王雨迪

【摘要】本文以核電項(xiàng)目工程信函全程管理為研究課題，以江蘇核電有限公司為例，分析核電工程信函在形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的每一階段的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及全程管理的有效措施，以此驗(yàn)證全程管理思想是工程信函管理的有益的途徑，具有廣泛可行的應(yīng)用前景。

【關(guān)鍵詞】核電項(xiàng)目;工程信函;全程管理;電子文件

核電項(xiàng)目工程信函是核電企業(yè)在立項(xiàng)選址、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中與各參建單位之間由正式的通信渠道，經(jīng)授權(quán)人簽發(fā)，就工程項(xiàng)目之間的具體事務(wù)，傳遞信息的一種重要的書(shū)面載體。為了提高工程信函管理水平，適應(yīng)文檔信息化管理的需求，江蘇核電有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“江蘇核電”）開(kāi)發(fā)、完善了文檔一體化的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)“ECM系統(tǒng)”），利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成從信函產(chǎn)生至歸檔、利用全程管理實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工文檔管理至信息化管理的過(guò)渡，提高文檔管理質(zhì)量及管理效率。

一、全程管理的內(nèi)涵

所謂“全程管理”是指，以文件的生命周期理論、文件連續(xù)體理論為依據(jù)，將文檔管理工作覆蓋文件的形成、傳遞、鑒定歸檔以及服務(wù)利用階段的全過(guò)程始終，形成系統(tǒng)完整的一體化管理模式。在現(xiàn)今電子文件時(shí)代，由于電子文件的易更改、易流失的特性，可能因人或其他外部因素造成電子文件的丟失或損壞，進(jìn)而影響電子文件的真實(shí)性、可靠性，因此“全程管理”的思想理念顯得尤為重要。

二、工程信函管理現(xiàn)狀

隨著電子信息技術(shù)在核電工程項(xiàng)目中的推廣應(yīng)用，大量的工程信函以電子文件的方式經(jīng)由ECM系統(tǒng)形成、傳遞。以2018年為例，江蘇核電全年接收工程信函約22000份，外發(fā)工程信函近10000份，工程信函管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

（一）文件形成質(zhì)量難以保證。工程信函的數(shù)量巨大，源自眾多參與電站運(yùn)營(yíng)管理和工程建設(shè)的主管部門(mén)、供方、承包商等。不同單位的工程信函管理要求不盡相同，接收的信函質(zhì)量良莠不齊，常會(huì)出現(xiàn)信函重號(hào)、漏號(hào)、簽章不齊、附件缺頁(yè)、倒置頁(yè)、信函過(guò)時(shí)等問(wèn)題。

（二）流轉(zhuǎn)過(guò)程耗時(shí)耗力。江蘇核電接收到的工程信函通過(guò)ECM系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，由信函管理員對(duì)所需元數(shù)據(jù)進(jìn)行人工識(shí)別、手動(dòng)著錄。信函分發(fā)人員需在ECM系統(tǒng)重復(fù)選擇主協(xié)辦、閱知的領(lǐng)導(dǎo)和處室，而因工程信函涉及1-8號(hào)機(jī)組，40多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，由于信函分發(fā)人員的主觀性，造成了相關(guān)信函的主協(xié)辦部門(mén)對(duì)負(fù)責(zé)的工作存在分歧。同時(shí)江蘇核電的工程信函有多種外發(fā)方式，其中通過(guò)電子郵件傳遞的信函約占65%。需信函管理員將信函在ECM系統(tǒng)內(nèi)打印、登錄后，將文件的主附件保存至本地，通過(guò)信函收發(fā)專(zhuān)用郵箱打包發(fā)送外單位。重復(fù)性的工作，消耗了大量的人力成本，可能會(huì)提升人為失誤的概率。

（三）歸檔文件質(zhì)量不高。與科技檔案不同的是，工程信函檔案并不能通過(guò)工程的尾款或是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等相對(duì)有效的手段來(lái)控制文檔的質(zhì)量，ECM系統(tǒng)中電子文件形式的工程信函的元數(shù)據(jù)會(huì)在文件辦理完成后自動(dòng)轉(zhuǎn)化為檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。但因電子文件的特點(diǎn)及所處信息環(huán)境的復(fù)雜多變，若無(wú)法在工程信函電子文件的形成、流轉(zhuǎn)階段把好關(guān)，將直接影響歸檔文件的質(zhì)量。

（四）檢索利用難度較大。文檔管理最根本的目的是文檔的服務(wù)利用，但因工程信函數(shù)量巨大，且著錄系統(tǒng)的歷史元數(shù)據(jù)不規(guī)范、不統(tǒng)一、不詳盡，用戶(hù)在不清楚所查文件的正確的文件編碼或文件題名等相關(guān)信息時(shí)，無(wú)法精確查詢(xún)到所需的信函，不便于檢索利用。

三、做好工程信函全程管理的有效措施

要從根本上解決工程信函的管理問(wèn)題，文檔部門(mén)就必須做好工程信函的全程管理，將管理工作深入信函形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的各個(gè)階段。

（一）規(guī)范管理要求，保證形成質(zhì)量。1.ECM系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)的板式化文件。在建立文檔管理體系初，江蘇核電明確規(guī)定通信識(shí)別碼是通信的唯一識(shí)別標(biāo)志，并在ECM系統(tǒng)內(nèi)預(yù)制了通信識(shí)別碼的編碼規(guī)則及信函的通用模板。由擬文人選擇對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目名稱(chēng)、通信類(lèi)型、接收單位自動(dòng)生成外發(fā)信函的通信識(shí)別碼及標(biāo)準(zhǔn)的信函主義。2.規(guī)范工程信函檢查制度。江蘇核電文檔部門(mén)建立了規(guī)范的工程信函檢查制度。通過(guò)ECM系統(tǒng)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了接收工程信函通信識(shí)別碼的校驗(yàn)功能，即當(dāng)信函的通信識(shí)別碼重復(fù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加以判斷并提醒，以此確保信函編碼的唯一性。同時(shí)，信函管理員采用自檢+他撿+抽檢相結(jié)合的模式，對(duì)工程信函的著錄信息及原始文件進(jìn)行檢查，并定期對(duì)接收信函進(jìn)行查漏、查重及時(shí)溝通、聯(lián)系催要，進(jìn)行問(wèn)題處理，保證工程信函的完整、準(zhǔn)確。

（二）優(yōu)化ECM系統(tǒng)，提高流轉(zhuǎn)效率。對(duì)于工程信函的全程管理來(lái)說(shuō)，最為行之有效的方法就是將全程管理思想以信息化手段在信函流轉(zhuǎn)過(guò)程中進(jìn)行落實(shí)。1.“一鍵式”智能外發(fā)。針對(duì)需通過(guò)電子郵件外發(fā)的工程信函，江蘇核電自主開(kāi)發(fā)了工程信函“一鍵式”智能外發(fā)功能，由ECM系統(tǒng)自主將信函主附件進(jìn)行分卷壓縮，從ECM系統(tǒng)“外單位地址簿”中自動(dòng)獲取接收單位的電子郵件地址，由系統(tǒng)代碼經(jīng)電子郵件分別發(fā)送。在開(kāi)發(fā)完成投入使用后，有近65%的工程信函可實(shí)現(xiàn)“一鍵式”智能外發(fā)，降本增效，保證信函外發(fā)的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的無(wú)時(shí)差傳遞。2.系統(tǒng)接口自動(dòng)傳遞、著錄。江蘇核電5、6號(hào)機(jī)組采用的是EPC總承包模式，業(yè)主與總包商中國(guó)核電工程有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“工程公司”）間往來(lái)信函占比較高。以2018年全年工程信函收發(fā)量為例，5、6號(hào)機(jī)組全年收發(fā)量約為15500份，其中與工程公司田灣項(xiàng)目部的往來(lái)信函就已達(dá)到了7350份，約占5、6號(hào)機(jī)組全年往來(lái)工程信函的48%。為提高工程信函傳遞的時(shí)效性及準(zhǔn)確性，減少重復(fù)勞動(dòng)，江蘇核電文檔部門(mén)聯(lián)系工程公司田灣項(xiàng)目部通過(guò)ECM系統(tǒng)與工程公司施工管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)“IFS系統(tǒng)”）接口實(shí)現(xiàn)雙方工程信函的自動(dòng)傳遞、自動(dòng)著錄功能，完成從人工收發(fā)、著錄向智能化自動(dòng)傳遞、著錄的飛躍。3.智能分發(fā)與人工判斷相結(jié)合。江蘇核電采用大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)相結(jié)合的理念，實(shí)現(xiàn)信函的智能分發(fā)。在工程信函著錄到ECM系統(tǒng)后，由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)信函的題名、參考文號(hào)等元數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，與事先設(shè)置的信函分發(fā)矩陣進(jìn)行匹配。通過(guò)矩陣匹配及大數(shù)據(jù)機(jī)器學(xué)習(xí)計(jì)算，給定分發(fā)建議。目前智能分發(fā)系統(tǒng)已投入使用，可涵蓋近80%的信函。但由于較多英文信函的題名無(wú)法準(zhǔn)確描述來(lái)函事宜，且3、4號(hào)機(jī)組的相關(guān)業(yè)務(wù)處室正處于職責(zé)調(diào)整階段，導(dǎo)致智能分發(fā)給定的建議仍有不足，需人工結(jié)合實(shí)際工作情況確定分發(fā)結(jié)果。智能分發(fā)與人工判斷相結(jié)合的模式提高了工程信函分發(fā)的準(zhǔn)確率和信函流轉(zhuǎn)的效率。

（三）規(guī)范歸檔體系，保證歸檔質(zhì)量。經(jīng)初步統(tǒng)計(jì)，目前江蘇核電ECM系統(tǒng)中有40余萬(wàn)條工程信函電子文件記錄，工程信函數(shù)量龐大，但并非所有的信函均有歸檔價(jià)值。因此，江蘇核電文檔部門(mén)明確日常收發(fā)的所有上級(jí)單位往來(lái)信函均需進(jìn)行電子組卷和紙質(zhì)組卷，上級(jí)單位包括但不僅限于國(guó)家核安全局、華北核與輻射安全監(jiān)督站、WANO等核安全監(jiān)管部門(mén)，保管期限為永久，其他信函在ECM系統(tǒng)電子保存即可，以便用戶(hù)查閱利用。

（四）完善著錄數(shù)據(jù)，提高利用效率。為有效解決工程信函利用面臨的檢索查閱困難的問(wèn)題，對(duì)接收的工程信函題名不規(guī)范、不明確的情況，信函管理員對(duì)信函內(nèi)容進(jìn)行歸納概括，補(bǔ)充著錄;對(duì)接收到的英文信函，使用中英文雙語(yǔ)著錄，方便業(yè)務(wù)人員閱讀和理解。同時(shí)，將涉及同一主題的信函進(jìn)行系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，以此提高信函檢索利用效率，為用戶(hù)提供文檔增值服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，在核電工程項(xiàng)目中，核電企業(yè)文檔部門(mén)運(yùn)用全程管理的思想，在工程信函的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的合理有效的全過(guò)程管理，確保工程信函及檔案的安全真實(shí)、完整可靠，提升文檔管理水平，具有廣泛可行的應(yīng)用前景。

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