檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

羅思舉

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理改革中的一個(gè)必然進(jìn)程。事業(yè)單位應(yīng)充分地認(rèn)識(shí)到其重要性，并立足發(fā)展實(shí)際展開探索，積極推動(dòng)這一改革進(jìn)程。本文就新時(shí)期事業(yè)單位部門檔案管理信息化建設(shè)的意義從實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)及提升安全能力兩個(gè)維度進(jìn)行了分析，并在實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上基于當(dāng)前事業(yè)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所暴露的問題，提出了對(duì)應(yīng)的解決策略，將為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的深入改革提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案資料的介質(zhì)也發(fā)生了重大的變化。這些數(shù)字檔案占比的不斷增加在某種程度上倒逼著事業(yè)單位檔案管理的信息化改革進(jìn)程[1]。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)已初見成效，信息化體系的搭建也使得檔案管理的能力及服務(wù)樣式發(fā)生了一定的變遷，但總體而言，檔案管理的信息化建設(shè)仍處于初期階段，部分問題仍未能得到妥善的解決，因此在充分認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理價(jià)值的同時(shí)，對(duì)問題進(jìn)行梳理并找到發(fā)展對(duì)策就顯得尤為地重要。

1 新時(shí)期事業(yè)單位部門檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息互聯(lián)

新時(shí)期以來，我國為推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、數(shù)字化進(jìn)程，先后頒布并實(shí)施了《檔案法》及《全國檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施綱要》等，從立法等角度統(tǒng)籌促進(jìn)檔案管理水平的提升。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)首先能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案資料上的信息互聯(lián)，能夠有效地改觀之前以空間和地域相割裂的碎片化的檔案管理方式。檔案由一種資料完成了向一種資源的變遷。這將在較大程度上改觀事業(yè)單位部門檔案利用率不足等問題。同時(shí)，各種終端設(shè)備的普及，檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)閱、維護(hù)、分析等管理行為也在信息技術(shù)的助推下打破了時(shí)間和空間的限制。而這一變革也在較大程度上為事業(yè)單位檔案資料的信息化應(yīng)用提供了新的路徑[2]。在互聯(lián)網(wǎng)+的技術(shù)支撐下，檔案的利用著通過PC、手機(jī)等設(shè)備隨著隨地地查閱和使用檔案資源也成為可能。

1.2 有利于提升檔案管理的安全能力

傳統(tǒng)的檔案管理架構(gòu)下的事業(yè)單位檔案工作中對(duì)于檔案信息安全的關(guān)注度不夠。對(duì)于檔案資料的保管、整理及利用多是依靠人工作業(yè)的方式來完成，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作不僅強(qiáng)度很多，也未能很好的形成檔案管理的閉環(huán)，導(dǎo)致檔案管理工作中疏漏不斷。同時(shí)，檔案管理的效率也備受質(zhì)疑。采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主的方式進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，還有一個(gè)另一個(gè)重要的弊端就是它的后期管理問題，泄密風(fēng)險(xiǎn)大、存儲(chǔ)時(shí)限和環(huán)境要求高等問題一直在管理中受到詬病。事業(yè)單位部門檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，在提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性、嚴(yán)密性的同時(shí)，也在極大程度上豐富了事業(yè)單位部門檔案管理的保密手段。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，這一管理方式的安全向?qū)用娅@得了較大的提升，依托互聯(lián)網(wǎng)的“云盤”等數(shù)據(jù)資源中心構(gòu)建起的數(shù)字檔案資源庫，將有效地解決上述問題[3]。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的實(shí)施策略

2.1 提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理的人員老齡化程度較高且專業(yè)人才較為稀缺，很多從事到事業(yè)單位檔案管理工作中的從業(yè)者，多是“半路出家”，對(duì)于檔案管理的價(jià)值認(rèn)知不夠，同時(shí)自身在檔案管理中的服務(wù)力也存有一定的不足。技術(shù)和意識(shí)層面的滯后制約了事業(yè)單位 管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。事業(yè)單位在信息化檔案管理的過程中，應(yīng)首先從服務(wù)意識(shí)的改革入手，幫助事業(yè)單位的檔案管理人員樹立正確的工作概念和服務(wù)觀念，使事業(yè)單位的檔案管理人員能夠充分地認(rèn)識(shí)到自身崗位的價(jià)值及信息化改革的必要性，從而喚醒其責(zé)任書意識(shí)，在相應(yīng)的激勵(lì)體系刺激下，推動(dòng)其服務(wù)能力的不斷提高。

2.2 提高檔案管理建設(shè)信息化水平

在很長(zhǎng)的一段實(shí)踐中，事業(yè)單位將檔案管理的信息化歸入到辦公自動(dòng)化的范疇，所完成的只是檔案管理資料存儲(chǔ)介質(zhì)上的變遷，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)的電子檔案形式。這種淺表化的建設(shè)，使得事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)停留在了初級(jí)的階段，電子檔案面臨著與紙質(zhì)檔案一樣的命運(yùn)，將在事業(yè)單位檔案信息庫中繼續(xù)地“沉睡”，僅成為一種新穎的記錄方式。這一情況與現(xiàn)代檔案管理的要求相去甚遠(yuǎn)。事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)上開始，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，著力實(shí)現(xiàn)檔案信息化架構(gòu)下的共享、互聯(lián)，數(shù)字化架構(gòu)下的挖掘、利用，使得事業(yè)單位的檔案借力信息技術(shù)的發(fā)展而實(shí)現(xiàn)在其價(jià)值上的再一次飛躍[4]。在這一過程中，事業(yè)單位應(yīng)逐步加大事業(yè)單位檔案管理在資金、人才等方面的注入，全面提高檔案管理建設(shè)信息化水平。

2.3 深入檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)

人才是一切事業(yè)得以發(fā)展的根本，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理而言更是如此。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，因隊(duì)伍的信息化能力不足所導(dǎo)致的管理效率低下、信息化建設(shè)進(jìn)程滯緩等問題拖而未決。因此，事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)將隊(duì)伍信息化能力的建設(shè)放在突出的位置。一方面，應(yīng)加大對(duì)崗位人員的信息化培訓(xùn)，依托當(dāng)前的崗位委培、專業(yè)進(jìn)修、全員培訓(xùn)等多種模式，分層次、分批次、分內(nèi)容地展開培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠較好地完成自身在意識(shí)、技能方面的蛻變。另一方面，事業(yè)單位在招聘的過程中，應(yīng)合理預(yù)留專業(yè)人才崗位，通過薪金、待遇等多方面的傾斜，吸引專業(yè)人員加入到事業(yè)單位信息化隊(duì)伍中來，這將在極大程度上盤活事業(yè)單位信息化的建設(shè)力，加快推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程。

3 小結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展在一定程度上改革了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展的方向，促成了檔案管理新模式、新方法的出現(xiàn)，而變革必然會(huì)帶來新的技術(shù)、新的要求。事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)充分地認(rèn)識(shí)這一改革的必要性，不斷提升自身的崗位服務(wù)意識(shí)、內(nèi)化自己的檔案服務(wù)技能，在意識(shí)和能力層面不斷進(jìn)階，進(jìn)而以新的建設(shè)力和服務(wù)力驅(qū)動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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[3]李薇.探微新時(shí)期檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（1）：60-61.

[4]劉嵐萍，曠文俊.檔案數(shù)據(jù)深度挖掘與精細(xì)化管理：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2020，（2）：68-69.