機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)方案研究

房蘭蘭

摘 要：新時代背景下，我國計算機行業(yè)獲得了快速的發(fā)展，且開始積極應(yīng)用在各大領(lǐng)域中，應(yīng)用范圍在不斷的擴展。為了加強機關(guān)單位信息化建設(shè)工作，提升檔案管理的工作效率，機關(guān)單位就需要積極應(yīng)用信息化手段，進而努力提升機關(guān)單位提升辦公水平以及工作效率。文章針對機關(guān)單位檔案管理信息化優(yōu)勢進行分析，并詳細闡述信息化建設(shè)過程中的具體應(yīng)對措施，以期能夠為提升機關(guān)單位的工作效率提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)

近年來，市場經(jīng)濟以及網(wǎng)絡(luò)信息化在不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位在實施檔案管理過程中引入計算機科技是發(fā)展的必然趨勢?；诖?，為了更好的適應(yīng)社會現(xiàn)代化的需求，就需要在機關(guān)單位檔案管理中積極應(yīng)用信息化技術(shù)，從而全面實現(xiàn)檔案信息資源的共享性特點，為各機關(guān)單位工作開展提供一定便利，同時，機關(guān)單位的辦公效率以及運作效率也能夠獲得全面提升[1]。

1 機關(guān)單位檔案管理信息化優(yōu)勢

1.1 存儲環(huán)境

傳統(tǒng)檔案管理上均采用紙質(zhì)作為主要手段，記錄上也主要采用人工錄入方式，不僅工作效率較低，且容易出現(xiàn)工作失誤，同時長期儲存的紙張就會變得薄且脆，不利于對信息資源的進一步管理以及采集。應(yīng)用信息化管理手段，管理人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺、電子平臺等方式錄入檔案信息，從本質(zhì)上改變了檔案信息的管理途徑，管理效率也會有大幅度提升。檔案信息可以直接電子磁盤中，需要使用時直接查詢即可，且檔案資源所占空間較小，更有利于管理工作的開展。電子檔案對于存儲環(huán)境也沒有較高的要求，有效避免了紙質(zhì)檔案存儲的不便性，更有利于存儲工作的開展[2]。由此可見，利用信息化手段存儲檔案，更有利于檔案的保存以及其他工作的開展。

1.2 便于使用以及查詢

檔案信息化建設(shè)工作是機關(guān)單位當前需要重點考慮的問題。為了提升檔案管理以及存儲、查詢效率，同時加強資源共享性，就需要積極利用信息化管理方式進行建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理上，均采用紙質(zhì)版，工作人員在整理以及查詢時就會較為困難，且紙質(zhì)檔案不易長期保存，會出現(xiàn)紙張老化以及腐爛的現(xiàn)象，且查詢手續(xù)較為復雜。基于此，為了有效提升檔案資源的利用效率，同時對檔案的使用流程進行簡化，就需要使用信息化手段對檔案進行管理，提升管理效率。

2 深化事業(yè)單位檔案信息化管理工作方法

2.1 全面提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作要求管理人員具備較強的工作能力，從而更好的勝任檔案信息化建設(shè)工作。在此方面，為了提升檔案管理人員計算機技術(shù)水平，需要針對其功能技能以及綜合素質(zhì)展開針對性的培訓工作，從而保證培訓的人才能夠滿足檔案管理工作的需要。同時，需要強化檔案管理工作人員對工作的重視程度，并注意工作中所需注意事項，培訓結(jié)束后，還需要對檔案管理人員的專業(yè)技能的學習情況進行考核，從而有效保證所培養(yǎng)的人才符合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的需求。

2.2 提升檔案管理硬件建設(shè)工作效率

為有效保證檔案資料保存的完整性以及穩(wěn)定性，同時不會受到外界的破壞，就需要積極加大資金投入力度，完善硬件設(shè)施建設(shè)，從而方便機關(guān)事業(yè)單位管理工作的開展。在檔案信息化建設(shè)中，要求積極投入高水平技術(shù)，發(fā)揮電子存儲的作用，提升存儲以及管理的效率。但是為了能夠更好的實現(xiàn)存儲，還需要保證儲存容量足夠大，這就需要使用儲存以及錄入較為便捷的備份硬件進行管理，從而提升檔案管理硬件建設(shè)的工作效率[3]。

2.3 積極實施軟件開發(fā)工作

為了促使機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化水平得到全面提升，就需要全面強化檔案信息化建設(shè)工作，同時對檔案管理所需硬件設(shè)施進行大力開發(fā)，將管理工作與軟件開發(fā)工作同時進行，二者相互配合，從而更好的完成檔案管理工作。

2.4 制定好總體規(guī)劃

為促使機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠獲得協(xié)調(diào)發(fā)展，就需要對檔案信息化的靈活性以及可擴展性特點進行重視，并根據(jù)此特點制定出較為合理的總體規(guī)劃。同時，機關(guān)事業(yè)單位需要充分考慮人才信息需求，將適合的網(wǎng)絡(luò)管理模式積極建設(shè)出來，保證能夠與經(jīng)濟發(fā)展要求相符，從而適應(yīng)機關(guān)事業(yè)單位的實際發(fā)展需求。

2.5 積極建立實用的檔案信息網(wǎng)站

當前機關(guān)事業(yè)單位檔案部門需要在網(wǎng)站上建立檔案信息站點，從而更好的完成檔案管理工作。在網(wǎng)站中，機關(guān)事業(yè)單位人員可以利用網(wǎng)頁的形式為使用者提供信息服務(wù)，包括網(wǎng)上咨詢、文件歸檔、查找、下載以及瀏覽等，這也是檔案信息化管理的重要方法。為了有效建立檔案信息網(wǎng)站，共享檔案信息資源，就需要在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)時，注重選擇具有升級功能的系統(tǒng)，保證檔案網(wǎng)絡(luò)管理能夠與時俱進，實時更新，更好的適應(yīng)發(fā)展的需求，促使檔案信息化建設(shè)工作想著更好的方向發(fā)展。

此外，作為機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導，還需要積極實施“走出去”戰(zhàn)略，與其他政府監(jiān)管或者企事業(yè)單位建立一個檔案管理局域網(wǎng)，保證資源共享，實現(xiàn)檔案的透明化管理，提升檔案管理水平，切實維護黨和人民的根本利益。

3 結(jié)語

綜合上述分析，當時階段，機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開展，離不開計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺的支持，這對檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化管理都具有積極影響。對于機關(guān)單位組織建設(shè)來說，需要全面提升工作質(zhì)量，并增強科研力量，如此才能夠全面提升機關(guān)單位的工作質(zhì)量。機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展以及社會進步的必然趨勢，能夠在一定程度上推進社會發(fā)展，為了順應(yīng)這一潮流，就需要機關(guān)單位在單位內(nèi)部以及外部都要貫徹落實檔案信息化建設(shè)工作。文章針對機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作開展提出了一些可行性措施，希望能夠有效提升機關(guān)單位的工作效率，為機關(guān)單位檔案管理工作提供一定參考。

參考文獻

[1]孫曉茹.做好檔案管理信息化建設(shè)的方法[J].消費導刊，2019，11（6）：152.

[2]朱杰云.淺析機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019，13（23）：18-19.

[3]趙秋霞.探討機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題和解決措施[J].卷宗，2019，9（33）：73.