電子文件全數(shù)字管理的實(shí)現(xiàn)框架研究

楊莉

摘 要：隨著新時(shí)代中國特色社會主義現(xiàn)代化企業(yè)走向深入和信息科技的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)覆蓋面不斷擴(kuò)大，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)、電子文檔大量生成，檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，成了檔案工作中的一個(gè)新課題，已成為檔案開發(fā)、利用和管理的發(fā)展趨勢。基于此，本篇文章對電子文件全數(shù)字管理的實(shí)現(xiàn)框架研究，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;數(shù)字檔案;數(shù)字化

數(shù)字檔案數(shù)量呈急劇增長態(tài)勢，如何鑒定，管理和存儲這些海量的檔案數(shù)據(jù)是檔案學(xué)界的熱點(diǎn)問題。數(shù)字檔案館作為新型的檔案倉庫和窗口，既具備傳統(tǒng)檔案館的功能和性質(zhì)，也承擔(dān)著在信息時(shí)代更大程度的發(fā)揮檔案價(jià)值的重任。然而，數(shù)字檔案因自身的脆弱性，與載體的不可分離性等特點(diǎn)，保存期限較短，其長期安全保存較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加困難。

1 檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是指應(yīng)用信息技術(shù)，將記錄在傳統(tǒng)載體上的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)換成由0和1組成的二進(jìn)制編碼的數(shù)字形態(tài)，形成計(jì)算機(jī)可以識別和處理的數(shù)字信息的過程，可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的傳統(tǒng)載體檔案類型包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、微縮膠片檔案等。

2 數(shù)字化檔案概述

2.1 數(shù)字化檔案建設(shè)趨勢與可能性

文件是特定主體在社會活動中形成并有意識地利用多種形式和載體保存的資料、文字、視聽等信息痕跡的歷史記錄。歷史、安全性、便利性和服務(wù)是文件的價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本文件是將“類型信息資源”收集到特定位置，供需求者審閱。因?yàn)樽鳛闀r(shí)間和空間的限制，使用起來有很多不便。數(shù)字文件是電子計(jì)算機(jī)處理的文件，消除了紙質(zhì)文件的“類型”障礙，允許不同請求者在相同的時(shí)間和地點(diǎn)利用一個(gè)文檔，從而提高文件利用率和查看者生產(chǎn)率。

2.2 檔案數(shù)字化的重要性

數(shù)字檔案是在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上建立起來的，它與傳統(tǒng)檔案既有聯(lián)系又有區(qū)別。數(shù)字檔案是檔案在數(shù)字時(shí)代的一種組織形態(tài)，它與傳統(tǒng)檔案的性質(zhì)一致，基本職能相同。數(shù)字檔案的發(fā)展是以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)檔案的一些管理原則、管理方法和管理實(shí)踐，將會在數(shù)字檔案中得以體現(xiàn)。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)檔案的繼承和新環(huán)境的變革。

3 數(shù)字化管理所具備的條件

數(shù)字化工具不斷發(fā)展。隨著科技進(jìn)步，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)體系規(guī)模不斷的擴(kuò)大。從20世紀(jì)90年代后期，我國的辦公計(jì)算機(jī)化得到了發(fā)展和普及;再者到了21世紀(jì)初，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，讓所有信息傳遞變得更加流暢;到了21世紀(jì)第二個(gè)十年，移動終端的普及讓數(shù)字化工具成了人們生活和工作中不可分割的一部分。這就意味著企業(yè)在日常檔案管理過程中，逐漸實(shí)現(xiàn)了無紙化、電算化的數(shù)字事務(wù)處理。數(shù)字技術(shù)也在不斷升級，從磁盤、光盤再到如今的云存儲，升級速度越來越快，通信技術(shù)、電子信息技術(shù)也越來越穩(wěn)定。數(shù)字化工具的發(fā)展為企業(yè)的檔案管理提供了硬件基礎(chǔ)。

4 數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)策略

4.1 強(qiáng)化實(shí)施框架全數(shù)字目標(biāo)導(dǎo)向

以全數(shù)字目標(biāo)為導(dǎo)向，把全數(shù)字管理環(huán)境培育、意識提升、能力建設(shè)、實(shí)踐普及化作為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)模塊，有助于明確構(gòu)建電子文件全數(shù)字管理實(shí)施框架的必要性以及主要方向。

4.2 重視打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系

未來的企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是紙質(zhì)、電子的結(jié)合，數(shù)字化、信息化的結(jié)合，傳統(tǒng)和現(xiàn)代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技術(shù)，提升數(shù)字化效率，應(yīng)當(dāng)要著力打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系。要把數(shù)字化工作作為一切活動的原動力，不斷加大檔案管理的科技含量，要構(gòu)建相應(yīng)細(xì)化的管理措施。針對不同類型、不同性質(zhì)、不同類別的檔案，采取不同的管理手段，設(shè)置詳細(xì)的崗位職責(zé)和崗位制度，明確具體負(fù)責(zé)人。檔案管理的科技工具采購也要因地制宜，選擇適合本企業(yè)的軟硬件，并及時(shí)維護(hù)。

4.3 推進(jìn)實(shí)施框架深入應(yīng)用

必須從以下方面加強(qiáng)實(shí)施框架的建設(shè)：第一，豐富內(nèi)容構(gòu)建，明確實(shí)施框架的核心組件，豐富每個(gè)組件下的具體措施，有助于明確電子文檔全數(shù)字管理的具體措施是什么以及如何執(zhí)行。另一方面，實(shí)現(xiàn)框架的“自我運(yùn)行”程度，即組件之間達(dá)成協(xié)議并相互促進(jìn)，以確保組件之間進(jìn)行匹配、相互對照甚至協(xié)調(diào)。

4.4 樹立數(shù)字化觀念

文件部門要認(rèn)識到數(shù)字文件管理在當(dāng)前社會發(fā)展形勢下的重要作用，相應(yīng)的文件管理員要積極學(xué)習(xí)數(shù)字文件管理理論知識。只有充分樹立對數(shù)字文件管理的認(rèn)識，數(shù)字文件管理工作才能有序進(jìn)行。

4.5 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的制度化建設(shè)

為了適應(yīng)數(shù)字資源多樣性、滿足數(shù)字資源長期保存、安全共享的需要，必須建立健全數(shù)字化檔案管理制度，從制度層面加強(qiáng)管理，保證數(shù)字化文件的真實(shí)性、完整性、有效性、有序性、安全性。根據(jù)新設(shè)備、新技術(shù)、新任務(wù)的要求，從制度上規(guī)范檔案人員的職業(yè)道德、職業(yè)技能也尤為必要。有了機(jī)制約束，管理人員才可能以積極的態(tài)度面對挑戰(zhàn)，努力熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔數(shù)字化文件的各種檢索工具，保障轉(zhuǎn)化過程中的管理和服務(wù)的銜接工作。

4.6 完備實(shí)施框架整體設(shè)置

實(shí)施框架的整體設(shè)置包括：第一，以多元實(shí)施措施作為構(gòu)件的內(nèi)置框架。第二，各構(gòu)件之間的協(xié)同效應(yīng)最大程度發(fā)揮，這需要我國文件、檔案甚至數(shù)據(jù)等相關(guān)管理機(jī)構(gòu)從電子文件管理全流程的角度做好協(xié)作工作。第三，以可持續(xù)發(fā)展的理念推進(jìn)實(shí)施框架的過程性建設(shè)，依據(jù)我國不同地區(qū)、不同階段、不同系統(tǒng)的具體情況制定相適應(yīng)的實(shí)施框架及其具體應(yīng)用方案。

4.7 在線數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

為了滿足檔案數(shù)字化管理工作的基本要求，應(yīng)該積極的構(gòu)建起較為完善的在線數(shù)據(jù)庫，這是云時(shí)代提出的必然要求，需要對其給予高度的關(guān)注。在線數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建成為一種必然的趨勢，屬于這個(gè)時(shí)代富有代表性的產(chǎn)物，其對于數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著深遠(yuǎn)的影響。在線數(shù)據(jù)庫的建設(shè)在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)資源的科學(xué)共享，達(dá)到較為理想的資源需求目標(biāo)，為了讓所需要的資源實(shí)現(xiàn)方便快捷的獲取，同時(shí)實(shí)現(xiàn)較為合理的檢索，需要對檔案進(jìn)行了科學(xué)化管理和整理之后，實(shí)現(xiàn)合理的分類操作，構(gòu)建起完善的在線數(shù)據(jù)庫。檔案資料的種類多種多樣，包括視頻和音頻等，不同種類在建立數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，往往需要具備著特定的依據(jù)，由此能夠滿足不同用戶的實(shí)際需求，便于其在尋找目標(biāo)資源的時(shí)候，在短時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的檢索操作。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建需要嚴(yán)格的依照現(xiàn)實(shí)的情況加以落實(shí)，根據(jù)實(shí)際的需要建立起相應(yīng)的資源庫，不可出現(xiàn)盲目照搬的情況，還是需要融入自身的特色，建立起符合實(shí)際情況的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

5 結(jié)束語

電子文件全數(shù)字管理已逐漸成為各國與各地區(qū)的戰(zhàn)略陣地，它的構(gòu)建有待從內(nèi)容與方法上持續(xù)充實(shí)與優(yōu)化，以形成完備的實(shí)施框架。

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