推進(jìn)新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，政策層面可以制定針對(duì)性的、操作性強(qiáng)的檔案管理制度;法律層面要制定關(guān)于檔案數(shù)據(jù)安全的相關(guān)法律法規(guī);國(guó)家層面可以給予積極引導(dǎo)，在調(diào)查分析各單位所藏檔案類型、數(shù)量、載體形態(tài)等基礎(chǔ)之上，協(xié)助檔案工作人員等專業(yè)人士構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理協(xié)同機(jī)構(gòu)。對(duì)于新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型所需的財(cái)力物力以及人才的培養(yǎng)也需要國(guó)家層面予以大力支持，讓檔案數(shù)據(jù)化管理圍繞油田建設(shè)需要展開。

3.4 引進(jìn)數(shù)據(jù)管理人才

地球物理檔案部門掌握勘探單位工作所需的大量信息資源，蘊(yùn)含豐富的數(shù)據(jù)價(jià)值。檔案部門一方面要加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，有針對(duì)性地開展講座培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)度;另一方面也要引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)科學(xué)等專業(yè)知識(shí)、適應(yīng)信息科學(xué)與檔案管理對(duì)接的數(shù)據(jù)管理人才。檔案管理人才的引進(jìn)不僅對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型帶來促進(jìn)，同時(shí)也會(huì)給檔案信息資源共享利用帶來改變，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。例如馮惠玲教授主持實(shí)施的“北京記憶——北京文化資源大型數(shù)字平臺(tái)”項(xiàng)目，在一批計(jì)算機(jī)專業(yè)人才努力下，將檔案與科技充分結(jié)合，建立了“北京記憶”網(wǎng)站來向人們展示北京的歷史、建筑等，具有良好的效果。新形勢(shì)給公司的檔案管理提出更高要求。企業(yè)要建立高素質(zhì)高水平的管理隊(duì)伍，提高檔案的管理質(zhì)量與利用效率。

4 結(jié)語

檔案數(shù)據(jù)化管理有助于挖掘檔案信息資源的深層次價(jià)值，改變檔案部門給人們留下的固有刻板形象，將檔案被動(dòng)的服務(wù)方式變?yōu)橹鲃?dòng)，推進(jìn)檔案工作向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型，提高檔案信息資源的共享利用效率?？偟膩碚f，檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，不能急于求成。要科學(xué)規(guī)劃，逐步推進(jìn)，充分挖掘檔案資源價(jià)值，不斷提高檔案信息資源的利用效率，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為石油勘探的改革發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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