談信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

劉麗梅

摘 要：本文從信息技術(shù)入手，針對現(xiàn)階段信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用問題進(jìn)行了研究與分析，以優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，保證檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的檔案管理，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理不斷優(yōu)化與發(fā)展，并以此提升整體管理水平。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

我國社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在我國各行各業(yè)中逐漸得到了廣泛的推廣與應(yīng)用，并為行業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的推動(dòng)力，帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。言而我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位的檔案管理工作，還存在著一些問題與弊端，為了保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，推動(dòng)事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位要做到與時(shí)俱進(jìn)，筆者認(rèn)為要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的研究，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量效率，減少檔案管理的錯(cuò)誤與問題，減少人力和物力的不必要支出等，全面提升事業(yè)單位管理水平。

1 我國現(xiàn)階段信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

1.1 缺乏科學(xué)的管理制度

目前在事業(yè)單位檔案管理工作中，即便是應(yīng)用了信息技術(shù)，也缺乏對信息技術(shù)檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)定，無法實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的全面監(jiān)督。通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作逐漸變得更加高效率化和高質(zhì)量化，但是缺乏成熟完善的管理制度，使得很多的檔案無法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對信息技術(shù)的應(yīng)用，整體的工作職責(zé)較為分散，也缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作原則，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。另外，還有部分的工作人員缺乏相應(yīng)的能力與信息操作技術(shù)，無法進(jìn)行正確的操作與工作，甚至還存在文件歸檔不及時(shí)，出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題，也缺乏對正確的信息技術(shù)的認(rèn)識，專業(yè)人才相對短缺，更加導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作無法順利開展。

1.2 缺乏安全性

雖然在事業(yè)單位的當(dāng)管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)能夠有效地提高管理工作的質(zhì)量與效率，但是信息技術(shù)也是一把雙刃劍，信息技術(shù)是以網(wǎng)絡(luò)為依托，開展工作大都是以計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，但是計(jì)算機(jī)的安全系數(shù)較低，在應(yīng)用過程中，很容易受到黑客病毒的侵襲，而檔案管理的電子文件和檔案等等存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，很容易會(huì)出現(xiàn)脫機(jī)管理等問題，受到病毒的入侵，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案出現(xiàn)泄漏。并且，現(xiàn)階段對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理制度和法律等較為稀少，無法實(shí)現(xiàn)對計(jì)算機(jī)的全面管理，進(jìn)而很容易出現(xiàn)不良問題的發(fā)生。不僅對事業(yè)單位造成嚴(yán)重的危害與影響，更對社會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重安全隱患。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的具體應(yīng)用

2.1 加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用的重視

為了保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，事業(yè)單位要加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視，順應(yīng)時(shí)代的腳步，把檔案管理工作與信息技術(shù)相互融合，充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢，提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。不僅能夠減少錯(cuò)誤問題的發(fā)生，更能夠使得檔案管理工作更加快捷化和方便化。另外，通過電子檔案管理的引入與應(yīng)用，不僅符合了時(shí)代的發(fā)展要求，更有效的減少了不必要的成本支出，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的智能化和現(xiàn)代化工作模式，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的改革與優(yōu)化，為傳統(tǒng)的事業(yè)單位當(dāng)管理工作注入了新鮮的活力，提高了事業(yè)單位檔案管理的工作水平，推動(dòng)了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 建立科學(xué)的檔案信息平臺(tái)

在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立科學(xué)有效的檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開展。事業(yè)單位可以對全部的信息檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理與劃分，分門別類劃分完成之后，把檔案中的數(shù)據(jù)信息錄入到檔案信息平臺(tái)中，對平臺(tái)進(jìn)行加密管理，定期查看，有效地保證了信息資料的安全性。另外，通過檔案信息管理平臺(tái)，能夠有效地提高工作效率，在需要調(diào)出相應(yīng)的文件信息時(shí)，能夠通過計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確及時(shí)的進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享與傳遞，減少了復(fù)雜的工作流程，實(shí)現(xiàn)了更加高效化的工作。不僅如此，通過把紙質(zhì)的打信息資料傳輸?shù)綑n案信息管理平臺(tái)中，能夠延長檔案資料的保存時(shí)間，減少紙質(zhì)檔案破損，導(dǎo)致資料丟失和損壞的問題發(fā)生，保證了檔案管理資料的準(zhǔn)確性和完善性[1]。

2.3 構(gòu)建科學(xué)合理的單位檔案管理制度

在單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，為了保證信息技術(shù)的應(yīng)用效果，事業(yè)單位要根據(jù)不同類型的檔案管理來構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度，使檔案管理的制度符合信息技術(shù)的應(yīng)用。在單位檔案管理制度中，事業(yè)單位要針對每一個(gè)信息化的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)定，保證信息技術(shù)在他管理全過程工作中的應(yīng)用，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問題的發(fā)生，提高工作質(zhì)量與工作效率。另外，事業(yè)單位還要根據(jù)內(nèi)部的工作人員情況，制定工作人員的管理制度，實(shí)現(xiàn)對每一個(gè)工作人員的監(jiān)督與管理，把每一項(xiàng)單位檔案管理工作環(huán)節(jié)通過信息化技術(shù)科學(xué)準(zhǔn)確的完成，減少錯(cuò)誤管理問題的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在單位檔案管理中的合理應(yīng)用，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用[2]。

2.4 加強(qiáng)對信息技術(shù)的管理與監(jiān)督

為了保證事業(yè)單位檔案管理工作中信息與資料的安全性，要加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用過程中的監(jiān)督與管理，避免資料與信息的泄露，防止病毒的入侵。首先，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該聘請專業(yè)人員對計(jì)算機(jī)進(jìn)行重組及檢查，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)時(shí)，還應(yīng)該安裝相應(yīng)的安全軟件等等，抵擋病毒和黑客的入侵，實(shí)現(xiàn)對檔案文件的永久性保存與管理，保證事業(yè)單位檔案資料的安全性。另外，國家有關(guān)部門和政府也應(yīng)該針對檔案管理工作中信息技術(shù)應(yīng)用方面的安全問題進(jìn)行研究，必要時(shí)可以制定相關(guān)的法律法規(guī)，對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行約束與管理，還可以提供一定的技術(shù)支持，保證事業(yè)單位檔案管理工作對信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

3 結(jié)語

信息技術(shù)的應(yīng)用對于我國事業(yè)單位檔案管理工作有著重要的意義與作用，不僅符合了時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，更提高了管理工作的質(zhì)量與效率。事業(yè)單位可以借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，制定科學(xué)的管理制度，提高工作人員的信息技術(shù)水平，進(jìn)而滿足社會(huì)的發(fā)展趨勢，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2020，（1）：46-47.

[2]魏東奎.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].企業(yè)文化（下旬刊），2019，（11） ：170.