黃雯龍

摘 要：基于信息背景，通過加強(qiáng)文檔和文件管理的創(chuàng)新，可以不斷提高工作效率，避免人為錯(cuò)誤的發(fā)生，充分利用信息技術(shù)，文檔和文件的優(yōu)勢?？梢苑€(wěn)步提高管理效率。本文主要關(guān)注一些有針對性的完整對策的細(xì)節(jié)，并對信息化背景下的文檔和文件管理創(chuàng)新進(jìn)行了深入調(diào)查。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案管理;創(chuàng)新

在信息擴(kuò)展的新時(shí)代，文件的信息化和檔案管理已成為檔案管理的重點(diǎn)和關(guān)鍵。準(zhǔn)確，及時(shí)，快速，高效地提供完整的檔案信息，目的是促進(jìn)當(dāng)前文檔檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高，以及社會各個(gè)階層對檔案信息的各種需求。并幫助回應(yīng)社會發(fā)展。當(dāng)前，在我國文書檔案管理面臨著一些管理人員尚未意識到的檔案管理的重要性，仍然堅(jiān)持舊的檔案管理模型?；谛畔⒒瘷n案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新可以提高檔案管理的效率。

1 文書檔案管理信息化的基本概述

所謂文書檔案管理信息化，是指主要使用諸如計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)之類的現(xiàn)代技術(shù)來收集和組織文書檔案信息。由于文書檔案的相關(guān)內(nèi)容更加多樣化，因此應(yīng)對其進(jìn)行記錄以反映相關(guān)活動(dòng)的內(nèi)容。記錄的內(nèi)容包括運(yùn)營管理和綜合計(jì)劃。除文字檔案外，如果盲目采用，則記錄方法還包括圖像和照片。手動(dòng)管理不僅耗時(shí)而且無法保證管理質(zhì)量。在信息環(huán)境下，實(shí)施文書檔案信息管理不僅可以有效提高工作效率，而且可以減少人力物力投入，實(shí)現(xiàn)資源的充分分配和利用。在計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的作用下，它為文書管理提供了便捷高效的工作環(huán)境，并為用戶提供了高質(zhì)量的服務(wù)。

2 當(dāng)前文書檔案管理信息化存在的主要問題

1）管理意識方面。文書檔案管理是檔案管理的組成部分。為了提高文書檔案管理的水平和質(zhì)量，需要將最新技術(shù)應(yīng)用于在其中。但是，考慮到目前的情況，在文書檔案管理中，一些管理人員對文書檔案管理信息化缺乏了解，對文書檔案信息化管理沒有給予足夠的重視。而且，一些文書檔案管理人員所采用的管理方法仍主要基于原始模型。這種管理方法不能滿足現(xiàn)代化文書檔案的管理需求，并且限制了文書檔案信息化管理的發(fā)展。

2）管理流程方面。在此階段，相關(guān)部門在實(shí)施文書檔案管理時(shí)會應(yīng)用信息化功能，但由于原始文書檔案的限制，某些員工可能無法使用和操作信息功能。只是理解信息化功能的簡單操作過程，無法充分發(fā)揮信息化功能在管理文書檔案的作用。紙質(zhì)檔案信息的收集和應(yīng)用存在一些限制，尤其是在信息轉(zhuǎn)換方面。使用信息化意味著將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子檔案。這嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

3）管理保密性方面。對文書檔案管理實(shí)施信息化管理的主要目的是提供強(qiáng)大的機(jī)密性。由于缺少用于文書檔案的固定文件管理方法，大大降低了工作效率，降低了文書管理系統(tǒng)的整體安全性，并使它更容易受到犯罪入侵。同樣，此過程不能保證文件數(shù)據(jù)的可靠性或準(zhǔn)確性。與紙質(zhì)檔案管理相比，外部人入侵電子檔案數(shù)據(jù)的可能性相對較高。因此，如果文檔或檔案管理數(shù)據(jù)有一定變化，相關(guān)管理人員將無法及時(shí)處理，也無法保證檔案數(shù)據(jù)的有效性和合理性。但是，由于機(jī)密性因素，不能共享文件和存檔數(shù)據(jù)。這對文書檔案信息應(yīng)用造成一定的影響。

3 信息化背景下文書檔案管理創(chuàng)新的意義

在信息化環(huán)境中，文書檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題表明，文書檔案管理工作者沒有意識到在信息化環(huán)境中創(chuàng)新文檔和文件管理的重要性。公司的業(yè)務(wù)模式仍然延續(xù)的是陳舊，單一的管理模式，只懂得理論但是對于實(shí)踐卻不在行，并且無法正確處理信息化與創(chuàng)新之間的關(guān)系。信息化文件管理越來越受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛采用?；谶@種管理方法和管理方法的創(chuàng)新，不僅可以利用網(wǎng)絡(luò)信息的來實(shí)現(xiàn)更加便捷，高效的信息交換，而且資源可以共享。使文書檔案管理工作更加完整。同時(shí)，它可以減少麻煩的工作。它極大地降低了工作的復(fù)雜性，提高了文書檔案管理的效率，促進(jìn)了資源的優(yōu)化分配，體現(xiàn)了文書檔案管理的巨大優(yōu)勢，并為社會發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。因此，在信息化的背景下，加強(qiáng)文書檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新對時(shí)代和社會的發(fā)展至關(guān)重要。

4 文書檔案管理創(chuàng)新措施

1）樹立信息化管理理念。在文書檔案信息化管理過程中，有必要滲透現(xiàn)代管理理念，促進(jìn)文書檔案信息化管理的順暢管理。在此基礎(chǔ)上，我們需要樹立管理文件和檔案的創(chuàng)新意識，營造管理文件和檔案信息的良好氛圍。同時(shí)，根據(jù)文書檔案管理需求，需要增加相關(guān)的設(shè)備和資源實(shí)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案管理流程以及進(jìn)一步簡化數(shù)據(jù)收集流程。通過軟件設(shè)施，將文書檔案管理推向信息化的道路。

2）制定完善的檔案管理制度。文書檔案管理的任務(wù)，需要加強(qiáng)制度建設(shè)，為檔案管理提供有力的制度保障，不斷提高文書檔案管理水平。需要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況開發(fā)一個(gè)可支持且可行的文書檔案管理系統(tǒng)，并不斷對其進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。此外，有必要加強(qiáng)職責(zé)和管理制度的分工，進(jìn)一步完善質(zhì)量管理體系，規(guī)范檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)文書檔案管理的順利發(fā)展。

3）加強(qiáng)文書檔案管理信息平臺建設(shè)。為了正確執(zhí)行文書檔案管理工作，達(dá)到建立文件管理信息化的目的，有必要積極搭建文書檔案管理信息平臺。在這個(gè)階段，信息技術(shù)的發(fā)展速度非?？臁鹘y(tǒng)中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和手動(dòng)手冊管理模式很難滿足工作需求。信息數(shù)據(jù)庫編輯功能促進(jìn)了文檔/文件管理軟件的開發(fā)和設(shè)計(jì)，最大程度地減輕了管理人員的負(fù)擔(dān)，并穩(wěn)定地提高了文件管理的效率。同時(shí)，借助平臺的建立，可以為文書檔案的收集，分類和應(yīng)用提供極大的便利，并充分體現(xiàn)了在線閱讀和信息整合與平臺信息集成的能力。關(guān)于文書檔案信息系統(tǒng)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：首先，檔案加工系統(tǒng)結(jié)合文件的實(shí)際情況，加強(qiáng)文件處理設(shè)計(jì)，建立完善的處理系統(tǒng)，促進(jìn)信息化處理和文件處理的順利進(jìn)行，并開展相關(guān)工作。這樣可以讓工作人員減輕壓力;其次，存儲系統(tǒng)在借助數(shù)據(jù)庫建立文書檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，促進(jìn)了文書檔案存儲工作的有效進(jìn)行，并不斷提高了檔案檢索的效率;最后，在安全系統(tǒng)中，專家們增強(qiáng)了設(shè)計(jì)軟件的應(yīng)用，規(guī)范了文書檔案的分類和管理，設(shè)置了相應(yīng)的權(quán)限，提高了文書檔案信息的機(jī)密性，實(shí)現(xiàn)共享檔案的目標(biāo)。

4）構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案管理隊(duì)伍。文書檔案的信息化管理工作屬于全新的管理方法之一。相關(guān)管理人員需要獲取符合信息管理標(biāo)準(zhǔn)的信息處理技術(shù)。其中，相關(guān)管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)和知識，加強(qiáng)信息管理，為建設(shè)一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 同時(shí)，檔案管理員需要樹立先進(jìn)的理念和觀念，繼續(xù)創(chuàng)新，增強(qiáng)信息管理軟件和相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，并整合適當(dāng)?shù)男畔⑦\(yùn)營管理。首先，為了提高文書檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)，有必要根據(jù)信息化背景定期進(jìn)行文書檔案管理培訓(xùn)。借助專家講座，課程在培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)等培訓(xùn)工作，不斷提高文書檔案管理水平的專業(yè)水平。同時(shí)，有必要通過溝通和激勵(lì)來提高相關(guān)管理人員的責(zé)任感，積極改變工作態(tài)度，更加恰當(dāng)?shù)亻_展信息文書檔案的創(chuàng)新工作。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)代，人們對檔案資料和信息的需求日益增長，文書檔案管理面臨更大的壓力和挑戰(zhàn)，而創(chuàng)新是加強(qiáng)是其發(fā)展的新途徑。毫無疑問，文書檔案管理創(chuàng)新是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，它的責(zé)任是長期的，需要所有利益相關(guān)者的共同努力。由于社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的文檔和文件管理模式逐漸被淘汰。只有將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滲透到文書檔案管理中，才能提高信息管理水平，并最大限度地利用各種文書檔案資料，推動(dòng)文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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