事業(yè)單位科技檔案質量控制措施

孟蕾

摘 要：事業(yè)單位科技檔案管理應當形成完善的體系，創(chuàng)新事業(yè)單位科技檔案管理方法，在綜合考慮各種情況的基礎上，提高事業(yè)單位科技檔案管理的有效性，達到綜合、全面、高質量開展事業(yè)單位科技檔案管理目標。

關鍵詞：事業(yè)單位;科技檔案;管理方式

科技檔案是事業(yè)單位最有價值的檔案資源之一，應當從事業(yè)單位的現(xiàn)實狀況出發(fā)，綜合性的采用科技檔案管理方法，形成完善的科技檔案管理工作體系，達到高質量、全方位、綜合性的開展事業(yè)單位科技檔案管理工作。

1 事業(yè)單位科技檔案質量管理的主要問題

1）忽略技術文件管理。科技檔案的主要作用在于存儲科技憑證和發(fā)揮檔案價值。傳統(tǒng)的科技檔案管理更注重發(fā)揮檔案的憑證作用，把檔案管理的重點放在文書檔案的存儲方面，過于講求文檔真憑實據(jù)，在歸檔工作中往往強調收入原始數(shù)據(jù)信息，對歸檔的復印件不認可，在科技檔案檢查與審查中對非原件不予歸檔，這在很大程度上影響檔案資料的質量，降低了科技檔案的全面性，科技檔案的利用價值相對較低，導致事業(yè)單位檔案資料不齊全，事業(yè)單位的科技檔案范圍過于狹窄，沒能更好的發(fā)揮檔案的參考輔助作用。事業(yè)單位科技檔案管理過于注重文件收集，對科技文件數(shù)據(jù)信息的核對能力不足，不注重精確的校對核定收入檔案的內在質量，因此影響檔案管理的有效性，降低了檔案管理工作的總體水平。

2）檔案資源開發(fā)不足。目前事業(yè)單位科技檔案有較大的局限性，事業(yè)單位科技檔案的信息孤島現(xiàn)象較為明顯，事業(yè)單位之間未能建立有效的互動體系。雖然有些事業(yè)單位的科技檔案有較高的應用價值，是國計民生的重要參考資料和工作依據(jù)，但是事業(yè)單位科技檔案的開發(fā)與應用不足，事業(yè)單位科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性較低。有的事業(yè)單位科技檔案的共享性嚴重不足，存在著共享的數(shù)據(jù)信息不完整、不系統(tǒng)問題。還有的事業(yè)單位科技檔案存在著層次不分明，項目完整性差，材料的真實性較低問題，由于檔案管理人員的工程技術背景欠缺，對檔案項目的整體了解不足，因此導致技術文件有遺漏，沒能通過技術檔案反映專業(yè)技術工作的全貌，甚至造成技術數(shù)據(jù)模糊，無法有效應用技術檔案數(shù)據(jù)問題。

3）數(shù)據(jù)庫構架不完善。事業(yè)單位科技檔案管理要求提高資源的利用度，強調提高數(shù)據(jù)信息的查詢效率，要求建立檔案分類檢索體系。但是，有些事業(yè)單位科技檔案管理技術體系不完善，缺乏必要的檔案管理設施設備，一份技術資料沒能有效的存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當中，有時存在著數(shù)據(jù)信息資料找尋困難，技術文件資料存儲繁瑣，無法有效檢索數(shù)據(jù)文件問題。隨著事業(yè)單位技術體系的不斷復雜，事業(yè)單位科技檔案的存儲能力問題越發(fā)突顯。加強事業(yè)單位從事的科技項目的周期長，數(shù)據(jù)多，涉及的部門多，因此形成了大量技術材料，這在很大程度上影響檔案管理的科學性和有效性，無論哪個專業(yè)、哪類設備的檔案在數(shù)據(jù)庫存儲中都面臨著數(shù)據(jù)庫結構框架問題，這在很大程度上影響事業(yè)單位科技檔案的存儲與管理質量，導致某些科技檔案管理混亂，以及造成數(shù)據(jù)信息冗余的問題。

2 事業(yè)單位科技檔案質量管理的改革方向

1）重視檔案憑證作用。提高事業(yè)單位科技檔案管理的效性，應當重視事業(yè)單位科技檔案的利用價值，強調建立完善的事業(yè)單位檔案資料的收集、歸檔、分類與編目機制，應當按照事業(yè)單位檔案管理工作要求，重點保證事業(yè)單位科技檔案的完整性、清晰性，注重提高事業(yè)單位科技檔案的廣泛性與豐富性，應當保證事業(yè)單位科技檔案清晰豐富，強調對相互關聯(lián)數(shù)據(jù)信息進行共同存儲，從而形成彼此協(xié)調的科技檔案管理體系，提高科技檔案管理質量。事業(yè)單位還要加強科技檔案的鑒定工作，保證科技檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、有效性和完整性，基于事業(yè)單位的科研項目的建立、竣工、驗收環(huán)節(jié)進行有效的檔案存儲，從而發(fā)揮科技檔案的支持輔助價值。

2）強化檔案的完整性。提高事業(yè)單位檔案管理的整體質量，還要強調提高事業(yè)單位科技檔案的完整性，注重科技檔案管理人員在全面了解事業(yè)單位科技工作技術方案、技術路線、懂得事業(yè)單位重大科研項目情況的基礎上找出檔案資料的內在因果聯(lián)系，切實發(fā)揮科技檔案的指導作用，通過科技檔案管理工作全面反映事業(yè)單位科研工作的情況，達到在科技檔案管理中有效的進行技術關鍵細節(jié)的存儲，從而形成完整的事業(yè)單位科技檔案管理體系。

3）采用分類管理方式。事業(yè)單位科技檔案與科研工作項目息息相關，做好事業(yè)單位科技檔案管理工作應當著眼于科研項目，在保證事業(yè)單位科技檔案規(guī)范化和標準化的基礎上提高事業(yè)單位科技檔案的整體質量。首先，應當根據(jù)國家檔案管理標準制定事業(yè)單位科技檔案的分類目錄，明確事業(yè)單位科技檔案管理的特色。其次，應當基于事業(yè)單位承擔的大型工程項目的需要建立科技檔案管理體系，重點進行優(yōu)化檔案分類，保證科技檔案的完整、科學、合理。第三，事業(yè)單位科技檔案的管理還要優(yōu)化復雜技術項目情況，注重合理進行檔案編號，全面加強科技檔案的區(qū)別工作，項目編號、分類號、順序號等進行檔案管理，從而形成完善的管理系統(tǒng)。

3 事業(yè)單位科技檔案質量管理的控制

1）強化科技人才檔案管理。提高事業(yè)單位科技檔案管理有效性，還要加強對事業(yè)單位科學技術人才檔案管理工作，準確體現(xiàn)科學技術人才的價值，發(fā)揮科學技術人才在事業(yè)單位科技檔案管理中的價值。首先，應當加強科技人才檔案的管理工作，全面統(tǒng)計和記錄事業(yè)單位專業(yè)技術人才信息，完成工作的基本情況，以及工作表現(xiàn)和工作績效等。其次，提高科技人才的檔案管理工作能力，加強對科技人才的檔案管理工作技能培訓，促進事業(yè)單位科研人員掌握科技檔案管理與應用方法。第三，加強科技檔案管理績效評價，針對事業(yè)單位科技檔案管理人員提高其檔案管理的主動性和積極性，從而促進事業(yè)單位科技檔案管理水平與質量的不斷提高。第四，針對科技檔案管理的問題對人員進行培訓與警示教育工作，加強對科技檔案管理人員的督促工作，保證科技檔案管理質量的不斷改進提升。

2）提高科技檔案質量。做到事業(yè)單位科技檔案管理工作，還要提高科技檔案的整體質量與管理工作效果。應當從事業(yè)單位科技檔案管理的長遠規(guī)劃與現(xiàn)實需要出發(fā)，完善科技檔案管理制度，豐富科技檔案管理內容，提高科技檔案管理工作有效性。首先，應當從事業(yè)單位的領導與科技人員入手加強檔案管理宣傳工作，形成全面重視科技檔案管理的氛圍，保證科技檔案管理的有序進行。其次，重點提高科技檔案的形成水平，確定科技檔案的收集與管理方法，形成綜合性的考評標準，保證科技檔案管理工作按照相應的標準執(zhí)行。第三，還要加強對事業(yè)單位科技檔案管理制度落實情況的監(jiān)督，重點保證檔案的真實性，按照相關程序對科技檔案的管理內容進行驗收，對于不合格的檔案堅決予以退回，并監(jiān)督修改。

3）加強外部管理監(jiān)督。事業(yè)單位還要形成完善的科技檔案形成、整理、監(jiān)督的外部監(jiān)督管理機制，注重運用外部監(jiān)督的方式對事業(yè)單位科技檔案的管理情況進行全面評估，找出事業(yè)單位科技檔案管理的問題，達到高質量的開展科技檔案管理工作。首先，應當由事業(yè)單位上級主管部門，檔案專業(yè)管理部門加強業(yè)務指導與監(jiān)督工作，全面評估事業(yè)單位科技檔案管理工作的整體質量。其次，接受行業(yè)監(jiān)督，注重由權威行業(yè)檔案管理部門進行檔案管理評審，從而找出事業(yè)單位科技檔案管理與改革的重點方向，進一步修訂事業(yè)單位科技檔案建設方法與計劃，保證科技檔案管理的有效性。第三，還要加強對現(xiàn)有檔案管理專業(yè)技術人員素質的評估工作，強調不斷引進專業(yè)檔案管理人才，加強檔案管理技術的引進與開發(fā)工作，更好的提高科技檔案管理質量，解決科技檔案管理的現(xiàn)實問題。

4 結論

事業(yè)單位做好科技檔案管理工作，應當形成完善的檔案管理工作體系，創(chuàng)新科技檔案管理方法，采用制度化、標準化管理的方式，并加強科技檔案管理的外部監(jiān)督，從而有效提高科技檔案管理工作質量。

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