段蕊

【摘要】檔案資料是作為基層單位組成的信息基本數(shù)據(jù)，隨著科技日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，檔案的管理工作需要高效率高標(biāo)準(zhǔn)，要有效提高管理的技術(shù)含量，才能有效地跟隨新時(shí)代的步伐。隨著高端科技走入基層，為滿足基層事業(yè)單位的新發(fā)展新需要，本文綜合實(shí)踐中的管理模式，探討了基層事業(yè)單位如何在檔案管理中實(shí)行現(xiàn)代化的管理模式，使管理工作逐漸走向系統(tǒng)化、智能化。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)是時(shí)代前沿的寵兒，發(fā)展中的高科技技術(shù)把我們逐步引入現(xiàn)代化的管理進(jìn)程中，替代傳統(tǒng)的管理體系，促使檔案管理工作能夠做到智能化服務(wù)，傳遞及時(shí)準(zhǔn)確的信息，提高管理機(jī)制的功能與效率，使工作人性化，管理科技化，自動(dòng)化程度達(dá)到90%以上，實(shí)現(xiàn)全面的智能化管理，高效有序的檔案管理工作才能伴隨時(shí)代的步伐，走進(jìn)生活，服務(wù)于發(fā)展中的各項(xiàng)領(lǐng)域。作為公共服務(wù)的主導(dǎo)載體，要明確檔案管理的重要性，需要迅速提高管理體系與模式的改進(jìn)。本文闡述并提出了指導(dǎo)性建議，現(xiàn)代化的檔案管理模式才是發(fā)展方向。

一、基層檔案管理存在的問(wèn)題

（一）基層檔案的管理需要逐步完善。目前基層事業(yè)單位的檔案管理存在著諸多問(wèn)題，如檔案的標(biāo)題序號(hào)，組卷目錄等都需要按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去完善，便于查找，貯藏與保密制度更應(yīng)該加以提高，防潮防火防丟失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初級(jí)的表面階段，很難發(fā)揮出明顯的實(shí)際作用，況且這些不規(guī)范又不健全的檔案管理制度，降低了實(shí)際運(yùn)行中檔案的利用價(jià)值以及基本性能。由于基層事業(yè)單位檔案管理工作缺乏計(jì)劃性，沒(méi)能根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要制定具體的檔案工作計(jì)劃，不能合理統(tǒng)籌分配和不斷更新檔案管理設(shè)備資源，導(dǎo)致事業(yè)單位工作的發(fā)展速度較為緩慢。

（二）檔案的檢索率低。檔案的檢索方式可分為兩種形式，手工與計(jì)算機(jī)。檢索的硬件設(shè)施關(guān)系到檢索效率，計(jì)算機(jī)就是走在時(shí)代前沿的高端工具，而目前為止還有的基層事業(yè)單位檔案管理仍然停留在手工檢索中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力又繁瑣，查閱使用極其不方便，各種條文的等待，各種申請(qǐng)的批復(fù)。即使有所改進(jìn)，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破車飛不起來(lái)，缺乏自動(dòng)化的檢索工具，產(chǎn)生了與時(shí)代脫軌的現(xiàn)象，制約了檢索效率，使珍貴的檔案淹沒(méi)在歷史中，勢(shì)必會(huì)從側(cè)面影響經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理設(shè)施設(shè)備的落后，檔案管理技術(shù)手段方面的限制，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下，檔案管理的整體有效性較低，這在很大程度上不利于檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展，沒(méi)能更好地發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，還要進(jìn)一步基于信息技術(shù)更新達(dá)到提高檔案服務(wù)水平的目標(biāo)，圍繞著檔案共享促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的革新。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足。走在新的時(shí)代，管理上的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、智能化將逐步進(jìn)入全面的實(shí)施過(guò)程，相對(duì)管理人員的文化水平與管理素質(zhì)也需要一個(gè)質(zhì)的提高，以適應(yīng)新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善檔案管理的人員資歷水平，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，發(fā)揮出管理人員的職能作用，從根本上改變管理態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理不只是檔案的保管員。要從陳舊的思想中改變過(guò)來(lái)，認(rèn)識(shí)到檔案不僅僅是一組數(shù)據(jù)，它記錄著歷史上各種人文地理，文化遺產(chǎn)，以及歷史發(fā)展歷程，如何才能讓不說(shuō)話的數(shù)據(jù)活起來(lái)，發(fā)揮它的潛力與作用，這是管理人員應(yīng)該去做的有利行為，不要死搬硬套只做保管員，要有創(chuàng)新精神，創(chuàng)造理念，把檔案的潛質(zhì)發(fā)掘出來(lái)，推向社會(huì)，推向前沿，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。為一帶一路打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，要做好職能部門(mén)的保駕護(hù)航工作。

二、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的管理模式

（一）高端技術(shù)管理機(jī)制。高科技引領(lǐng)時(shí)代的發(fā)展，多樣化的文字資料、圖片、視頻保存方式與日俱增，越來(lái)越深入現(xiàn)實(shí)生活中的高科技存儲(chǔ)方式逐步深入人心。傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式都是以紙為基礎(chǔ)，而如今要更換為采用無(wú)紙化的高端技術(shù)管理機(jī)制，采用互聯(lián)網(wǎng)模式，運(yùn)用數(shù)字化管理模式，發(fā)揮出現(xiàn)代化的優(yōu)越技術(shù)職能，讓管理系統(tǒng)化，為查閱者提供良好途徑，方便快捷。進(jìn)一步明確檔案設(shè)備更新計(jì)劃，根據(jù)事業(yè)單位現(xiàn)有信息技術(shù)設(shè)備水平，未來(lái)檔案管理的大數(shù)據(jù)趨勢(shì)，以及事業(yè)單位所在區(qū)域的財(cái)政能力，有計(jì)劃地加強(qiáng)檔案管理設(shè)備設(shè)施的更新工作，強(qiáng)調(diào)科學(xué)的編制檔案管理預(yù)算經(jīng)費(fèi)，以便于更加針對(duì)性地更新檔案技術(shù)設(shè)備。

（二）數(shù)字與微縮化的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是各個(gè)管理部門(mén)溝通的橋梁，通過(guò)平臺(tái)迅速傳達(dá)信息，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，分類分組，識(shí)別編碼要便于查找，確保信息的準(zhǔn)確性，真實(shí)性。所有的檔案資料應(yīng)有電子備案，所有電子檔案也應(yīng)進(jìn)行定期復(fù)查、復(fù)檢，軟硬件設(shè)施的兼容性與穩(wěn)定性一定要良好，提高電子檔案的安全與保密性，規(guī)范化的管理制度才能保證檔案管理的質(zhì)量與要求。硬件配套設(shè)施要專人專用，高端技術(shù)要配高端人才。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為主流信息獲得載體，在新時(shí)代應(yīng)當(dāng)把移動(dòng)智能設(shè)備與檔案管理技術(shù)設(shè)備統(tǒng)一起來(lái)，在微縮化的理念下提高檔案管理設(shè)施設(shè)備應(yīng)用的有效性，著力在標(biāo)準(zhǔn)化的理念下提高檔案的應(yīng)用水平，從而更好達(dá)到發(fā)揮檔案價(jià)值的目標(biāo)。

（三）提高市場(chǎng)化的檔案管理。社會(huì)的人文發(fā)展以及歷史化進(jìn)程都是檔案所能體現(xiàn)出來(lái)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，是服務(wù)新時(shí)代、惠及新發(fā)展的有利依據(jù)，是珍貴的原始記錄，不能再生且不容篡改。適當(dāng)有序推進(jìn)檔案管理市場(chǎng)化運(yùn)作，會(huì)普及大眾對(duì)檔案管理的了解及重視意識(shí)，有效地利用檔案為加快改革、創(chuàng)新化的進(jìn)程，起到拋磚引玉的主導(dǎo)作用。檔案事業(yè)的運(yùn)作離不開(kāi)組織的協(xié)調(diào)工作，以信息與控制等高科技為指導(dǎo)，運(yùn)用管理與協(xié)調(diào)的功能，根據(jù)檔案工作的實(shí)際運(yùn)作規(guī)律，恰當(dāng)?shù)靥幚砗妹恳豁?xiàng)工作中遇到的各種問(wèn)題，力爭(zhēng)做到科學(xué)化的管理，能夠高效化運(yùn)行，逐步完善檔案管理與組織工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理方式包括理論與技術(shù)相結(jié)合：首先是檔案現(xiàn)代化的知識(shí)運(yùn)用，通過(guò)學(xué)習(xí)和利用現(xiàn)代化管理學(xué)中的運(yùn)作方式和方法，落實(shí)行之有效的檔案管理職能，理論與實(shí)踐際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理中應(yīng)該做到的工作，結(jié)合發(fā)展形勢(shì)，把有利于社會(huì)發(fā)展的珍貴資料推向市場(chǎng)，與高端協(xié)調(diào)，開(kāi)發(fā)新信息，運(yùn)用新思路，解決好每一條珍貴信息的利用率，做到資源不浪費(fèi)，為我所用?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)融入第三方機(jī)構(gòu)，尤其是事業(yè)單位缺乏專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理技術(shù)設(shè)備有限，檔案管理壓力較大情況下，應(yīng)當(dāng)充分的發(fā)揮第三方技術(shù)服務(wù)的作用，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。在有限的資金支持下提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的飛速發(fā)展，借助專業(yè)機(jī)構(gòu)不斷提高檔案管理的工作的總體效率。

三、總結(jié)

基層單位的檔案應(yīng)當(dāng)逐步完善現(xiàn)代化管理，應(yīng)用高科技管理模式，使數(shù)字化全面取代傳統(tǒng)化，總而言之，采用現(xiàn)代化的管理模式，引進(jìn)高科技設(shè)備作為支柱，加強(qiáng)基層檔管理的力度，促進(jìn)現(xiàn)代化硬件設(shè)施進(jìn)程，充分發(fā)揮基礎(chǔ)的本能作用。有效地利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式，建立健全有序的基層事業(yè)單位管理體制，使得基層事業(yè)單位檔案管理體制有飛躍式的發(fā)展。完善基層事業(yè)單位檔案管理體系，人員的選拔也要落到實(shí)處，養(yǎng)兵千日用兵一時(shí)，要積極培養(yǎng)高端人才，好鋼用在刀刃上，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，以積極的工作態(tài)度做好檔案事業(yè)，發(fā)揮檔案的可利用作用，著眼于檔案的利用價(jià)值服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。

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