劉珊

【摘要】近年來，隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向發(fā)生變化。紙質檔案的弊端逐步顯現(xiàn)，延長檔案信息的保存期限，就必須將紙質檔案以數(shù)字化的形式予以呈現(xiàn)，而檔案掃描就是將紙質檔案轉換為數(shù)字檔案的一種行之有效的方法。本文對于檔案掃描文件網絡利用格式的選擇進行了簡要的探討分析，希望可以為促進檔案管理工作的有序發(fā)展起到有力的推進作用。

【關鍵詞】檔案管理;數(shù)字化;文件掃描;網絡利用格式

檔案管理工作數(shù)字化是檔案管理工作開展至一定階段的必然趨勢。就目前檔案管理工作的實際開展形勢來看，大部分的檔案管理單位都會選擇通過運用掃描儀掃描紙質檔案，并將其轉化為數(shù)字形式的方式進行儲存。但是，不同的文件格式會對于文件的實際質量造成不同的影響，對于檔案掃描文件網絡利用格式進行合理的選擇是十分必要的。下文我們從這一角度入手，進行具體的分析。

一、常見的幾種檔案數(shù)字化格式

對于紙質檔案進行數(shù)字化處理的過程當中，除了要考慮到文檔的清晰度、文檔所占用的空間之外，還需要充分考慮到文檔能否被常用瀏覽器支持。目前，常見的紙質檔案數(shù)字化格式多種多樣，具體來說，主要包括以下幾種。

（一）JPEG格式。JPEG格式由聯(lián)合圖像專家組開發(fā)支持，其優(yōu)勢性在于與之相關的壓縮技術更具現(xiàn)代化和科學化特征，能夠支持不同的壓縮級別，可以將壓縮比例控制于10：1-40：1之間，且能夠將文檔內容的色彩位數(shù)調高至24位，能夠獲得大多數(shù)瀏覽器的支持。但與此同時，JPEG格式也有著一定的缺陷，那就是其壓縮必然會對于原本的文檔內容造成損傷，如果以同一格式進行多次重復保存，圖像的清晰度會明顯下降，甚至破壞圖像原有的完整性。

（二）BMP格式。BMP屬于一類標準的文件格式，最初由微軟公司開發(fā)支持，其所具備的優(yōu)勢性在于可以不經過壓縮，能夠有效強化數(shù)據的安全性，避免現(xiàn)有的文檔內容出現(xiàn)丟失或損壞情況，當圖像的深度處在1–24位之間時可以隨意進行調節(jié)。但是，BMP格式也存在著一定的弊端，那就是其存儲需要占用較大的存儲空間，如果需要對于大量的文檔信息進行存儲，則極有可能會加重硬盤負擔。

（三）TIFF格式。相對于上述的兩類格式而言，TIFF格式似乎不被人們所熟知，但大多數(shù)的應用程序都支持此類格式，且TIFF格式較尋常的文件存儲格式的色彩位數(shù)更高，能夠實現(xiàn)無損壓縮，獨立于操作系統(tǒng)，還原圖像本來的清晰度。TIFF存在的不足與BMP格式較為類似，那就是會占用較多的存儲空間。

（四）CEB格式。CEB格式是北大方正電子公司擁有自主知識產權的一種版式文件格式，具備著尤為突出的保證顯示效果，且壓縮程度較高，但CEB格式難以實現(xiàn)與外界之間的交互，因此通常只是已被應用于電子公文的處理過程當中，在政府機關內部的應用較為廣泛。

（五）PDF格式。PDF格式目前的應用已經十分廣泛，不僅能夠有效還原檔案本來的面貌，且傳輸速率較高，能夠實現(xiàn)同步的下載與閱讀，清晰度和規(guī)范性也較為突出，但在部分情況下，文件可能會較大。

（六）GIF格式。GIF格式能夠滿足無損壓縮的要求，且所占據的存儲空間較小，壓縮比相對較高。其缺陷在于其色彩位數(shù)是以上所有圖像文件存儲格式當中最低的一個，不建議用于存儲彩色圖片。

（七）PNG格式。PNG格式同樣能夠實現(xiàn)無損壓縮，且讀寫性能較為突出，能夠更大程度上保障圖片的質量。PND格式最初在研發(fā)時就是為了替代GIF和TIFF文件格式，同時賦予一些GIF文件格式不具備的優(yōu)勢性。但PNG占用的空間較大，有很多時候難以獲得瀏覽器的支持。

二、檔案掃描文件網絡利用格式的選擇

對于不同類型的文檔而言，由于其用途不同，人們對其所提出的質量要求也會有所不同。我們暫且設立一個固定的標準，那就是在確保文檔內容的清晰度的同時，以較小的存儲空間為優(yōu)。根據上文中的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，TIFF、JPEG、GIF、PDF都較為適宜被作為檔案掃描文件的網絡利用格式。就目前檔案管理工作的實際開展情況來看，應用較為廣泛的格式為已經被納入了國家規(guī)范標準中的TIFF、JPEG等格式。但這并不意味著其他類型的文件存儲格式不具備競爭力和優(yōu)勢性。為確保所得結果的精準性和可靠性，我們選取同一臺掃描儀，對于一系列的文檔樣本進行掃描，并運用統(tǒng)一軟件實現(xiàn)對于掃描所得文件的格式轉換，對比相同樣本以不同格式呈現(xiàn)時文檔的大小。值得注意的是，文檔內容必須具備清晰性和可讀性。

現(xiàn)有的檔案信息載體多種多樣，無底色文字型文件和有色文字形文件在經過掃描后所得的呈現(xiàn)狀態(tài)是大不相同的。加之，部分紙質文件由于經過多年的存儲，紙張已經泛黃，對于掃描的清晰度所帶來的影響更為顯著。通常情況下，掃描所得的圖像越大，圖像的清晰度越高，圖像的色彩呈現(xiàn)也越豐富。JPEG格式的色彩位數(shù)最高可以達到24位，能夠切實還原圖像本貌，加之，JPEG格式能夠實現(xiàn)對于較大圖像的壓縮，去除文件當中多余的圖像和色彩，靈活的對圖像的質量進行調節(jié)，因而其具備的優(yōu)勢性較為顯著。反觀GIF格式，雖然能夠連續(xù)存多幅彩色圖，但壓縮率一般在50%左右，對圖片的損傷較大。如果被掃描的文件為黑白文件，尚且能夠保障文件內容的清晰度，但如果被掃描的文件為彩色文件，清晰度則會明顯降低。雖然PDF格式的應用已經較為廣泛，但在進行常規(guī)文件的存儲時，PDF格式所占據的空間較大，色彩呈現(xiàn)也較JPEG略差，但PDF對于文件本貌的還原程度是最高的，甚至能將文件原有的版式清晰呈現(xiàn)出來，且便于后期調用和打印。我們既可以將PDF文件視為文本文件，也可以將其看作圖像文件，對于一些較長篇幅的文件而言，可以將其分為多頁，以PDF格式進行存儲。且近幾年，由于人們對于PDF格式的應用重視程度逐步提高，PDF格式已經在原有的基礎之上衍生出了具備更為強大功能的雙層PDF格式。雙層PDF格式，簡單來說，就是指在單一PDF格式的基礎之上拓展出另外一層新的文件，其中，上層文件是掃描得來的基礎圖像，下層文件則是運用光學字符軟件掃描識別后所得到的文檔信息。在二層PDF的影響之下，當用戶選擇閱讀文件時，所看到的文件是上層文件，真實的還原了最初的版面布設。當用戶選擇運用文件內容時，又可以通過調取下層文檔信息來直接進行文字的復制。

三、總結

綜上所述，我們無法判定何種存儲格式是最為優(yōu)質的存儲格式，對于不同用途的檔案，我們應當有針對性地采取不同的存儲格式。對于一些需具備基礎閱讀功能的黑白模式掃描件而言，GIF格式無疑是最為經濟、合理的方式。對于一些標準化要求較高的文件而言，JPEG格式能夠更好地還原檔案的本貌，且不會占用過多的存儲空間。在未來的發(fā)展過程當中，我們應當依據不同需求，合理選取掃描文件的網絡利用格式，從而更大程度上強化檔案管理工作開展的實用性和規(guī)范性。

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