探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

侯曉亞 侯成占

摘 要：基層單位文件檔案不僅詳實記錄了基層組織的日常活動工作軌跡，而且也匯集了人事、財務(wù)、基建、遠(yuǎn)景規(guī)劃等重大事項，是基層單位開展各項日常工作的重要參考依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，基層單位文件檔案管理也逐步向信息化、現(xiàn)代化方向過渡。因此，本文將著眼于基層單位文件檔案管理存在的問題以及采取的現(xiàn)代化管理路徑展開論述。

關(guān)鍵詞：基層單位;文件檔案管理;現(xiàn)代化;路徑

信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起無疑為基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理提供了堅實的技術(shù)保障，在這一背景之下，傳統(tǒng)的人工管理模式已成為歷史，而以電子檔案為主要介質(zhì)的信息化管理格局已日漸成熟。因此，基層單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時俱進(jìn)的態(tài)度，以信息技術(shù)為載體，在實踐工作當(dāng)中不斷借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新管理方法，推進(jìn)文件檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

1 基層單位文件檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠，利用效率較低

目前，許多基層單位往往將工作重點放在單位盈利水平與對外形象工程建設(shè)方面，而忽略了文件檔案管理工作的重要性。在這種形勢下，檔案管理員只是按部就班的重復(fù)著文件收集、歸檔、借閱、保管等一些基礎(chǔ)性工作，既缺少進(jìn)取精神，也缺乏創(chuàng)新意識，以至于文件檔案管理工作可有可無。而業(yè)務(wù)職能部門在開展日常工作時，也很少調(diào)取文件檔案，常常憑借個人經(jīng)驗與判斷投入到工作當(dāng)中，這就導(dǎo)致大多數(shù)文件檔案歸檔后成為永久性的陳列品，檔案的利用價值無法得到體現(xiàn)。

1.2 檔案內(nèi)容不完整，管理機制不健全

檔案管理制度是基層單位文件檔案管理工作參照執(zhí)行的法律依據(jù)，但是，一些基層單位在建立檔案管理制度時，只是籠統(tǒng)的規(guī)定了管理框架，具體的獎罰措施、考核措施則少之又少，這就導(dǎo)致一些檔案管理人員在實際工作當(dāng)中鉆制度空子，忽略了檔案管理的一些細(xì)節(jié)問題，以至于文件檔案丟失情況屢有發(fā)生。另外，檔案管理員在收集文件資料時，為了減少工作量，常常簡化了收集流程，一些重要部門的文件資料信息常常刨除在外，導(dǎo)致文件檔案資料殘缺不全，領(lǐng)導(dǎo)或者檔案需求部門在調(diào)取檔案時，無法獲取有價值的信息，這就為各項工作的順利展開造成了諸多不利影響[1]。

1.3 現(xiàn)代化管理意識淡薄，信息化系統(tǒng)功能缺失

目前，基層單位已經(jīng)建立了較為完善的文件檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建立不僅減少了工作量，提高了工作效率，而且也使檔案的利用價值也逐步突顯出來。但是，部門檔案管理員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工操作模式，仍然將紙質(zhì)檔案作為主要的存儲介質(zhì)，而忽略了電子檔案的實用性。另外，一些基層單位的檔案信息系統(tǒng)只有查詢與借閱功能，缺少檔案資料庫的信息提示功能以及人性化服務(wù)功能，這就嚴(yán)重制約了檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2 基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

2.1 完善檔案信息系統(tǒng)，樹立信息管理意識

基層單位應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)為載體，不斷完善與充實檔案信息系統(tǒng)功能，從檔案建檔、目錄查詢、檔案分類、借閱審批、保密設(shè)置等多方面予以全方位考慮，使信息系統(tǒng)能夠為檔案需求單位以及個人提供更多便捷服務(wù)。以檔案信息查詢系統(tǒng)為例，過去，在輸入查詢詞條時，往往需要輸入完整的檔案目錄信息，才能查詢到所需要的文件檔案。而經(jīng)過系統(tǒng)升級與技術(shù)創(chuàng)新，目前，在搜索文件檔案資料時，只需要輸入檔案關(guān)鍵詞條即可。比如查詢“2019年度基層單位黨代會的會議文件資料”檔案需求人員只要在搜索框內(nèi)輸入“黨代會”，搜索界面就會出現(xiàn)歷年來的黨代會信息，然后利用時間排序等人性化篩選功能，能夠快速查詢到所需要的文件資料。因此，基層單位應(yīng)當(dāng)對檔案信息系統(tǒng)功能根據(jù)工作需要不斷進(jìn)行調(diào)整與完善，以加快推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2.2 構(gòu)建專業(yè)人才體系，提高專業(yè)技能水平

基層單位的檔案管理人才隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、文化水平、工作經(jīng)驗、綜合素養(yǎng)等方面良莠不齊，尤其是一些資格老、年齡大的檔案管理員，對現(xiàn)代化檔案管理理念缺乏正確認(rèn)知，在實際工作當(dāng)中，檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用頻率相對較低。針對這種情況，基層單位需要從管理人員的思想源頭抓起，通過內(nèi)部培訓(xùn)以及遠(yuǎn)程線上教育相結(jié)合的方式，向檔案管理員傳授現(xiàn)代化的檔案管理方法，使其樹立高度的主人翁責(zé)任意識，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的實際應(yīng)用能力。此外，基層單位的人事部門可以借助于網(wǎng)絡(luò)招聘平臺、社會第三方招聘機構(gòu)或者與專業(yè)對口的高等院校建立長期合作往來關(guān)系，引進(jìn)檔案管理專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)人才，為一些創(chuàng)新能力強、管理水平高、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才提供廣闊的發(fā)展空間，以充實基層單位的檔案管理人才隊伍[2]。

2.3 完善電子檔案信息，健全考核監(jiān)督機制

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有保存期限長、搜索查詢便捷、節(jié)省紙張、利用效率高等特點，因此，基層單位應(yīng)當(dāng)將歷年來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。檔案管理員可以利用業(yè)余時間，借助于掃描儀、數(shù)碼照相以及攝像器材對以往的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理、匯總，制作成電子檔案，形成一個以紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)代化檔案管理格局。通過這種方法，基層單位領(lǐng)導(dǎo)或者檔案需求部門既可以在檔案信息系統(tǒng)上面查詢到所需資料，也可以調(diào)取相對應(yīng)的紙質(zhì)資料，為工作的順利開展提供有力依據(jù)。

此外，為了激發(fā)檔案管理員的工作熱情，使其樹立檔案現(xiàn)代化、信息化管理意識，基層單位應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部考核監(jiān)督機制與獎罰機制，通過對檔案管理員日常工作的全方位監(jiān)督，提高檔案管理工作效率，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。同時，對工作表現(xiàn)突出，創(chuàng)新成果顯著的優(yōu)秀管理人員，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，并在崗位薪酬、職稱評定、職務(wù)晉升等方面予以優(yōu)先考慮，以此優(yōu)化基層單位檔案管理現(xiàn)代化格局，促進(jìn)檔案利用率的提升。

3 結(jié)束語

基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑是基于信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在此基礎(chǔ)上通過建章建制、人才引進(jìn)、機構(gòu)優(yōu)化等管理策略，使檔案管理現(xiàn)代化水平提升到一個新的高度。因此，基層單位應(yīng)當(dāng)依托于新時代背景，不斷拓寬視野，在檔案管理工作當(dāng)中實施機制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，為基層單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬瑞.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策[J].數(shù)碼設(shè)計（上），2019（12）：284-285.

[2]張文會.芻議基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理措施[J].赤子，2019（22）：167.