基于歸檔文件整理規(guī)則的電子檔案檔號(hào)編制方法研究

王成

摘 要：檔案管理是每個(gè)公司不可或缺的一個(gè)重要組成部分，從檔案收集、檔案整理、檔案裝訂、檔案保管、檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)整個(gè)流程下來(lái)比較繁復(fù)，更能強(qiáng)調(diào)檔案工作的耐心嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理屬于非常細(xì)致的工作之一，隨著當(dāng)今社會(huì)針對(duì)檔案管理的發(fā)展，將對(duì)檔案管理工作的構(gòu)架又帶來(lái)了新的影響。而有助于給公司和社會(huì)提供更快速便捷的服務(wù)這是檔案管理的最終目的，隨之而來(lái)的是檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)也同樣根據(jù)這個(gè)原由而來(lái)。

關(guān)鍵詞：歸檔文件整理規(guī)則;電子檔案檔號(hào);編制方法

社會(huì)發(fā)展速度突飛猛進(jìn)，逐漸地被辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等新鮮血液流入取而代之，檔案管理工作也在不斷的更新，工作方式也發(fā)生了很大的變化。自古至今檔案管理發(fā)生多樣變化，由簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)變到復(fù)雜、由經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變到科學(xué)管理、由手工轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理;擔(dān)任檔案管理工作對(duì)工作者的要求也是非常的高，身兼重任精細(xì)負(fù)責(zé)。在歸檔文件整理規(guī)則上不斷更新完善，檔案信息也即將進(jìn)入信息化電子化的時(shí)代，電子檔案較傳統(tǒng)檔案管理在查詢服務(wù)方面更精準(zhǔn)、更快捷時(shí)效性非常強(qiáng)。而我們接下來(lái)將要進(jìn)行的是關(guān)于歸檔文件整理規(guī)則的電子檔案檔號(hào)編制方法來(lái)深入的分析研究。

1 簡(jiǎn)要說(shuō)明歸檔文件整理規(guī)則

自2016年6月1日起開(kāi)始實(shí)施由國(guó)家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》現(xiàn)予以發(fā)布，此標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件單位和其他的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)相關(guān)歸檔文件的整理。在此說(shuō)明電子檔案的編號(hào)可以參考《歸檔文件整理規(guī)則》相關(guān)條款，再結(jié)合實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行局部調(diào)整。該規(guī)則強(qiáng)調(diào)了五大原則分別為：歸檔的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性。正確掌握關(guān)于歸檔文件整理的規(guī)則與要求。

2 關(guān)于電子檔案編號(hào)管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

現(xiàn)代化辦公使檔案部門(mén)在工作中少走了許多彎路，辦公過(guò)程中得心應(yīng)手，但在優(yōu)越的工作環(huán)境之下同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了關(guān)于電子檔案管理方面的一些問(wèn)題。

1）電子檔案系統(tǒng)不夠完善。由于檔案部門(mén)使用的辦公設(shè)備各不相同，各機(jī)構(gòu)研發(fā)的電子檔案軟件系統(tǒng)不一致，會(huì)有在同一直屬機(jī)構(gòu)使用的不同系統(tǒng)，無(wú)法相互調(diào)取相關(guān)信息，不能完全利用電腦來(lái)執(zhí)行電子檔案的管理工作，檔案工作是為社會(huì)服務(wù)的，不能及時(shí)調(diào)取到相關(guān)資料，最終犧牲的是人民群眾。他們需要各個(gè)機(jī)構(gòu)兩頭奔波為了調(diào)取檔案需要走訪好幾個(gè)地方，浪費(fèi)時(shí)間消耗經(jīng)歷，影響辦事效率。

2）檔案管理基礎(chǔ)薄弱問(wèn)題積累較多。檔案管理因有很多歷史遺留問(wèn)題的原因造成了檔案管理基礎(chǔ)薄弱，工作人員流動(dòng)性較大，通過(guò)相關(guān)了解可以發(fā)現(xiàn)檔案在交接工作問(wèn)題上也是有很大的出入。管理人員責(zé)任心較差，只顧眼前導(dǎo)致歷史遺留問(wèn)題積少成多，不能解決導(dǎo)致長(zhǎng)久擱置。這樣一來(lái)無(wú)法實(shí)施全面性、規(guī)范性統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，引入電子檔案面對(duì)歷史遺留問(wèn)題時(shí)也是一個(gè)老大難的問(wèn)題，解決問(wèn)題并沒(méi)有從根本上解決。

3）缺乏技術(shù)型電子檔案管理人員。檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)有待提高，電子信息化時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求也是逐步增高，傳統(tǒng)理念上的檔案管理人員一般情況下只要踏實(shí)沉穩(wěn)、細(xì)心謹(jǐn)慎就可以駕馭檔案的工作，通常年長(zhǎng)人員居多，但這樣的人員思維不靈敏比較固化，不能與時(shí)俱進(jìn)跟進(jìn)時(shí)代的步伐，已經(jīng)失去學(xué)習(xí)的動(dòng)力，所以導(dǎo)致檔案管理“養(yǎng)尊處優(yōu)”這一錯(cuò)誤觀點(diǎn)。檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)需要有知識(shí)、有技術(shù)的人才來(lái)駕馭充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備，把電子檔案真正引入時(shí)代的主流。

以上觀點(diǎn)表明了電子檔案編號(hào)管理的一個(gè)根本原因，根本問(wèn)題諸多電子檔案編號(hào)管理現(xiàn)狀更是停滯不前，這些問(wèn)題的由來(lái)不是短時(shí)間可以改變過(guò)來(lái)的，需要長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持戰(zhàn)斗，從某一個(gè)方面重點(diǎn)著手一個(gè)一個(gè)的整改落實(shí)到行動(dòng)中去。

3 結(jié)合歸檔文件整理規(guī)則提出相關(guān)辦法

1）研發(fā)統(tǒng)一電子檔案軟件系統(tǒng)。為了促使電子檔案充分發(fā)揮電子信息的關(guān)鍵作用，結(jié)合歸檔文件整理規(guī)則建議研發(fā)一套關(guān)于電子檔案研發(fā)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)是統(tǒng)一的，面向各大機(jī)關(guān)單位，所有關(guān)于檔案標(biāo)準(zhǔn)在此系統(tǒng)中都可以操作，地市聯(lián)網(wǎng)一些可對(duì)外公開(kāi)的檔案屬于開(kāi)放性質(zhì)，若調(diào)取相關(guān)檔案信息務(wù)必要經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人來(lái)授權(quán)審核同意后即可轉(zhuǎn)移備注只限于哪方面使用。這樣大大可以提高辦事效率而且對(duì)于執(zhí)行者來(lái)說(shuō)方便群眾，群眾利益最大化。

2）從根本上解決歷史遺留問(wèn)題。歷史遺留問(wèn)題的堆積是很?chē)?yán)重的，研發(fā)專(zhuān)屬電子檔案系統(tǒng)，可以設(shè)定一個(gè)板塊針對(duì)歷史遺留檔案的內(nèi)容，把問(wèn)題電腦備份，系統(tǒng)可以自動(dòng)匹配相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)匹配結(jié)果再結(jié)合紙質(zhì)檔案來(lái)重新整理歸檔排序，針對(duì)性的解決具體問(wèn)題具體分析。

3）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。引入電子信息技術(shù)歸檔人員的自身素質(zhì)要加強(qiáng)提升，嚴(yán)格要求文化程度，避免招用大齡歲數(shù)的員工，整體年輕化，熟練掌握計(jì)算機(jī)電子歸檔的操作流程，敢于面對(duì)困難敢于承擔(dān)責(zé)任，盡職盡責(zé)遵紀(jì)守法。

4 電子檔案檔號(hào)編制注意事項(xiàng)

電子檔案檔號(hào)編制首先需要紙質(zhì)檔案歸檔組卷整理，再進(jìn)行電子錄入系統(tǒng)分類(lèi)、編號(hào)、排列、編目、歸檔電子文件格式的轉(zhuǎn)換、歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)要求。檔案管理較為復(fù)雜的工作，每個(gè)單位的檔案制度都各有不同，系統(tǒng)也是根據(jù)自身情況研發(fā)而定。簡(jiǎn)單舉例：作為保險(xiǎn)公司的檔案歸檔應(yīng)該算的上比較繁瑣了，收集來(lái)的手續(xù)要系統(tǒng)性的整理同時(shí)還存在手續(xù)的缺失，整套檔案按編號(hào)排序，一本檔案編號(hào)、手續(xù)齊全后打印目錄進(jìn)行裝訂成冊(cè)。在檔案封皮處編輯檔案號(hào)年度—險(xiǎn)種分類(lèi)—印刷號(hào)排序，紙質(zhì)檔案裝訂完畢后，錄入電子系統(tǒng)險(xiǎn)種的劃分、年度的劃分、理賠金額的劃分等系統(tǒng)自動(dòng)生成電子檔案編號(hào)，再紙質(zhì)檔案中體現(xiàn)放入檔案盒歸檔完成。每本案卷都存在卷內(nèi)目錄所有案卷整合編輯為一個(gè)流水號(hào)段，比如一個(gè)目錄中出現(xiàn)了兩個(gè)以上的案卷流水號(hào)的時(shí)候就應(yīng)該重新編輯案卷號(hào)，或者可以拆分成兩個(gè)案卷目錄;如果是一個(gè)案卷流水號(hào)分為兩個(gè)以上的案卷目錄時(shí)，應(yīng)該合并為一個(gè)目錄號(hào)，還可以按照目錄來(lái)進(jìn)行編設(shè)相應(yīng)的案卷流水號(hào)。

5 電子檔案檔號(hào)編制方法

編制方法是非?？茖W(xué)合理的并且明確提出了文書(shū)檔案檔號(hào)的機(jī)構(gòu)為：全宗號(hào)一檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼一件號(hào)其中，檔號(hào)左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線“—”連接，同一級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“·”隔開(kāi)。歸檔文件較少的單位可以為：全宗號(hào)一年度一件號(hào)。具體檔號(hào)編制方法：

1）全宗號(hào)。全宗號(hào)是檔案機(jī)構(gòu)給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照《檔號(hào)編制規(guī)則》編制。全宗號(hào)原則上由數(shù)字組成，也可采用字符+數(shù)字的方式編制，其中字符為全宗屬性代碼。全宗號(hào)不足4位的，應(yīng)在全宗號(hào)前補(bǔ)零，如21全宗，在檔號(hào)中應(yīng)為0021。全宗號(hào)第一位為全宗屬類(lèi)代碼，且全宗號(hào)不足3位的，應(yīng)在全宗屬類(lèi)代碼之后、數(shù)字前補(bǔ)零，如A12全宗，在檔號(hào)中應(yīng)為A012。

2）檔案門(mén)類(lèi)代碼。歸檔文件的檔案門(mén)類(lèi)代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。其他門(mén)類(lèi)檔案，比如照片、科技、專(zhuān)業(yè)檔案，參照《規(guī)則》進(jìn)行整理時(shí)，其門(mén)類(lèi)代碼可以分別設(shè)置為“ZP”、“KJ”、“ZY”，科技、專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822一2008）和國(guó)家基本專(zhuān)業(yè)檔案目錄執(zhí)行。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案的歸檔與電子檔案檔號(hào)的編制方法，具體還要針對(duì)立檔單位的實(shí)際情況而定制，本文主要闡述了關(guān)于歸檔文件檔案管理涉及的問(wèn)題及對(duì)策，電子檔案檔號(hào)編輯的整體思路。各個(gè)立檔機(jī)構(gòu)的情況各不相同，具體還要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)有效避免檔案管理中存在的問(wèn)題，告別紙質(zhì)化檔案時(shí)代，全面進(jìn)入現(xiàn)代化電子檔案整理是我們共同的發(fā)展目標(biāo)。

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